Gehe dabei immer in dieser Reihenfolge vor,  um dich im Guten von deinem Betrieb zu trennen und keine unnötige Eskalation zu provozieren. Gibt es in deiner Firma ein gut strukturiertes Offboarding, bekommst du dein Arbeitszeugnis bereits einige Tage vor deinem letzten Arbeitstag. Dann hast du ausreichend Zeit, dir dein Vorgehen in Ruhe zu überlegen, bevor dir beim Exit Interview die finale Version überreicht wird. Doch selbst, wenn dir das Zeugnis erst nach deinem letzten Arbeitstag zugeschickt wird, ist noch Zeit für einen Widerspruch. Es gibt keine gesetzliche Widerspruchsfrist, allerdings kann mehrmonatiges Schweigen als stille Zustimmung gewertet werden und im Zweifelsfall dazu führen, dass dein juristischer Anspruch verwirkt ist. 

Angestellte mit Personalverantwortung und im Personalwesen stehen früher oder später vor der Frage, wie sie all diese Anforderungen erfüllen und ein ebenso wohlwollendes wie rechtssicheres Arbeitszeugnis schreiben können. Das gilt insbesondere für Fälle, in denen die Leistungen der ausscheidenden Person nicht zufriedenstellend waren. Es ist verlockend, das Arbeitszeugnis mithilfe einer Vorlage zu erstellen; davon gibt es online unzählige Varianten, die zum Download angeboten werden. 

Allerdings raten wir dir davon ab, weil nicht immer leicht zu erkennen ist, ob alle Rechtsgrundlagen beachtet wurden und außerdem spezifische Beschäftigungsverhältnisse und Unternehmensstrukturen nur schwer abgebildet werden können. Am besten schaust du dir verschiedene Varianten an und erstellst daraus ein individualisiertes Arbeitszeugnis, das du als Muster in deinem Unternehmen verwenden kannst. Für Aufbau und Inhalt kannst du dich an der folgenden Auflistung orientieren:

• Briefkopf mit allen Angaben zum Arbeitgeber (Firmenpapier) und dem Ausstellungsdatum

• Titel „Arbeitszeugnis für [Vor- und Nachname]“

• Persönliche Daten der Beurteilten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Stellenbezeichnung, Dauer der Beschäftigung

• Unternehmensbeschreibung: Name, Branche, Rechtsform, ggf. Filiale und Standort

• Tätigkeitsbeschreibung (Haupt- und Nebenaufgaben, ggf. einmalige Projekte)

• Leistung: Bewertung von Arbeitsleistung, fachlicher Kompetenz, Arbeitsweise, Kreativität, Wille zur Weiterentwicklung/Weiterbildung, berufliche Erfolge

• Sozialverhalten: Bewertung von Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegium, Führungsstil, Kontakten zu Kundschaft und Dienstleistungsunternehmen, Engagement

• Gründe für den Firmenaustritt: üblicherweise, wenn Kündigung aus eigenem Antrieb oder betriebsbedingt erfolgt ist (Zustimmung der beurteilten Person ist nötig)

• Schlussformel und Zukunftswünsche

• Ort, Datum und Unterschrift

Ein Arbeitszeugnis, das Formfehler enthält, ist übrigens immer anfechtbar, weil es schlimmstenfalls unauthentisch wirkt und als Fälschung verstanden werden könnte – ganz unabhängig vom eigentlichen Inhalt. Bei den Formulierungen ist darauf zu achten, dass du eine diskriminierungsfreie, wertschätzende Sprache verwendest, die eindeutig verstanden wird. Wendungen, die sowohl positiv als auch negativ ausgelegt werden können, sowie die oben genannten unzulässigen Formulierungen sind juristisch nicht haltbar. Versuche also immer, dich mit einem vorschriftsgemäßen, wohlmeinenden Arbeitszeugnis von deinen Angestellten zu trennen. Das hat nicht zuletzt auch positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung der verbleibenden Belegschaft. 

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Je nach Größe des Unternehmens ist es Aufgabe der Personalabteilung oder der direkten Vorgesetzten, das Arbeitszeugnis zu erstellen. In diesem Punkt unterscheidet sich das Vorgehen in einem Kleinbetrieb von dem in einem Großkonzern. Während in KMU Bewertung und Erstellung oft bei derselben Person liegen, die ihre Angestellten üblicherweise kennt und eng mit ihnen zusammenarbeitet, ist das in großen Unternehmen nicht der Fall. Hier fließen die Bewertungen von Abteilungsleitung, direkten Vorgesetzten und ggf. einzelnen Projektleitungen in das Arbeitszeugnis mit ein. Zu diesem Zweck holt die Personalabteilung die jeweiligen Bewertungen in der Regel über einen standardisierten Fragebogen ein und lässt die Angaben der relevanten Personen anschließend in das Arbeitszeugnis einfließen.

Wichtig in größeren Unternehmen: Wenn eine Person mit Führungsverantwortung aus dem Betrieb ausscheidet oder du die Abteilung wechselt, kann die angestellte Person ein Zwischenzeugnis verlangen, damit ihre Leistung in dieser Zeit realistisch beurteilt wird. Das ist allerdings nur sinnvoll, wenn sie mit der Führungsperson gut zusammengearbeitet hat und keine persönlichen Probleme oder sogar grenzüberschreitendes Verhalten wie beim Bossing Grund für den Wechsel sind.

In Zeiten von ChatGPT und anderen KI-Tools ist es verlockend, diese auch für die Erstellung von Arbeitszeugnissen zu nutzen. Dagegen ist grundsätzlich nichts einzuwenden. Allerdings birgt es die Gefahr, dass bestimmte rechtliche Ansprüche nicht erfüllt sind und standardisierte Formulierungen im Arbeitszeugnis auftauchen, die wenig über das tatsächliche Beschäftigungsverhältnis aussagen. 

Da die Ergebnisse von KI-Tools maßgeblich davon abhängen, wie gut der Input ist, können ungenaue Angaben außerdem zu falschen oder vom tatsächlichen Verhalten abweichenden Formulierungen führen. Wichtig ist auch, dass du für den Datenschutz nach DSGVO keine persönlichen Daten von Mitarbeitenden in öffentliche KI-Tools eingeben darfst. Wie in allen Bereichen solltest du solchen Tools also nicht blind vertrauen. Verantwortungsvoll eingesetzt können sie dir jedoch als Inspirationsquelle dienen und die Erstellung des Arbeitszeugnisses erleichtern.

Eine zuverlässigere Möglichkeit sind HR-Tools mit eigenen Zeugnisfunktionen wie der verlingo Zeugnisgenerator oder das Personal-Paket für Handwerker, die dir mit rechtssicheren Vorlagen und automatisierten Prozessen die Erstellung von Arbeitszeugnissen erleichtern. 

Insgesamt lässt sich also sagen, dass verschiedene Tools tatsächlich Hilfestellung bieten, aber die Ergebnisse immer von dir geprüft und kritisch hinterfragt werden sollten, damit ein wirklich wahrheitsgetreues und aussagekräftiges Arbeitszeugnis entsteht.