Diese Personalbedarfsarten gibt es:

·      Einsatzbedarf: Die Anzahl an Mitarbeitenden, die dauerhaft für das laufende Geschäft vorhanden sein muss.

·      Reservebedarf: Mitarbeitende, die das Unternehmen braucht, wenn krankheitsbedingt oder aus anderen Gründen Leute aus dem Einsatzbedarf ausfallen.

·      Neubedarf: Neue Mitarbeitende, die das Team zur Erreichung neuer Ziele oder durch die Steigerung des Arbeitspensums bereichern sollen.

·      Ersatzbedarf: Diese Mitarbeitenden ersetzen Leute, die das Unternehmen verlassen.

·      Zusatzbedarf: Zusätzliches Personal, das nur zeitweise, z. B. saisonal oder projektbasiert, benötigt wird.

·      Minderbedarf: Besteht, wenn die Menge der angestellten Personen über dem tatsächlichen Bedarf liegt.

Personalbedarf: Diese Stellen planst du

Den Unterschied zwischen Vollzeit- und Teilzeitkräften, Werkstudierenden oder externen Mitarbeitenden musst du im Personalbedarfsplan berücksichtigen. Grundsätzlich kannst du jede Arbeitskraft mit ihrem Anteil in die Planung einbringen. Benötigst du eine Vollzeitkraft, wird diese mit dem Faktor 1 einberechnet. Eine Teilzeitkraft mit 30 Stunden wird mit dem Faktor 0,75 verbucht. So kannst du alle nötigen Arbeitskräfte einberechnen. Externe Mitarbeitende oder mit Agenturen vereinbarte Stunden aus Rahmenverträgen lassen sich so ebenfalls managen.

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Planen: So berechnest du den Bedarf

Mit einer einfachen Formel kannst du den Personalbedarf berechnen. Hier gibt es einen Unterschied zwischen dem Bruttopersonalbedarf und dem Nettopersonalbedarf. Der Bruttopersonalbedarf entspricht dem Personal, das du insgesamt benötigst. Er setzt sich aus Einsatzbedarf und Reservebedarf zusammen. Der Nettopersonalbedarf ist die Menge an Personal, die du noch nicht zur Verfügung hast. Er berechnet sich mit folgender Formel:

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf - (Personalbestand + Neuzugänge - Abgänge)

Schauen wir uns das an einem Beispiel an. Eine Firma hat einen Einsatzbedarf von 200 Mitarbeitenden. Der Reservebedarf entspricht 30 Mitarbeitenden. Es ergibt sich ein Bruttopersonalbedarf von 230 Mitarbeitenden. Das Unternehmen verzeichnet in Kürze 5 Neuzugänge und 25 Abgänge.

Nettopersonalbedarf = 230 - (200 + 5 - 25) = 50

Das Unternehmen ermittelt einen Personalbedarf von 50 Mitarbeitenden. Diesen kann es beispielsweise durch Outsourcing oder Neueinstellungen erreichen.

Personalbedarfsplanung: So sammelst du wichtige Daten

Nutze summarische und analytische Methoden, um die Arbeitsstunden zu bestimmen, die dein Unternehmen benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Diese Zahlen benötigst du für die Ermittlung deines Personalbedarfs.

Summarische Methoden: Hier geht’s um die nackten Kennzahlen deines Unternehmens. Schau dir die wichtigen Schlüsselzahlen an, beispielsweise das Verhältnis von Umsatz und Abteilungsgröße oder wie viele Mitarbeitende einer Führungskraft unterstellt sind. Gibt es Kennzahlen, die etwas darüber aussagen, wie gut Teams ihre Ziele erreichen, kannst du diese ebenfalls einbeziehen.

Analytische Methoden: Damit findest du heraus, wie viel Zeit Mitarbeitende tatsächlich für ihre Aufgaben benötigen. Mitarbeitende können die Zeit erfassen, die sie für ihre Aufgaben benötigen oder externe Unternehmen analysieren die Dauer für die Umsetzung von einzelnen Tasks oder Projekten.

Hilfe bei der Bestandsaufnahme: Tools zur Zeiterfassung können dir dabei helfen, einen Überblick zu bekommen. Ebenfalls sinnvoll sind KI-Analyse-Tools, die dir ein Gefühl dafür geben können, wie sich der Markt oder deine Branche entwickelt oder den Mehraufwand durch neue Aufträge und Projekte berechnen.

Umsetzen: So kannst du Personalstrukturen anpassen

Gibt die Personalbedarfsermittlung Aufschluss darüber, dass es einiger Anpassungen bedarf, gibt es verschiedene Möglichkeiten, zu handeln.

Zu wenig Personal? Die folgenden Maßnahmen können helfen:

·      Prozesse automatisieren

·      Aufgabenbereiche outsourcen – z. B. an Dienstleister

·      Leiharbeit in Anspruch nehmen

·      Neue Mitarbeitende einstellen

·      Interne Versetzung von Mitarbeitenden

·      Zusammenarbeit von Teams fördern

·      Aufgaben priorisieren

Hast du zu viel Personal, sind diese Maßnahmen möglich:

·      Sabbaticals anbieten

·      Mitarbeitende früher in Rente gehen lassen

·      Arbeitszeitmodelle anpassen

·      Interne Versetzung von Mitarbeitenden

·      Kündigungen und Stellenabbau

Personalbedarfsplanung im Unternehmen: Wann sie nötig ist

Neue Strategie, Veränderungen am Markt oder steigende Kosten? Eine Personalbedarfsplanung ergibt in verschiedenen Szenarien Sinn. In diesen Fällen solltest du den Bedarf berechnen:

Saisonale Veränderungen: Dein Unternehmen arbeitet in einem Bereich, in dem es saisonale Unterschiede gibt? So brauchst du zum Saisonstart vermutlich deutlich mehr Mitarbeitende als außerhalb dieser Zeit. Du berechnest in diesem Fall den Zusatzbedarf an Personal.