Bei einigen Punkten lohnt sich ein detaillierterer Blick:

Do’s

·       Feedback vorbereiten: Auch wenn es sich um ein spontanes Feedback handelt, nimm dir einige Minuten Zeit, um über das, was du sagen möchtest, nachzudenken.

·       Konkrete Beispiele verwenden: Nutze echte Situationen aus dem Alltag, um dein Feedback zu untermauern. Das hilft deinem Gegenüber auch bei der Änderung seines Verhaltens.

·       Klar formulieren: Nutze klar verständliche Sprache, um zu äußern, welche Verbesserungen du dir wünschst.

·       Ich-Botschaften verwenden: Sage lieber „Ich habe bemerkt, dass …“ statt „Du machst XY.“ Ich-Botschaften wirken weniger angreifend.

·       Wertschätzend bleiben: Formuliere deine Kritik respektvoll und achte auf deinen Ton.

·       Zeit nehmen: Plane genug Zeit ein und gib deinem Gegenüber auch genug Raum für Reaktionen und Fragen.

Don’ts

·       Keine Zeit für Rückfragen einplanen: Selbst beim spontanen Feedback sollte genug Zeit für Rückfragen bleiben und dein Gegenüber stets die Chance haben, auf deine Worte zu reagieren.

·       Zu lange warten: Dein Feedback sollte mit Beispielen belegbar sein – wenn die Situation allerdings schon Monate zurückliegt, hilft ein Beispiel wenig. Immerhin kann sich der oder die Mitarbeitende vermutlich nicht mehr daran erinnern.

·       Verallgemeinerungen: Worte wie „immer“, „ständig“ oder „häufig“ sind fehl am Platz, wenn du Feedback geben möchtest. Sie sind zu unkonkret und haben eine negative Wirkung.

·       Überschreiten von persönlichen Grenzen: Denk daran, dass du eine professionelle Zusammenarbeit aufrechterhalten möchtest. Überschwängliche Emotionen und das Überschreiten persönlicher Grenzen haben hier keinen Raum – das gilt sowohl für positive als auch negative Gefühle.

·       Thematisieren von Gerüchten: Gib ausschließlich Feedback, das du auch belegen kannst. Eine Rückmeldung aus zweiter oder dritter Hand, weil du zum Beispiel Gerüchte über den Flurfunk gehört hast, wirkt unprofessionell.

Wie gebe ich negatives Feedback?

Negative Rückmeldung zu geben, ist den meisten unangenehm. Mit diesen 5 Feedbackregeln kannst du Kritik äußern und damit umgehen, wenn dein Gegenüber dir Kontra gibt:

1.     Bleib respektvoll und sachlich
Gerade bei negativen Punkten kommt es auf Ich-Botschaften an. Zudem sollte die Äußerung keine Bewertung der anderen Person beinhalten, sondern nur ihres Verhaltens. Statt „Du bist in Projekten zu langsam“ solltest du lieber sagen „Mir ist aufgefallen, dass du im letzten Projekt die Deadline nicht halten konntest.“ Lege besonderen Wert darauf, damit deine Kritik nicht als Bossing wahrgenommen wird.

2.     Schlage konkrete Lösungen vor

Wenn du klar benennst, was das problematische Verhalten ist, solltest du auch vorschlagen, wie die Person es ändern kann. Diese Information ist für dein Gegenüber besonders wertvoll, weil so Entwicklungspotenziale sichtbar werden.

3.     Sei empathisch

Gerade bei Kritik kommt es vor, dass Mitarbeitende in eine Abwehrhaltung gehen. Bleibe in dieser Situation ruhig, höre aktiv zu, frage nach und stelle klar, dass es nicht um Schuldzuweisungen geht. Geh auf die Argumente deines Gegenübers ein, aber bleib klar in deiner Haltung. Sorge dafür, dass es bei einem lösungsorientierten Dialog bleibt.

4.     Die Zukunft im Blick behalten
Der Ausgang des Gesprächs sollte möglichst positiv sein. Plane gemeinsam mit der Person nächste Schritte und motiviere sie. Biete aktiv Hilfe an.

5.     Für eine positive Fehlerkultur sorgen

Eine Grundlage für gute Feedbacks ist eine positive Fehlerkultur. Sie macht allen Mitarbeitenden bewusst, dass es in Ordnung ist, Fehler zu machen und daraus zu lernen.

Anleitung: So bereitest du dich darauf vor, Feedback zu geben

Du möchtest gut auf dein nächstes Mitarbeitergespräch vorbereitet sein? So bereitest du konstruktives Feedback vor:

1.     Daten sammeln: Trage alle Punkte zusammen, die du besprechen möchtest – am besten schriftlich, damit du nichts vergisst. Vor allem vor umfangreicheren Gesprächen ist das angebracht.

2.     Formuliere Lob, Kritik und Handlungsempfehlungen: Alle drei Dinge sollten vorkommen, wenn du Feedback gibst. Frage dich bei jedem Punkt, ob er für die Person tatsächlich hilfreich ist.

3.     Passende Form finden: Möchtest du das Feedback schriftlich oder mündlich äußern? Letzteres ist immer die bessere Wahl, weil es deinem Gegenüber die Möglichkeit gibt, direkt zu reagieren. Schriftliches Feedback kann zudem leichter missverstanden werden. Ist ein persönliches Gespräch nicht möglich, achte beim Aufschreiben deines Feedbacks auf deine Wortwahl.

4.     Termin vereinbaren: Für ein Gespräch solltest du einen Termin vereinbaren. Gib deinem Gegenüber zu verstehen, dass du Feedback geben möchtest. So hat er oder sie die Möglichkeit, sich vorzubereiten. Gerade für Jahresgespräche sollte der Termin deshalb Wochen oder Monate im Voraus feststehen.

5.     Dokumentation planen: Es lohnt sich, die Rückmeldung schriftlich festzuhalten. Besonders dann, wenn sie mit Zielen oder Weiterbildungen verbunden ist.

Konstruktives und strukturiertes Feedback geben: hilfreiche Tipps für KMU

Du möchtest deinen Feedbackprozess verbessern? Mit diesen Tipps kannst du noch besser Feedback geben.

Immer den gleichen Ablauf nutzen

Struktur hilft dabei, Feedback zu geben und zu empfangen. Folgst du immer demselben Ablauf in einem Feedbackgespräch, gibt das allen Beteiligten Sicherheit und erleichtert die Vorbereitung. Außerdem stellst du so sicher, dass nichts vergessen wird und alle zu Wort kommen.

Nutze Tools

HR-Tools helfen nicht nur bei der Personalbedarfsplanung, sondern auch dabei, Feedbackgespräche zu planen, zu dokumentieren und transparent zu gestalten. Sie schaffen Struktur und machen Entwicklungen nachvollziehbar. Wichtig: Achte bei der Einführung neuer Software unbedingt auf den Datenschutz – Feedback enthält besonders sensible Daten.

Schule deine Mitarbeitenden

Stelle Regeln für Feedback auf und schule deine Mitarbeitenden. Alle Beteiligten sollten wissen, wie sie konstruktive Rückmeldungen geben und Feedback empfangen können. Helfen kann ein Ausdruck mit den wichtigsten Regeln zum Feedback geben und nehmen.

Noch auf der Suche nach den richtigen Teammitgliedern? Finde mit SELLWERK Jobs schnell und einfach qualifizierte Fachkräfte.

Emotionen richtig einschätzen

Deine Rückmeldung sollte so hilfreich wie möglich sein. Menschen sind allerdings nicht immer in der Lage dazu, konstruktives Feedback zu geben oder zu empfangen. Wenn du feststellst, dass du aufgrund deiner emotionalen Verfassung nicht in der Lage bist, das Gespräch zu führen, solltest du den Termin verlegen. Gleiches gilt für deine Mitarbeitenden.

Feedback zum Feedback einholen

Probiert in eurem Unternehmen verschiedene Methoden aus und sprecht darüber. Hole dir Feedback zu den Prozessen ein, um herauszufinden, was für dein Team am effektivsten ist. Sorge auch dafür, dass alle, die Feedback empfangen, immer den Raum bekommen, um darauf zu reagieren. Das hilft allen, sich zu verbessern.