Offboarding: Abschied auf Augenhöhe

22. Juli 2025
11 Minuten
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Offboarding: So gelingt ein wertschätzender Abschied von Angestellten

Kündigung und weg? Das tut weder der ausscheidenden Person noch dem Unternehmen gut. Mit einem Konzept zum Offboarding stellst du sicher, dass alle Formalitäten geregelt sind, die Aufgaben verantwortungsvoll übergeben werden und ehemalige Mitarbeitende das Unternehmen in guter Erinnerung behalten. In diesem Artikel liest du, wie ein gut strukturierter und nachhaltiger Offboarding-Prozess aussehen kann.

Was ist Offboarding und welche Bedeutung hat es?

Der Begriff Offboarding bezeichnet den Prozess von der Kündigung eines Mitarbeiters bis zu seinem tatsächlichen Abschied aus dem Unternehmen. Er ist als Gegenstück zum Onboarding zu verstehen, bei dem neues Personal sprichwörtlich „an Bord geholt“ wird. In diesem Bild lässt sich Offboarding auf Deutsch als „von Bord gehen“ oder – für die Arbeitswelt etwas passender – als „Austrittsprozess“ wiedergeben. Allerdings ist die Bezeichnung Offboarding im Personalwesen inzwischen etabliert, sodass in der Regel keine Übersetzung nötig ist.

Das Offboarding gehört zum Exit Management eines Unternehmens. Dieses Feld befasst sich mit den Ursachen und Auswirkungen von Kündigungen und leitet daraus ggf. strategische Schritte für das Unternehmen ab. Beim Offboarding selbst geht es darum, den Ausstieg von Mitarbeitenden für alle Seiten so angenehm und reibungslos wie möglich zu gestalten. Das gilt unabhängig davon, welche Seite die Kündigung ausgesprochen hat, auch wenn sich das natürlich auf den konkreten Ablauf des Verfahrens auswirkt.

Grundsätzlich ist es wichtig, dass du scheidenden Angestellten genauso viel Aufmerksamkeit schenkst wie neuen Teammitgliedern. Viele Unternehmen konzentrieren sich auf die Einführung möglichst positiver Onboarding-Prozesse, unterschätzen aber die Bedeutung eines gut strukturierten, professionellen Ausscheidens.

Gut zu wissen: Im Unterschied zum klassischen Offboarding, bei dem der Fokus auf den Abläufen innerhalb deines Unternehmens liegt, bietest du ausscheidenden Mitarbeitern beim Outplacement zusätzliche Unterstützung für die Stellensuche oder eine berufliche Neuorientierung an. Das lässt sich intern organisieren, wird in der Praxis aber meistens durch externe Beratungs- und Coaching-Angebote umgesetzt. Abhängig vom Hintergrund der Kündigung kann das Outplacement Bestandteil des Offboarding-Prozesses sein.

Welche Vor- und Nachteile kann Offboarding mit sich bringen?

Von einem reibungslosen Offboarding-Prozess profitieren alle Seiten, weil damit eine offene, transparente Kommunikation einhergeht, die das Vertrauen ineinander stärkt. Folgende Vorteile solltest du kennen:

• Du erleichterst den betroffenen Teams den Übergang, indem Aufgaben klar verteilt werden und genügend Zeit für die Einarbeitung in neue Arbeitsfelder bleibt.

• Du stellst einen umfassenden Wissenstransfer sicher, durch den das Fachwissen der ausscheidenden Person im Unternehmen bleibt und keine wirtschaftlichen Nachteile entstehen.

• Ein respektvoller Umgang mit Kündigungen zeigt, dass du dein Personal schätzt, was die Mitarbeiterbindung im Unternehmen und deinen guten Ruf in der Arbeitswelt stärkt.

• Deine Kundschaft ist rechtzeitig über die Veränderungen informiert, kann sich an neue Ansprechpersonen gewöhnen und ist dementsprechend nachsichtiger, falls es in der Übergangszeit einmal nicht ganz so glattläuft.

• Du hältst die Tür einen Spalt offen, sodass ehemalige Mitarbeitende eines Tages zurückkommen oder anderweitig mit dir zusammenarbeiten können.

Natürlich gibt es auch Dinge, die du beim Ausscheiden eines Angestellten bedenken solltest. Der größte Nachteil ist sicherlich, dass ein intensives Offboarding zeit- und kostenintensiv ist. Zudem brauchst du Personal, das zunächst ein praktikables Konzept erarbeitet und im Kündigungsfall die notwendigen Schritte anleitet und überwacht.

Besonders in der Anfangszeit müssen die Abläufe immer wieder analysiert, bewertet und ggf. optimiert werden. Nur so kannst du ein professionelles Offboarding sicherstellen und mögliche Probleme wie zwischenmenschliche Konflikte oder Informationsverluste bei der Übergabe von Arbeitsaufgaben verhindern.

Für einen besseren Überblick siehst du hier noch einmal alle Vor- und Nachteile gegenübergestellt:

Vorteile Offboarding	Nachteile Offboarding
• Strukturierte Übergabe von Verantwortlichkeiten und Aufgaben • Intensiver Wissenstransfer • Mitarbeiterbindung • Ansehen als Arbeitgeber • Transparente Kommunikation mit Kundschaft • Rückkehr geschätzter Fachkräfte ist möglich	• Zeitaufwand der Personalabteilung für Erarbeitung, Durchführung und Analyse des Offboarding-Konzepts • Ggf. zusätzliches HR-Personal nötig • Schulung der Verantwortlichen • Konfliktpotenzial und drohender Informationsverlust bei unpassenden Offboarding-Maßnahmen

So läuft das Offboarding im Optimalfall ab

Wie die einzelnen Schritte im Detail ablaufen, ist stark von den Umständen der Kündigung und der Art des Unternehmens abhängig. Der folgende Ablauf bietet eine erste Orientierung, indem er schematisch das Offboarding für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen darstellt, die aus eigenem Antrieb ordentlich und fristgemäß kündigen. Mit diesem Szenario hast du es im Berufsleben vermutlich am häufigsten zu tun. Ausgehend davon kannst du eine individuelle Checkliste für das Offboarding in deinem Unternehmen erstellen.

1. Kündigungsgespräch:

Am Anfang steht das Gespräch, in dem die Person erklärt, dass sie das Unternehmen verlassen will und ggf. schon ein schriftliches Kündigungsschreiben überreicht. Das Gespräch findet normalerweise nur mit direkten Vorgesetzten statt, die die Information anschließend an die Personalabteilung weiterleiten. Du kannst bei dieser Gelegenheit bereits nach den Kündigungsgründen fragen und abwägen, ob sich die Person mit passenden Retention-Maßnahmen eventuell umstimmen ließe.

2. Personalabteilung:

Die Kündigung wird an die Personalabteilung gegeben, die sich um die Formalitäten kümmert.

Dazu gehören:

• Ermittlung von Kündigungsfrist und tatsächlichem Austrittsdatum (unter Berücksichtigung von Resturlaub und angesammelten Überstunden)

• Schriftliche Bestätigung der Kündigung

• Liste von Firmeneigentum, das die kündigende Person zurückgeben muss

• Vorbereitung für Arbeitszeugnis, Referenzschreiben, o. Ä.

• Organisation des Austrittsgesprächs

• Information an Lohnbuchhaltung, IT und andere relevante Abteilungen

• Abmeldung des Arbeitnehmenden bei Behörden und Versicherungen

3. Kommunikation:

Du informierst zunächst das betroffene Team oder (in kleinen Betrieben) alle Angestellten, auch wenn Nachfolge und neue Aufgabenverteilung noch nicht feststehen. Hat die Person Kundenkontakte, sollten außerdem die wichtigsten Ansprechpersonen in Kenntnis gesetzt werden, damit sie sich frühzeitig auf die Kündigung einstellen können.

4. Nachfolge und Übergabe:

Soll eine neue Person als Ersatz eingestellt werden, muss die Suche schnellstmöglich beginnen. Mit SELLWERK Jobs schaltest du deine Stellenanzeige gleichzeitig auf mehreren Portalen und musst nicht jede einzeln verwalten. So gehen schnell Bewerbungen ein und es bleiben im Idealfall noch ein bis zwei Wochen für eine persönliche Einarbeitung und Übergabe durch die ausscheidende Person. Sind in der Personalbedarfsplanung zu diesem Zeitpunkt keine Neueinstellungen vorgesehen, musst du überlegen, wie und an wen du die Aufgaben intern verteilen kannst. Diese Variante hat den Vorteil, dass die Übergabe weniger aufwändig ist, weil die übernehmenden Personen bereits mit dem Unternehmen vertraut sind.

5. Dokumentation von Fachwissen:

Wenn möglich, sollte die ausscheidende Person ihr Spezialwissen (hilfreiche Kontakte, detaillierte Arbeitsabläufe und Problemlösungen) möglichst umfassend und gut verständlich dokumentieren, damit die Nachfolgenden davon profitieren können.

6. Arbeitszeugnis:

Jeder Mitarbeitende hat das Recht auf ein ausführliches und positiv formuliertes Arbeitszeugnis. Um Konflikte und Zeitdruck zu vermeiden, legst du am besten einige Tage vor dem Abschied eine vorläufige Version vor. So können Fehler oder Änderungswünsche bei Bedarf direkt besprochen und ggf. korrigiert werden.

7. Abschied:

Überlege dir immer einen passenden Abschied für ausscheidende Mitarbeitende. Was angemessen ist, kannst du aus der Länge der Firmenzugehörigkeit und der konkreten Position ableiten. Hat die Person nur ein Jahr und fast ausschließlich in einer kleinen Gruppe gearbeitet, reicht ein gemeinsames Teamfrühstück. Eine langjährige Assistentin, die sich um sämtliche Belange der Mitarbeitenden gekümmert hat, kann mit einer größeren Feier zu einem vorgezogenen Feierabend überrascht werden.

8. Exit Interview:

Ein wichtiger Teil des Exit Managements ist das Austrittsgespräch, das üblicherweise am letzten Arbeitstag mit jemandem aus der HR-Abteilung stattfindet. Hier ist Raum für offenes (und auch kritisches) Feedback, das zum Beispiel den Führungsstil von Vorgesetzten oder die Zusammenarbeit im Team betreffen kann. Das Arbeitszeugnis sollte am besten gleich zu Beginn des Gesprächs übergeben werden, damit nicht der Eindruck entsteht, das Gesagte könnte Einfluss auf die Beurteilung der Arbeitsleistung haben. Es ist wichtig, dass eine offene und vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre herrscht, denn die Ergebnisse liefern der Personalabteilung wertvolle Erkenntnisse darüber, wo es möglicherweise Probleme gibt und welche Aspekte der Zusammenarbeit in Zukunft verbessert werden müssen.

9. Technisches Offboarding:

Spätestens am letzten Arbeitstag erfolgt die Rückgabe von Firmeneigentum, z. B. Key Card, Laptop, Handy und Firmenwagen. Diese wird dokumentiert und von beiden Parteien unterschrieben. Danach erfolgt zeitnah die Sperrung oder Löschung aller Accounts und Zugänge für Tools und Software sowie die Deaktivierung der E-Mail-Adresse. Das ist wichtig, damit der Datenschutz für das Unternehmen, aber auch ehemalige Angestellte, gewährleistet ist.In Kontakt bleiben: Wenn qualifizierte und in der Kollegschaft geschätzte Mitarbeitende das Unternehmen verlassen wollen, machst du ihnen am besten schon im Kündigungs- und Austrittsgespräch deutlich, dass die Tür für eine Rückkehr immer offen steht. Nutze Online-Plattformen wie LinkedIn oder XING und Einladungen zu größeren Firmenfeiern dazu, mit ehemaligen Angestellten in Kontakt zu bleiben.

Unterschiede beim Offboarding in KMU und Großunternehmen

An der Übersicht wird klar, dass sich das Offboarding in KMU und Großkonzernen zwangsläufig unterscheiden muss. Die Schritte sind zwar größtenteils identisch, doch der Prozess in kleinen Betrieben ist oft pragmatisch und vergleichsweise flexibel gestaltet, da insgesamt weniger Ressourcen (Personal, Arbeitszeit) für die Verabschiedung von Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Das gilt besonders, wenn es keine eigene Personalabteilung gibt, sondern das Personalwesen zum Aufgabenbereich der Geschäftsführung und ihrer Assistenz gehört. In diesen Fällen liegt der Fokus vor allem auf der Übertragung der Arbeitsaufgaben und dem persönlichen Abschied. Dennoch ist es sinnvoll, für das Offboarding eine Checkliste zu erstellen, damit alle wissen, was zu tun ist.

Sie könnte so aussehen:

• Umgang mit Überstunden und Resturlaub klären

• Austrittsdatum festlegen

• Kündigungsschreiben schriftlich bestätigen

• Liste für Rückgabe von Firmeneigentum erstellen

• Belegschaft informieren

• Nachfolge bzw. Übertragung der Arbeitsaufgaben regeln

• Arbeitszeugnis erstellen

• Abschiedsfeier organisieren

• Abmeldung bei Sozialversicherung, Steuerbehörde, Krankenkasse, Rentenversicherung, Agentur für Arbeit

• Zugänge und E-Mail-Adressen deaktivieren

In größeren Unternehmen gibt es in der Regel klare Zuständigkeiten und standardisierte Abläufe, die durch regelmäßige Datenerhebungen und Analysen stetig optimiert werden. Das ist in diesem Fall sinnvoll, weil es weit mehr Kündigungsfälle gibt und effiziente, standardisierte Verfahren dem Unternehmen auf lange Sicht Kosten sparen. Die Erkenntnisse aus den Exit Interviews spielen dabei eine zentrale Rolle, weil sie sich auf das zukünftige Recruiting, auf interne Organisationsstrukturen, aber auch auf die Gestaltung von Arbeitsverträgen und Corporate Benefits auswirken können. Aus diesem Grund beauftragen Großkonzerne teilweise externe Beratungen mit den Exit Interviews, damit diese die Abläufe im Unternehmen neutral und professionell analysieren und direkte Handlungsempfehlungen geben können.

Welchen Einfluss hat die Art der Kündigung auf das Offboarding?

Unterschiedliche Kündigungsarten wirken sich zwar nicht auf die formellen Schritte aus, aber bestimmen Zeitrahmen und Schwerpunkte des Offboarding. Wie sich das Offboarding je nach Ausscheidungsgrund voneinander unterscheidet, liest du hier.

Kündigung nach sehr kurzer Beschäftigungszeit

Wird nach weniger als einem Jahr die Kündigung eingereicht, sind die Auswirkungen auf das Team bzw. das Unternehmen vermutlich gering. Dennoch lohnt es sich, im Austrittsgespräch genauer nach den Ursachen zu forschen. Entsprach die Stellenanzeige eventuell nicht den tatsächlichen Aufgaben? Gab es zwischenmenschliche Probleme im Team? Stehen sogar Bossing- oder Mobbing-Vorwürfe im Raum? Diese Informationen sind wichtig, um entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen und weitere Kündigungen zu vermeiden.

Eintritt in den Ruhestand

In diesem Fall ist lange vorher bekannt, wann der Mitarbeitende das Unternehmen verlässt. Nutze diesen Zeitraum für eine gründliche Übergabe und ggf. interne Schulungen, in denen die Person ihr Fachwissen, aber auch Tipps und Tricks aus langjähriger Berufserfahrung an die jüngere Belegschaft weitergeben kann.

Kündigung durch das Unternehmen aus wirtschaftlichen Gründen

In dieser für alle Seiten unangenehmen Situation solltest du möglichst eine Outplacement-Beratung in den Offboarding-Prozess integrieren. Durch die Unterstützung bei der Stellensuche oder einer beruflichen Neuorientierung drückst du die Wertschätzung für deine Angestellten aus und zeigst, dass du dir deiner Verantwortung als Arbeitgeber bewusst bist.

Kündigung durch das Unternehmen wegen Fehlverhalten

Musst du einen Mitarbeitenden nach vorhergehenden Abmahnungen oder aufgrund eines schweren Vergehens entlassen, ist schnelles Handeln gefragt und ein reguläres Offboarding nicht möglich. Die betroffene Person wird sofort beurlaubt und muss nach der Abgabe des Schlüssels das Gebäude verlassen. Zugleich werden technische Zugänge und E-Mail-Adressen gesperrt, damit ausscheidende Mitarbeitende keinen Zugriff mehr auf sensible Daten und Firmengeheimnisse haben. Versuche dennoch, ein möglichst neutrales und professionelles Abschlussgespräch zu führen, um negative Auswirkungen auf dein Employer Branding oder sogar einen Rechtsstreit zu verhindern.

Softwareunterstützung bei Offboarding-Prozessen

In einem kleinen Familienunternehmen mit fünf Angestellten ist das Offboarding mit einer einfachen Checkliste gut zu bewältigen. Hast du bereits mehrere Hundert Angestellte, sind die Abläufe nicht nur komplexer, sondern üblicherweise auch mehrere Personen und Abteilungen involviert. In diesem Fall kannst du dir die Organisation des Offboarding mit spezialisierter HR-Software erleichtern, wie Personio, Workday oder BambooHR. Sie stellen dir individuelle Offboarding-Checklisten für den jeweiligen Fall zusammen, teilen die anfallenden Aufgaben automatisch den zuständigen Personen zu und bieten Funktionen zur Vorbereitung und Dokumentation der Exit Interviews.

Falls sich die Anschaffung dieser Software in deinem Unternehmen nicht lohnt, kannst du alternativ auch Tools zum Task- und Workflowmanagement nutzen. Dazu gehören zum Beispiel Trello oder Asana, in denen du eigene Checklisten und Vorlagen hinterlegen, einzelne Arbeitsschritte zentral verteilen und nachverfolgen sowie den gesamten Prozess dokumentieren kannst.

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