Die Rechnungsstellung in Deutschland wird digitaler: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das ist mit Aufwand verbunden. Doch was für Unternehmen gilt, gilt nicht zwingend für dich. Hier erfährst du alles zur E-Rechnungs-Pflicht für Kleinunternehmer.

E-Rechnungs-Pflicht: Warum gibt es die Neuerung?

Rechnungen gehören zum Geschäftsalltag dazu. Bisher haben sie Betrieben und Behörden viel Zeit gekostet – denn Rechnungsformate waren selten einheitlich. Die E-Rechnungs-Pflicht soll das ändern: Sie vereinfacht alle Schritte von der Erstellung bis zum Versand, vom Empfang bis zur Verarbeitung. Die Idee ist einfach: Alle nutzen einheitliche maschinenlesbare Formate, die mit entsprechender Software automatisch gelesen und verarbeitet werden. Ist alles korrekt implementiert, spart das Zeit und Kosten – egal ob du mit anderen Unternehmen oder dem öffentlichen Sektor arbeitest.

Die Methode ist bereits auf europäischer Ebene erprobt. Seit Januar 2025 gilt auch für deutsche Unternehmen die E-Rechnungs-Pflicht. Auch Selbstständige und Kleinunternehmer sind in gewissem Rahmen davon betroffen.

E-Rechnungs-Pflicht für Kleinunternehmer: Diese Regelungen gelten

Zwar legt die E-Rechnungs-Pflicht für Kleinunternehmer andere Regeln als für größere Firmen vor, komplett ausgenommen sind sie aber nicht. Das solltest du als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin wissen:

·      E-Rechnungen versenden: Klären wir die wichtigste Frage zuerst: „Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?“ Nicht immer. Vorerst (bis 2028) sind Kleinunternehmer nicht dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden. Sie können weiterhin Bildformate, wie zum Beispiel PDF, verwenden. Das gilt allerdings nicht, wenn sie Rechnungen an Behörden stellen – dann müssen sie sogenannte XRechnungen (mehr dazu unten) versenden.

·      E-Rechnungen empfangen: Genauso wie alle anderen Unternehmen müssen auch Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der reine Empfang ist unkompliziert, denn dafür reicht ein E-Mail-Postfach aus.

·      E-Rechnungen lesen: Nach dem Empfang wird es etwas anspruchsvoller, denn aufgrund des speziellen Formats lässt sich eine E-Rechnung nicht ohne Weiteres öffnen. Doch die staatliche Finanzverwaltung bietet dafür auf dem Elster-Portal ein kostenfreies Visualisierungs-Tool an.

·      E-Rechnungen verarbeiten und archivieren: Empfangen Kleinunternehmer Rechnungen von Unternehmen, müssen sie diese verarbeiten und archivieren können. Das bedeutet vor allem, dass sie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) einhalten müssen. Heißt im Klartext: Elektronische Rechnungen müssen in ihrem Originalformat archiviert werden.

Um den administrativen Aufwand zu mindern, sind übrigens Fahrausweise, Rechnungen bis 250 Euro und steuerbefreite Lieferungen und Leistungen nach UstG § 4 Nr. 8 bis 29 von der E-Rechnungs-Pflicht ausgenommen.

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E-Rechnungs-Formate im Überblick: ZUGFeRD und XRechnung

Die E-Rechnung gibt es in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD, die beide auf XML basieren. Das können sie:

Die XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format für die öffentliche Verwaltung. Sie ist rechtssicher und direkt in die Verwaltungssysteme integrierbar. Diese Art der Automatisierung erleichtert die Abwicklung von Rechnungen mit Behörden. Für Kleinunternehmer mit Privatkundschaft ist sie oft unnötig und zudem kompliziert zu erstellen.

ZUGFeRD kombiniert XML-Daten mit einer PDF-Rechnung. Dieses Format ist flexibel einsetzbar und international anerkannt. Durch die Kombination aus Daten und Bild ist sie einfach lesbar und für verschiedene Unternehmen geeignet. Der Nachteil: Sie vollumfänglich zu nutzen, erfordert eine spezielle Software und ggf. Schulungen.

Kleinunternehmer: Das bedeutet der Begriff

Wer als Kleinunternehmer gilt, regelt § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Hier ist festgelegt, welche Umsatzgrenzen gelten:

·      Der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf nicht mehr als 25.000 Euro betragen haben.

·      Der Umsatz im laufenden Jahr darf voraussichtlich 100.000 Euro nicht überschreiten.

Der Vorteil der Kleinunternehmerregelung: Wer sie geltend machen kann, ist von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Das vereinfacht die Rechnungsstellung, denn Kleinunternehmer müssen weder Umsatzsteuer ausweisen noch eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Allerdings dürfen sie keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen.

Gut zu wissen: Die Kleinunternehmerregelung können Selbstständige, GmbHs und UGs anwenden. Sie ist freiwillig. Du kannst dich für dein Unternehmen auch bewusst für die Regelbesteuerung entscheiden. Dann gelten entsprechend nicht die Regelungen zur E-Rechnungs-Pflicht für Kleinunternehmer, sondern die für normale Unternehmen.

Diese Informationen muss eine Rechnung von Kleinunternehmern enthalten

Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) regelt in § 34a, wie Rechnungen von Kleinunternehmern aussehen müssen. Diese Informationen muss eine Rechnung enthalten:

·      den vollständigen Namen und die Adresse sowohl des Kleinunternehmens als auch der empfangenden Person

·      die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens – oder falls vorhanden, eine spezielle Kleinunternehmer-Identifikationsnummer

·      das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde

·      eine genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, einschließlich der Menge

·      den zu zahlenden Gesamtbetrag in Euro, zusammen mit einem Hinweis darauf, dass keine Umsatzsteuer anfällt, weil die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt

·      Falls die Rechnung vom Kunden selbst oder in dessen Auftrag ausgestellt wurde, muss sie den Zusatz „Gutschrift“ enthalten. Zur Erläuterung: In Deutschland hat der Begriff „Gutschrift“ im Steuerrecht eine besondere Bedeutung. Es handelt sich dabei nicht um eine Rückzahlung oder einen Rabatt, sondern um ein Abrechnungsdokument, das vom Leistungsempfänger (Kunden) anstelle des Leistungserbringers (Kleinunternehmers) erstellt wird.

Zusätzlich gelten sonstige allgemeine Vorschriften für Rechnungen nach §§ 33, 34 und 31 UStDV.