Job Enlargement Definition: Arbeitsbereiche sinnvoll erweitern
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Job Enlargement im Mittelstand – Chance zur Qualifizierung?
Langeweile im Job? Vielen Mitarbeitenden macht die Monotonie am Arbeitsplatz zu schaffen. Für Unternehmen bedeutet das, dass sie über kurz oder lang wichtige Fachkräfte verlieren. Job Enlargement kann Abhilfe schaffen. Hier erfährst du, wie du den Aufgabenbereich deiner Mitarbeitenden sinnvoll erweiterst und was die Grenzen der Methode sind.
Was ist Job Enlargement – eine Definition
Deine Mitarbeitenden haben einen festen Arbeitsbereich, in dem sie mitunter schon seit Jahren tätig sind. Das kann auf Dauer langweilig werden und die fehlende Herausforderung macht dem einen oder anderen zu schaffen.
Monotonie und Langeweile sind dann vielleicht der Auslöser für Unzufriedenheit im Job und langfristig den Verlust guter Mitarbeitender. Eine Lösung dafür kann Job Enlargement, zu Deutsch Arbeitserweiterung, sein.
Dabei übernehmen Mitarbeitende zusätzliche Tätigkeiten, die zu ihrem Bereich passen – in der Regel vor- oder nachgelagerte Funktionen. Der Arbeitsanspruch ist dabei horizontal angesiedelt, also auf dem gleichen Anforderungsniveau, auf dem sie bisher gearbeitet haben. Die Erweiterung kann somit ohne Weiterbildung stattfinden.
Die Wirkung von Langeweile am Arbeitsplatz: Boreout statt Burnout
Sich zu Tode langweilen ist vielleicht ein wenig übertrieben – krank machen kann Langeweile am Arbeitsplatz aber allemal. Das zeigt die AVANTGARDE Experts Arbeitszufriedenheits-Studie 2022.
Das Meinungsforschungsinstitut YouGov hat im Rahmen der Studie 1.062 Erwerbstätige befragt und herausgefunden: Mehr als ein Drittel der Befragten sieht sein Potenzial nicht ausgeschöpft. In der Umfrage gaben 41 Prozent an, dass sie sich im Arbeitsalltag unterfordert fühlen.
Vor allem jüngere Mitarbeitende sind der Meinung, dass sie ihr Wissen deutlich sinnvoller für ihren Arbeitgeber einsetzen könnten. Von den 18- bis 35-Jährigen gaben 47 Prozent an, dass sie mit der Unterforderung hadern. Kein Wunder also, dass die Studie ebenso zeigt, dass sich ein großer Teil der Befragten bereits nach einem neuen Job umschaut. Diese und weitere Studien im Überblick:
| Ergebnis | Studie |
|---|---|
| 41 Prozent der Mitarbeitenden fühlen sich am Arbeitsplatz unterfordert und denken, dass sie mehr Aufgaben im Unternehmen übernehmen könnten. | AVANTGARDE Experts Arbeitszufriedenheits-Studie 2022 |
| Zu den häufigsten Stressoren am Arbeitsplatz gehört Unterforderung: 10 Prozent der Befragten gaben das an. Dabei fühlen sich vor allem Frauen unterfordert. 13 Prozent der Frauen empfinden Langeweile am Arbeitsplatz, allerdings nur 8 Prozent der Männer. | Forsa-Umfrage im Auftrag der Techniker Krankenkasse |
| In einem Paper der Hochschule Heidelberg wird ein sogenanntes Boreout als Ergebnis von Langeweile und Monotonie am Arbeitsplatz benannt. Dieses führt häufig zur Kündigung oder zumindest zum Quiet Quitting, bei dem Betroffene quasi schon innerlich gekündigt haben. Dabei wird Job Enlargement als eine passende Präventionsmaßnahme angesehen. | Kay-Uwe Messmer & Yasemin Akbas Hochschule Heidelberg |
| In einer globalen Studie mit 18.000 Befragten gaben Beschäftigte an, dass sie 29 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Aufgaben verbringen, die nur dazu dienen, produktiv auszusehen. Diese Zeit könnten sie auch produktiv nutzen. | Slack und Qualtrics State of Work Bericht 2023 |
Gut zu wissen: mehr, bessere oder andere Aufgaben?
Neben dem Job Enlargement bist du vielleicht auch schon mit weiteren Maßnahmen der Personalentwicklung, wie dem Job Enrichment oder der Job Rotation in Kontakt gekommen. Alle drei beschreiben die Anpassung des Arbeitsbereiches und sollen für mehr Abwechslung im Alltag sorgen. Während Mitarbeitende beim Job Enlargement vor allem Aufgaben gemäß der vorhandenen Qualifikation erhalten, müssen sie beim Job Enrichment eine neue Qualifikation erwerben.
Denn die neuen Tätigkeiten sind in der Regel eine Stufe über dem, was sie bisher geleistet haben. Bei der Job Rotation ist der Mix der Aufgaben deutlich bunter: Das Prinzip sieht vor, dass Mitarbeitende immer nur für eine gewisse Zeit am gleichen Arbeitsplatz sind und dann in einen anderen Bereich wechseln. Diese Methode fördert die Entwicklung der Mitarbeitenden und kommt oft zu Aus- und Weiterbildungszwecken zum Einsatz.
Chancen und Vorteile: So profitiert dein Unternehmen von Job Enlargement
Du möchtest alle guten Mitarbeitenden möglichst lange in deinem Unternehmen halten – doch wie? Job Enlargement kann dazu beitragen, dass sie eine bessere Bindung an deinen Betrieb empfinden und lange zufrieden für dich arbeiten. Dabei hat die Veränderung des Arbeitsbereiches noch einen weiteren Vorteil: Du kannst Aufgaben anders verteilen und so ggf. Lücken ausgleichen – Stichwort Fachkräftemangel. Gerade kleinere Teams profitieren davon, wenn einzelne oder mehrere Mitarbeitende ihren Arbeitsbereich erweitern können.
Dadurch wird dein Unternehmen auch attraktiver für verschiedene Lebensentwürfe und die flexible Gestaltung der Arbeitszeit. Die Verbindung von Job und Familie, Teilzeitarbeit oder Sabbaticals können so leichter realisiert werden – Gegebenheiten, die gerade junge Fachkräfte im Jahr 2024 erwarten. Grundsätzlich sind Mitarbeitende mit einem abwechslungsreichen Aufgabenbereich auch motivierter, übernehmen mehr Verantwortung und gehen flexibler mit Veränderungen um. Von all diesen Punkten profitierst du als Arbeitgeber.
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| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Mehr Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch Abwechslung und neue Herausforderungen | Neue Aufgaben können zu Überforderung der Mitarbeitenden führen |
| Steigerung der Motivation und Eigenverantwortung | Gestiegener Organisationsaufwand für die Einarbeitung |
| Flexibilität bei Personalmangel oder Ausfällen | Ggf. sind erneute Gehaltsverhandlungen notwendig |
| Mitarbeitende empfinden eine stärkere Bindung an das Unternehmen | Unmut bei Mitarbeitenden, die neue Aufgaben übernehmen oder Tasks abgeben sollen |
| Bessere Zusammenarbeit bei teamübergreifendem Job Enlargement | Geminderte Leistung und Geschwindigkeit der Mitarbeitenden am Anfang der Umstellung |
| Gutes Argument beim Recruiting neuer Fachkräfte | Keine echte Weiterbildung, da das Niveau gleich bleibt – ggf. auch Verlust der Spezialisierung |
Mitarbeitende einbeziehen: So setzt du Job Enlargement erfolgreich um
Wenn Mitarbeitende Unzufriedenheit äußern oder du aufgrund von personellen Veränderungen ein Job Enlargement in Erwägung ziehst, helfen dir folgende Schritte dabei:
Analyse der Gegebenheiten: Finde zuerst heraus, wo Mitarbeitende zusätzliche Aufgaben übernehmen können und welchen Bedarf dein Unternehmen hat. Achte darauf, dass du die Qualifikation deiner Mitarbeitenden mit den zu besetzenden Aufgaben abgleichst.
Gespräch mit Mitarbeitenden: Die Grundlage für eine Veränderung des Arbeitsbereiches ist im besten Fall ein Feedback-Gespräch mit Mitarbeitenden. Finde gemeinsam mit der betroffenen Person heraus, welche Aufgaben sie entsprechend ihrer Qualifikation übernehmen kann. Definiere mit der entsprechenden Person einen passenden Zeitplan für die Umstellung, damit es nicht zur Überforderung kommt.
Vorbereitung und Schulung der Mitarbeitenden: Gerade, wenn es sich um einen komplett neuen Prozess handelt, lohnt es sich besonders, die Umstellung vorzubereiten. Dazu gehört die Information des Teams, aber auch die interne Schulung der Mitarbeitenden, die neue Aufgaben übernehmen sollen. Auch die Führungskräfte sollten entsprechendes Vorwissen bekommen, damit sie den Prozess gut begleiten können.
Veränderung des Aufgabenbereiches: Implementiere die neue Strategie und lass Mitarbeitende ihre neuen Aufgaben übernehmen. Die schrittweise Umstellung bringt dabei bessere Erfolge und hilft dem Team, sich an die Veränderung zu gewöhnen. Dabei sollten Mitarbeitende, deren Arbeitsfeld erweitert wird, von geschulten Führungskräften betreut werden.
Feedbackprozess und Evaluation: Beziehe das Team mit ein, um zu evaluieren, ob der neue Prozess funktioniert und welche Anpassungen Sinn ergeben würden. Dabei sollten alle betroffenen Personen die Möglichkeit haben, sich zur Veränderung zu äußern, ggf. auch im Einzelgespräch, falls Menschen etwas nicht in der Gruppe ansprechen möchten.
Anpassung: Entwickelt aus dem Feedback entsprechende Maßnahmen zur Anpassung und setzt diese um.
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Job Enlargement: Zusätzliche Tipps zur Kommunikation
Dass der Prozess des Job Enlargements ein Vorteil ist, ist unter Umständen nicht allen Beteiligten klar. Deshalb ist es wichtig, dass du deinen Mitarbeitenden die Hintergründe der Maßnahme erklärst und Chancen herausstellst. Dabei solltest du ihnen vor allem vermitteln, dass Job Enlargement keine Methode ist, um Personalkosten einzusparen oder Stellen abzubauen.
Ebenfalls wichtig ist, dass du auch die Risiken benennst und ihnen einen Eindruck davon gibst, wie das Unternehmen damit umgehen wird. Was wirst du beispielsweise tun, wenn ein Teammitglied sich nicht mit der neuen Aufgabe wohlfühlt oder diese schlecht ausführt?
Sei auch über den Prozess hinaus ansprechbar: Nimm dir selbst die Zeit oder beauftrage deine Führungskräfte damit, gezielt bei Mitarbeitenden nachzufragen, wie sie mit der Veränderung zurechtkommen und ziehe ihr Feedback für eventuelle Veränderungen zurate.
Passt Job Enlargement zu deinem Unternehmen? Diese Fragen geben Aufschluss
- Gibt es Mitarbeitende, die einen monotonen Arbeitsbereich haben und durch eine Erweiterung Vorteile hätten?
- Gibt es neue Aufgaben im Unternehmen, die eine Person aus dem Team aufgrund ihrer Qualifikation übernehmen könnte?
- Haben Mitarbeitende Qualifikationen, die sie derzeit nicht im Arbeitsalltag nutzen, die dem Unternehmen aber Vorteile bringen würden?
- Ist es organisatorisch machbar, dass Mitarbeitende mehr Aufgaben übernehmen, ohne dadurch Überstunden machen zu müssen?
- Hat das Führungspersonal das Wissen, um ein Job Enlargement umzusetzen?
Exkurs: Was sagt die Rechtslage?
Gegen eine Erweiterung des Arbeitsfeldes ist arbeitsrechtlich erst einmal nichts einzuwenden. Wenn Mitarbeitende und Unternehmen hier Vorteile sehen, kann es ein voller Erfolg werden. Dennoch musst du als Arbeitgeber vor allem die Auslastung und die Arbeitszeiten beachten. Das ist besonders wichtig, wenn durch die Anpassung andere Arbeitszeiten – z. B. Schichtdienst – notwendig werden, die es vorher nicht gab.
Auch entscheidend ist es, wenn die Tätigkeiten häufig wechseln oder wenn sich das Arbeitsvolumen stark erhöht. Sollte dein Unternehmen einen Betriebsrat haben, musst du das Thema vorher mit diesem besprechen und eine Gefährdungsbeurteilung einholen.
Job Enlargement: In diesen Branchen lohnt es sich
Eine Arbeitserweiterung kann in vielen Bereichen sinnvoll sein. Besonders in Produktionsbetrieben, in denen Menschen immer wieder der gleichen monotonen Arbeit nachgehen, kann die Erweiterung des Aufgabenbereiches neuen Schwung in den Alltag bringen.
Ebenfalls sinnvoll ist ein Job Enlargement in Bereichen, wo Mitarbeitende durch monotone Prozesse nur einseitig körperlich belastet sind. In der Gastronomie können Servicekräfte auch die Inventur und Nachbestellung der Lebensmittel übernehmen.
Auch Mitarbeitende im Vertrieb können ganz einfach einen weiteren Zuständigkeitsbereich übernehmen. Wer hauptberuflich in der IT-System-Administration arbeitet, kann zusätzlich die Auswahl neuer Software fürs Unternehmen übernehmen. In all diesen Fällen ist die grundlegende Qualifikation bereits vorhanden, sodass die Einarbeitung nur sehr gering ausfällt.
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