RFP: Lohnt sich das für dein KMU?

15. Januar 2026
5 Minuten
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Geschäftmänner besprechen ein Geschäftsangebot

RFP (Request for Proposal): Wann lohnt es sich für mittelständische Unternehmen?

Du planst ein größeres Projekt und suchst den passenden Dienstleister? Vielleicht eine neue IT-Lösung, eine Produktionsanlage oder einen Beratungspartner? Dann bist du höchstwahrscheinlich schon über die Abkürzung RFP gestolpert, kurz für Request for Proposal. Dieses strukturierte Ausschreibungsverfahren hilft dir dabei, Angebote einzuholen und objektiv zu vergleichen, damit du den besten Anbieter für komplexe Projekte findest. Doch lohnt sich ein RFP-Prozess für mittelständische Unternehmen? In diesem Guide erfährst du, was ein RFP ist, wann du es einsetzen solltest und wie du ihn effizient erstellst und dabei typische Fehler vermeidest.

Was ist ein RFP? Definition und Grundlagen

Die Abkürzung RFP steht für Request for Proposal, also auf Deutsch: Aufforderung zur Angebotsabgabe. Ein RFP ist ein formales Dokument, mit dem du potenzielle Anbieter aufforderst, dir detaillierte Lösungsvorschläge für ein konkretes Projekt einzureichen. Im Gegensatz zu einer einfachen Preisanfrage beschreibst du in einem RFP deine spezifischen Anforderungen, Ziele und Bewertungskriterien ausführlich. Dadurch können potenzielle Dienstleister, Lieferanten oder Auftragnehmer nicht nur Zahlen und Preisangaben liefern, sondern umfassende Konzepte und maßgeschneiderte Lösungsvorschläge präsentieren.

Ein RFP ist ein strukturierter Beschaffungsprozess und enthält typischerweise:

• Projektbeschreibung: Was willst du erreichen?

• Anforderungen: Welche technischen und funktionalen Kriterien muss die Lösung erfüllen?

• Zeitrahmen: Wann soll das Projekt starten und abgeschlossen sein?

• Bewertungskriterien: Nach welchen Maßstäben wählst du den Dienstleister aus?

• Budget-Rahmen: Welche Investition planst du?

Der RFP-Prozess ist besonders dann sinnvoll, wenn es mehrere mögliche Lösungswege gibt und du die kreativsten Ansätze miteinander vergleichen möchtest: Du gibst den Rahmen vor – die Anbieter zeigen dir, wie sie deine Herausforderung lösen würden.

RFP auf Deutsch: mehr als nur eine Ausschreibung

Während im englischen Sprachraum „Request for Proposal“ der Standardbegriff ist, verwenden wir im deutschsprachigen Raum oft Begriffe wie „Ausschreibung“, „Angebotsanfrage“ oder „Leistungsausschreibung“. Der Begriff RFP hat sich aber inzwischen auch in Deutschland etabliert, besonders in international agierenden Unternehmen und bei komplexen Projekten.

RFP: in Abgrenzung zu RFQ und RFI

In der Beschaffung begegnen dir neben RFP noch andere Anfrageformate, beispielsweise RFQ und RFI. Um das Richtige zu wählen, musst du die Unterschiede kennen:

Frau übergibt Dokumente bei einem Meeting eines Marketingteams.

Kriterium	RFI – Request for Information (Informations-anfrage)	RFP – Request for Proposal (Lösungsaus-schreibung)	RFQ – Request for Quotation (Preisanfrage)
Zweck	Informationen über Anbieter und deren Leistungen sammeln	Detaillierte Lösungsvorschläge für konkrete Herausforder-ungen einholen	Konkrete Preisangebote einholen
Zeitpunkt	Frühe Projektphase und Marktsondier-ung	Frühe Projektphase und Marktsondier-ung	Wenn Anforderungen feststehen
Komplexität	Niedrig: allgemeine Fragen	Hoch: detaillierte An-forderungen mit mehreren Lösungswegen	Mittel: stand-ardisierte Spezifikationen
Anwendungs-fall	Welche Anbieter gibt es?	Wie würdet ihr unser Problem lösen?	Was kostet Produkt X genau?
Verbindlichkeit	Unverbindlich	Teilweise verbindlich	Verbindliches Angebot

Ein RFI nutzt du in der Orientierungsphase, wenn du den Markt sondieren und potenzielle Lieferanten identifizieren möchtest. Du stellst allgemeine Fragen zu Kapazitäten, Referenzen und Leistungsspektrum.

Ein RFP setzt du ein, wenn du deine Anforderungen kennst, aber verschiedene Lösungswege möglich sind. Die Anbieter schlagen vor, wie sie dein Projekt umsetzen würden – inklusive Methodik, Zeitplan und Kostenrahmen.

Ein RFQ verwendest du, wenn du genau weißt, was du brauchst, und nur noch Preise vergleichen möchtest. Hier geht es um standardisierte Produkte oder klar definierte Dienstleistungen.

Branchen und Anwendungsfälle für RFPs im Mittelstand

RFPs sind nicht für jedes Projekt sinnvoll. Sie entfalten ihren Mehrwert vor allem bei anspruchsvollen, individuellen und investitionsintensiven Vorhaben. Oft zielen sie auf eine langfristige Partnerschaft ab, damit sich der Aufwand für beide Seiten lohnt.

Branchen mit hoher RFP-Nutzung:

• IT-Sektor: Dies ist mit Abstand die häufigste Branche für RFPs. Ob Softwareentwicklung, Cloud-Migration oder Cybersecurity-Lösungen: IT-Projekte sind komplex und erfordern detaillierte und oft individualisierte Lösungsvorschläge. Für KMU sind besonders Software-Ausschreibungen relevant, insbesondere, wenn sie ein neues CRM-System oder eine Warenwirtschaftslösung suchen.

• Automobilindustrie und Zulieferer: In dieser Branche sind RFPs Standard, besonders bei Anlagenbau, Automatisierungslösungen und Lieferantenverträgen. Ein Beispiel: Ein mittelständischer Automobilzulieferer schreibt eine neue Produktionslinie per RFP aus, da verschiedene Technologien denkbar sind.

• Gesundheitswesen und Pharmaindustrie: Hier kommen RFPs bei Forschungspartnerschaften, klinischen Studien, Produktionsanlagen und bestimmten Dienstleistungen zum Einsatz. Die strengen regulatorischen Anforderungen machen detaillierte Ausschreibungen unverzichtbar.

• Öffentlicher Sektor: Behörden und öffentliche Einrichtungen nutzen RFPs für nahezu alle größeren Beschaffungen. Von Bauprojekten über IT-Lösungen bis zu Beratungsleistungen sind diese oft gesetzlich vorgeschrieben. Für KMU ist der öffentliche Beschaffungsmarkt besonders interessant, da viele Ausschreibungen explizit für mittelständische Unternehmen geeignet sind.

• Finanzdienstleistungen: Hier kommen RFPs vorwiegend bei Projekten mit Schnittstellen zum IT-Sektor zum Einsatz, unter anderem bei Banking-Software, Risikomanagement-Tools und Zahlungssystemen.

• Bauwesen und Architektur: Bei aufwendigen oder schlüsselfertigen Bauprojekten und bei Generalunternehmerverträgen sind RFPs üblich.

Typische Anwendungsfälle für RFPs:

• Turnkey-Projekte: Wenn du eine schlüsselfertige Lösung suchst (vom Konzept bis zur Übergabe aus einer Hand), ist ein RFP ideal. Beispiel: Eine neue Produktionshalle mit kompletter technischer Ausstattung.

• Automatisierung und Robotik: Industrie 4.0-Projekte sind komplex. Mit einem Request for Proposal holst du verschiedene Automatisierungsvorschläge ein und vergleichst Innovation, Kosten und Umsetzungskonzepte.

• Werbeagenturen und Marketing: Wenn du eine Kampagne, einen Markenrelaunch oder eine digitale Strategie umsetzen willst, zeigt eine Ausschreibung die Kreativität und Kompetenz verschiedener Agenturen.

• Anlagenbau: Bei Produktionsanlagen, Maschinen oder Fertigungslinien sind Investitionen hoch und Fehler teuer. RFPs minimieren das Risiko.

• Outsourcing-Vorhaben: Du willst deine IT, Buchhaltung oder Logistik auslagern? RFPs helfen, Partner zu finden, die nicht nur günstig sind, sondern ihre Dienstleistungen auch auf deine Anforderungen zuschneiden und an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert sind.

• Beratungsbedarf: Überall dort, wo Expertise und kreative Lösungen gefragt sind, kommen RFPs zum Einsatz, beispielsweise in der Strategieberatung, der Organisationsentwicklung und im Change-Management.

Im Überblick: Vor- und Nachteile von RFPs für KMU

Wie bei jeder Beschaffungsmethode gibt es Vor- und Nachteile. Hier die wichtigsten im Überblick:

Vorteile	Nachteile
Objektive Vergleichbarkeit: Alle Anbieter beantworten dieselben Fragen, was für gute Vergleichbarkeit sorgt.	Zeitaufwendig: Von der Erstellung bis zur Auswertung vergehen oft mehrere Wochen oder Monate.
Innovative Lösungen: Du erhältst kreative Ansätze, an die du vielleicht selbst nicht gedacht hast.	Ressourcenintensiv: Du brauchst internes Know-how, um ein gutes RFP zu erstellen und auszuwerten.
Transparenter Prozess: Klare Kriterien und strukturiertes Vorgehen minimieren subjektive Entscheidungen.	Hoher Aufwand für Anbieter: Qualifizierte Partner verzichten möglicherweise auf eine Teilnahme am RFP, wenn der Prozess zu aufwendig ist.
Rechtssicherheit: Besonders bei öffentlichen Ausschreibungen dokumentiert ein RFP die Fairness.	Nicht für jeden Bedarf geeignet: Bei Standardprodukten oder einfachen Dienstleistungen ist ein RFP überdimensioniert.
Bessere Verhandlungsposition: Du kennst die Marktpreise und Leistungen verschiedener Anbieter.	Kosten: Externe Berater oder RFP-Software können zusätzliche Kosten verursachen.
Langfristige Partnerschaften: RFPs helfen dir, Partner zu finden, die kulturell und strategisch passen.	Gefahr der Überbewertung des Preises: Trotz klarer Kriterien kann der Preis als Faktor übermäßig stark gewichtet werden.

Wie nutzen mittelständische Unternehmen in Deutschland RFP-Prozesse?

Es ist schwer, die Nutzung und Bedeutung von RFPs im deutschen Mittelstand zu beziffern. Viele KMU nutzen bei der Beschaffung informellere Verfahren, etwa direkte Angebotsanfragen bei bekannten Lieferanten oder vereinfachte Ausschreibungen, ohne den Prozess explizit als Request for Proposal zu bezeichnen. Gleichzeitig nehmen KMU aber sehr aktiv an strukturierten Ausschreibungen teil, insbesondere im öffentlichen Sektor.

Laut der Vergabestatistik des Statistischen Bundesamts spielen mittelständische Unternehmen bei öffentlichen Ausschreibungen eine zentrale Rolle:

• Im Jahr 2024 vergab das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BMI) 69 Prozent aller Aufträge an kleine und mittlere Unternehmen. Insgesamt wurden 570 unterschiedliche Auftragnehmer berücksichtigt, darunter 192 neue Vertragspartner. Das Gesamtvolumen betrug 10,4 Milliarden Euro, wobei 56 Prozent auf IT-Dienstleistungen und IT-Technik entfielen.

• Die Vergabestatistik für 2023 (aktuell letztverfügbare Gesamtjahresstatistik) zeigt: Bund, Länder, Kommunen und Sozialversicherungsträger haben insgesamt 195.493 Aufträge und Konzessionen mit einem Gesamtvolumen von über 123 Milliarden Euro vergeben. Die kommunale Ebene hatte mit über 100.000 Vergaben den größten Anteil bei der Anzahl.

• Frühere Detailauswertungen aus dem Jahr 2021 zeigen, dass KMU rund 65 Prozent aller öffentlichen Aufträge erhielten, auf kommunaler Ebene sogar 72 Prozent.

Aber: Nicht alle diese Aufträge wurden über klassische RFPs beschafft. Öffentliche Auftraggeber nutzen je nach Auftragswert und Komplexität verschiedene Vergabeverfahren: von einfachen Preisabfragen (vergleichbar mit RFQs) über Verhandlungsverfahren bis zu vielschichtigen, RFP-ähnlichen Ausschreibungen mit Lösungswettbewerben.

Wann lohnt sich ein RFP für dein KMU?

RFP ist sinnvoll, wenn ein Projekt mehrere dieser Merkmale aufweist:

• Die Kosten rechtfertigen den RFP-Aufwand (typischerweise ab 100.000 Euro Projektvolumen).

• Es gibt viele mögliche Lösungswege.

• Es gibt mehrere gleichwertige Anbieter am Markt.

• Die Projektlaufzeit ist länger als 12 Monate und du bist an einer langfristigen Partnerschaft interessiert.

• Innovation und Qualität sind wichtiger als der Preis.

• Du triffst eine strategische Entscheidung mit langfristigen Auswirkungen und die Fehlentscheidung hätte gravierende Folgen.

RFP ist in folgenden Fällen weniger sinnvoll:

• Du hast bereits einen bevorzugten Anbieter.

• Du brauchst Standardprodukte ohne Anpassungsbedarf.

• Du hast nicht genug Zeit für ein zeitintensives Ausschreibungsverfahren.

• Das interne Know-how zur Auswertung fehlt.

Zwei Kollegen sitzen gemeinsam am Tisch, schauen auf ein Tablet und tauschen sich in entspannter, konzentrierter Atmosphäre über Inhalte oder Ergebnisse aus.

So erstellst du ein erfolgreiches RFP: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein gutes RFP ist klar, präzise und ermöglicht Anbietern, ihr Bestes zu zeigen. Du erhältst umfassende Informationen, die du analysieren und vergleichen kannst. Hier dein praktischer Leitfaden:

1. Interne Anforderungen klären

Bevor du ein RFP veröffentlichst, musst du eine Unternehmensanalyse durchführen und intern Klarheit schaffen:

• Stakeholder einbinden: Wer ist vom Projekt betroffen? Hole Anforderungen aus allen relevanten Abteilungen ein.

• Ziele definieren: Was willst du konkret erreichen? Welches Problem soll gelöst werden?

• Budget festlegen: Welcher Investitionsrahmen ist realistisch?

• Zeitplan erstellen: Bis wann muss das Projekt abgeschlossen sein? Welche Meilensteine sind kritisch?

• Entscheidungskriterien bestimmen: Nach welchen Kriterien wirst du die Angebote bewerten?

• Interne Ressourcen prüfen: Wer kann bei der Auswertung unterstützen? Wer begleitet die Implementierung?

• Rechtliche Rahmenbedingungen klären: Gibt es Compliance-Anforderungen?

Müssen bestimmte Standards eingehalten werden?

2. Dokument strukturieren und erstellen

Eine gut strukturierte Ausschreibung enthält alle Informationen, die Anbieter für ein qualifiziertes Angebot benötigen.

• Unternehmensprofil: Stelle dein Unternehmen kurz vor. Das hilft Anbietern, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.

• Projektübersicht: Beschreibe das Projekt, die Ausgangslage, Herausforderungen und Ziele.

• Detaillierte Anforderungen: Liste alle funktionalen und technischen Anforderungen auf: je präziser, desto besser. Vermeide aber zu technische Spezifikationen, die Lösungswege unnötig einschränken. Definiere auch, was zum Projekt gehört und was explizit ausgeschlossen ist.

• Erwartetes Vorgehen: Beschreibe, wie du dir die Projektumsetzung vorstellst. Lass aber Raum für alternative Vorschläge der Anbieter.

• Bewertungskriterien: Erkläre transparent, nach welchen Kriterien du die Angebote bewertest (je nach Projekt z. B. Preis: 30 %, Erfahrung: 25 %, Innovation: 20 %, Referenzen: 15 %, Zeitplan: 10 %)

• Vertragsbedingungen: Nenne Rahmenbedingungen wie Vertragslaufzeit, Kündigungsfristen und Haftungsregelungen. Du kannst einen Preisrahmen nennen oder vorgeben, in welcher Form du Preisangaben erwartest (z. B. Festpreis, Stundensatz oder Staffelung).

• Zeitplan: Definiere klare Fristen für Einreichung, Rückfragen, Entscheidung und Projekteckpunkte.

3. Request for Proposal veröffentlichen und verbreiten

Versende dein RFP nicht an beliebig viele Anbieter. Eine Vorauswahl von 3–5 qualifizierten Kandidaten führt zu besseren Ergebnissen. Biete ein Briefing-Gespräch an, in dem Anbieter Rückfragen stellen können. Dokumentiere die Antworten und teile sie mit allen Teilnehmenden, um Chancengleichheit zu gewährleisten.

• Branchenverbände: Viele Verbände haben Mitgliederverzeichnisse.

• LinkedIn: Nutze dein berufliches Netzwerk für Empfehlungen.

• Vergabeplattformen: Bei öffentlichen Ausschreibungen ist dies Pflicht, sonst optional.

• SELLWERK Community: Nutze die Firmensuche, um mögliche Partner für dein Projekt zu identifizieren.

4. Angebote bewerten und auswählen

Der RFP-Prozess endet nicht mit dem Versand des Dokuments. Die professionelle Begleitung der Auswahlphase ist entscheidend für den Erfolg.

• Erstelle eine Bewertungsmatrix mit gewichteten Kriterien.

• Lade die besten 2–3 Anbieter zu Erstgesprächen oder Präsentationen ein.

• Prüfe Referenzen gründlich.

• Führe Verhandlungen über Preis und Konditionen.

• Triff eine dokumentierte Entscheidung.

5. Feedback und Ergebniskommunikation

Informiere alle Teilnehmenden zeitnah über deine Entscheidung. Biete auch abgelehnten Anbietern konstruktives Feedback an. Das stärkt deine Reputation und hält Türen für eine zukünftige Zusammenarbeit offen. Dokumentiere den gesamten Prozess für interne Audits und mögliche Compliance-Nachweise.

Wann lohnt sich ein Tool zur Angebotserstellung?

Die Erstellung und Verwaltung von RFPs kann zeitaufwendig sein. Spezialisierte Software-Plattformen helfen dir, den Prozess zu strukturieren und zu beschleunigen. Bei regelmäßiger Nutzung (mehr als 10 RFPs jährlich) lohnen sich diese Tools oft, da sie erheblich Zeit sparen und die Qualität deiner Ausschreibungen verbessern können.

Wenn du nur gelegentlich RFPs erstellst (1–5 pro Jahr), ist spezialisierte Software meist zu teuer. Dann reichen in der Regel Word-Vorlagen und Excel-Bewertungsmatrizen aus. Entscheidend ist, dass du die Vorlage stets an dein konkretes Projekt anpasst, um unnötig umfangreiche Dokumente und irreführende Fragen zu vermeiden. Wichtiger als das Tool sind die Struktur und Klarheit deines Prozesses.

Kosten und Fehler bei RFPs

Die Kosten eines RFP-Prozesses werden oft unterschätzt. Sie umfassen nicht nur direkte Ausgaben, sondern vor allem Personalzeit. Studien zeigen, dass selbst einfache RFP-Prozesse erhebliche Zeitinvestitionen erfordern: durchschnittlich 42,9 Stunden. Die zeitintensivste Phase ist dabei die Vorbereitung und Veröffentlichung, die etwa 50 % der Gesamtzeit (rund 15 Stunden bei einfachen Projekten) ausmacht.

Manche Unternehmen beauftragen externe Berater für die RFP-Erstellung. Die Kosten hierfür liegen typischerweise im vierstelligen Bereich, abhängig von Projektumfang und Beratungstiefe. Das lohnt sich vorrangig bei hochkomplexen Projekten oder wenn interne Expertise fehlt.

Diese 5 häufigen Fehler bei RFPs solltest du vermeiden

Die Praxis zeigt wiederkehrende Fehler, die Zeit und Geld kosten:

Fehler 1: Zu technische oder zu vage Anforderungen

Entweder schränkst du innovative Lösungen durch übermäßig detaillierte technische Vorgaben ein oder deine Anforderungen sind so allgemein, dass Anbieter nur erahnen können, was du wirklich brauchst. Vage Beschreibungen führen zu generischen Angeboten, die an deinen Bedürfnissen vorbeigehen.

Lösung: Finde die Balance zwischen klaren Zielen und zeige Offenheit für verschiedene Lösungswege. Baue konkrete Anwendungsfälle und Beispiele ein.

Fehler 2: Fehlende oder unklare Entscheidungskriterien

Wenn unklar ist, worauf du Wert legst, optimieren Anbieter ihre Angebote ins Blaue hinein.

Lösung: Transparente, gewichtete Bewertungskriterien führen zu passenderen Angeboten.

Fehler 3: Fehlende interne Abstimmung

Nachträgliche Änderungen frustrieren alle Beteiligten und verursachen zusätzliche Kosten.

Lösung: Binde alle Abteilungen und Stakeholder vor der Veröffentlichung ein.

Fehler 4: Unrealistische Zeitpläne

Wenn du Anbietern nur eine Woche für ein komplexes Angebot gibst, erhältst du entweder oberflächliche Angebote oder Absagen.

Lösung: Plane mindestens 2–4 Wochen Bearbeitungszeit ein.

Fehler 5: Preis als einziges Kriterium

Billig ist nicht immer zielführend. RFPs sind schon eine Investition an sich. Wenn nur der Preis entscheidend ist, kommt eher ein RFQ infrage.

Lösung: Gewichte auch Qualität, Erfahrung und kulturellen Fit.

SELLWERK-Unterstützung bei RFP-Prozessen

Beschaffungsprozesse müssen nicht kompliziert sein. Auf dem SELLWERK Marktplatz findest du Software-Lösungen, die dir helfen, Einkaufs- und Verwaltungsprozesse zu strukturieren und zu automatisieren – von der Budgetplanung bis zur Rechnungsverarbeitung.

Besonders relevant für KMU: Tools zur digitalen Transformation, die dir helfen, manuelle Prozesse zu automatisieren und Zeit für dein Kerngeschäft zu gewinnen. Die E-Rechnungs-Pflicht zeigt, dass es wichtig ist, frühzeitig auf digitale Lösungen zu setzen.

Brauchst du Unterstützung bei der Personalsuche für dein Projekt? SELLWERK Jobs hilft dir, qualifizierte Fachkräfte zu finden, die dein Team bei der RFP-Durchführung oder späteren Projektumsetzung verstärken.

In den Gruppen der SELLWERK Community kannst du dich zudem mit anderen Unternehmern über Beschaffungsstrategien austauschen. Nutze die Erfahrungen anderer Entscheider, die bereits RFP-Prozesse durchgeführt haben: Praktische Tipps aus erster Hand sind oft wertvoller als theoretische Ratgeber.

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