Ein effizienter Onboarding-Prozess ist entscheidend für eine positive Kandidatenerfahrung. Der Prozess des Onboardings lässt sich im Bewerbermanagement in vier Hauptschritte zusammenfassen: Pre-Onboarding, Onboarding am ersten Tag, Integration und fortlaufendes Onboarding.

1. Pre-Onboarding: Erste Schritte bei der Integration neuer Mitarbeitender

Diese Phase vor dem ersten Arbeitstag ist entscheidend, um den Grundstein für ein erfolgreiches Onboarding zu legen.

Die Hauptziele der Pre-Onboarding-Phase sind:

1. Die Grundlage für eine positive Onboarding-Erfahrung schaffen.

2. Das neue Teammitglied schon vor dem ersten Tag als Teil des Unternehmens integrieren.

Um diese beiden Hauptziele zu erreichen, ist es notwendig, spezifische Maßnahmen zu ergreifen. Zu den am meisten empfohlenen Praktiken in dieser Phase gehören drei Hauptbereiche: Begrüßung, technologische Implementierung und Kommunikation.

Versand der Unterlagen und Begrüßungsprogramm: 

Dieser Schritt beinhaltet den Abschluss aller Unterlagen für den Einstellungsprozess sowie die Begrüßung im Unternehmen. Viele Unternehmen stellen dafür Willkommenspakete zur Verfügung.

Bereitstellung der Arbeitsmittel:

Sobald ein Teammitglied Teil des Unternehmens ist, muss es über die notwendigen Arbeitsmittel verfügen, um seine Arbeit erledigen zu können. Dies reicht von Mobiltelefonen und Tablet-PCs bis hin zum Zugang zu Software oder einem Computer.

Erste Kommunikation vor dem ersten Tag:

Ob durch einen Anruf oder ein virtuelles Meeting, es ist wichtig, mit dem neuen Teammitglied zu kommunizieren. Ziel ist dabei, Fragen zu beantworten, Erwartungen zu klären oder Probleme zu lösen.

2. Onboarding am ersten Arbeitstag

Das Hauptziel des ersten Tages ist es, neue Mitarbeitende mit dem Unternehmen und seiner Kultur vertraut zu machen.

Die drei Hauptmeilensteine in dieser Phase sind:

1. Allgemeine Orientierung über die Rolle und den Betrieb des Unternehmens.

2. Präsentation des Arbeitsbereichs, sei es ein physischer oder virtueller Arbeitsbereich.

3. Vorstellung des Teams.

3. Integration des neuen Mitglieds

Diese Phase kann sich über Wochen oder sogar Monate erstrecken und hat zwei Hauptziele:

1. Sicherstellen, dass das neue Teammitglied seine Rolle und Zuständigkeiten versteht.

2. Bereitstellung der notwendigen Schulungen, um die Rolle effektiv auszuführen.

Um diese Ziele zu erreichen, gehören zu den beliebtesten und effektivsten Praktiken:

- Entwicklung eines flexiblen Schulungsplans, der die notwendigen Fähigkeiten für die detailliert vermittelt.

- Zuweisung eines Mentors, der als Ansprechpartner für das neue Mitglied fungiert und es durch die ersten Wochen oder Monate führt.

- Festlegung eines Treffens zwischen dem neuen Mitglied und dem oder der direkten Vorgesetzten, um spezifische Ziele sowie Leistungserwartungen zu besprechen.

4. Kontinuierliches Onboarding und Bewertung

Diese Phase konzentriert sich nicht nur auf die neu eingearbeiteten Mitarbeitenden. Hier geht es auch um die Bewertung der Effektivität des Onboarding-Programms, um Verbesserungen zu identifizieren und umzusetzen.

Wir können die folgenden bewährten Praktiken in dieser Phase anwenden:

- Organisation regelmäßiger Meetings zwischen dem neuen Teammitglied und dem oder der Vorgesetzten. Diese Meetings sollten sich auf individuelle Fortschritte, eventuelle Herausforderungen und die Unterstützung durch das Team oder Management konzentrieren.

- Feedback des neuen Teammitglieds zu jedem Aspekt des Onboarding-Prozesses zu sammeln.

- Definition eines beruflichen Entwicklungsplans in Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter, der kurz- und langfristige Ziele, Schulungsmöglichkeiten und potenzielle zukünftige Projekte oder Rollen umfasst.