Mentorenprogramme: Neue Mitarbeitende erhalten eine feste Ansprechperson, die sie während der Einarbeitung unterstützt, Fragen klärt und den Einstieg ins Unternehmen erleichtert.

360-Grad-Feedback: Feedback erfolgt aus verschiedenen Perspektiven – von Vorgesetzten, aus dem Kollegium und anderen wichtigen Personen. Ziel ist es, eine umfassende Einschätzung der Einarbeitung und Entwicklung zu bekommen.

Job Shadowing: Neue Mitarbeitende begleiten erfahrene Teammitglieder, um Abläufe direkt im Arbeitsumfeld zu erleben und praktische Einblicke in ihre zukünftige Rolle zu gewinnen.

Ist dein Einarbeitungsplan ein Erfolg? So überprüfst du es

Der beste Plan bringt nichts, wenn du nicht evaluieren kannst, wie gut die Einarbeitung läuft. Dazu kannst du Personalsoftware nutzen, in der du die Schritte und Erfolge der Person dokumentierst. Auch Feedbackgespräche lassen sich in entsprechenden Tools festhalten.

Wichtig ist vorab, dass du Ziele SMART definierst: Sie sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. So kannst du nachvollziehen, ob im Einarbeitungsplan definierte Ziele erreicht werden. Ist das nicht der Fall, solltest du mit der neuen Person im Feedbackgespräch über zusätzliche Unterstützung sprechen oder eine neue Priorisierung vereinbaren.

Beachte dabei: Nicht jede Person ist gleich schnell in der Einarbeitung. Dementsprechend solltest du im Hinterkopf behalten, dass der Plan nicht in Stein gemeißelt ist. Passe ihn individuell an und bleib flexibel.

Gut zu wissen: Der Betriebsrat redet beim Einarbeitungsplan mit

Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei Einarbeitungsplänen, wenn sie die betriebliche Ordnung (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG) oder den Gesundheitsschutz (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG) betreffen. Dazu zählen Regelungen zur Arbeitsorganisation, Schulungen oder Maßnahmen zur Vermeidung von Überlastung. Gibt es eine Betriebsvereinbarung zur Einarbeitung, kann sie Mitbestimmungsrechte begründen. Beziehe den Betriebsrat daher frühzeitig ein.

So erstellst du einen gut strukturierten und individuellen Einarbeitungsplan

Ein guter Einarbeitungsplan sollte individuell auf jede neue Person zugeschnitten sein und die Rahmenbedingungen der ersten Monate klären. So erstellst du einen passenden Plan:

·      Formuliere Ziele und Erwartungen: Schreibe klar und messbar auf, was die Person in den vier Phasen der Einarbeitung leisten soll. Was soll nach einer Woche passiert sein und welchen Punkt soll sie nach drei Monaten erreicht haben?

·      Kläre Verantwortlichkeiten: Wer ist für die Einarbeitung oder bestimmte Teile verantwortlich? Wer sind die wichtigsten Ansprechpersonen?

·      Unternehmenskulturelle Aspekte: Wen muss das neue Teammitglied kennenlernen? In welchem Rahmen wird die Person mit der Unternehmenskultur vertraut gemacht?

·      Individuelle Themen: Sowohl fachliche Themen als auch Weiterbildungsziele kannst du in diesem Bereich abbilden. Individuelle Arbeitszeiten oder der Umgang mit relevanten Tools sind hier ebenfalls gut aufgehoben.

·      Feedbackmechanismen: Welche Form von Feedback wird es geben und wer gibt es? Wann stehen Feedbackgespräche an?

·      Probezeitgespräch: Innerhalb der Probezeit sollte es nicht nur Feedbackgespräche, sondern auch Gespräche zum Verlauf geben. Sowohl Teammitglied als auch Unternehmen sollten wissen, ob beide weiter miteinander arbeiten möchten. Ein Probezeitgespräch nach der Hälfte und zum Ende der Zeit sollte es im besten Fall sein.

Reicht für einen Einarbeitungsplan auch eine Vorlage? Für einige Teile geht das durchaus, denn bestimmte Punkte ähneln sich unabhängig von der Position. Doch jeder Plan sollte individuell angepasst werden – besonders im Hinblick auf Ziele und Feedbackprozesse. Während feste Mitarbeitende und Führungskräfte eine ausführliche Einarbeitung brauchen, reicht für Praktikumskräfte oder Freiwilligendienstleistende oft ein verkürztes Onboarding. Für Azubis gibt es meist einen Ausbildungsplan, der den Einarbeitungsplan ersetzt.

Wenn du noch die richtige Besetzung für dein Unternehmen suchst, dann probiere doch mal SELLWERK Jobs. Wir helfen dir, offene Stellen schnell mit passender Expertise zu besetzen.

Einarbeitungsplan: Wie gehst du mit Startschwierigkeiten um?

Die Einarbeitungsphase verläuft leider nicht immer reibungslos. Für alle Beteiligten kann es Punkte geben, die den Prozess erschweren.

Mitarbeitende: Fehlende Informationen oder eine nicht endende Flut an Input? Beides ist für neue Teammitglieder wenig wünschenswert. Ebenso demotivierend ist es, wenn keine klaren Arbeitsaufgaben oder Zuständigkeiten vorliegen. Gibt es keine Ansprechpersonen, erschwert das die Ankunft zusätzlich.

Unternehmen: Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist die größte Herausforderung während der Einarbeitung oft sich genügend Zeit für das neue Teammitglied zu nehmen. Denn die Einarbeitung erfolgt on top zum Tagesgeschäft und erfordert eine genaue Planung. Deshalb ist eine langfristige Personalbedarfsplanung so wichtig, um schon frühzeitig zu erkennen, wann es neue Teammitglieder braucht.

Beiden Parteien hilft ein Einarbeitungsplan, denn er bietet die richtigen Rahmenbedingungen für den Start im neuen Job.

Trotz Einarbeitungsplan: Was tun, wenn die Einarbeitung nicht gelingt?

Es kann vorkommen, dass auch die am besten geplante Einarbeitung neuer Mitarbeitender keine Früchte trägt. Allerdings passiert das nicht von heute auf morgen: Innerhalb der Probezeit zeichnet sich ab, wenn neue Mitarbeitende nicht gut im Unternehmen ankommen. In diesem Fall müssen beide Seiten offen miteinander kommunizieren und Anpassungen besprechen. Verändert sich nichts, ergibt es für beide Seiten vermutlich mehr Sinn, das Arbeitsverhältnis zu beenden.