4. Unerwartete Anhänge

Im Unternehmensalltag kommen häufig Rechnungen, Bestellungen oder Bewerbungen per E-Mail. Betrüger können solche Nachrichten nutzen, um schädliche Dateien zu verschicken, die auf den ersten Blick wie gewöhnliche Dokumente aussehen. Deshalb lohnt es sich, bei verdächtigen Anhängen genauer hinzusehen.

Das kannst du tun:

• Überlege, ob du die Datei erwartest und sie zu einem Auftrag oder Vorgang passt.
• Frage im Zweifel beim Absender über einen bekannten Kontaktweg nach.
• Halte Betriebssysteme und Sicherheitsprogramme möglichst aktuell.

Auch wenn eine Datei vertraut aussieht, lohnt sich ein kurzer Check. So kannst du besser einschätzen, ob du sie bedenkenlos öffnen kannst.

5. Auffällige Sprache und Anrede

Rechtschreibfehler, ungewöhnliche Formulierungen oder eine unpersönliche Anrede können Hinweise auf Phishing sein. Vielleicht schreibt dir ein angeblicher Geschäftspartner plötzlich in einer anderen Sprache. Oder eine Nachricht klingt ganz anders als die bisherigen E-Mails dieses Kontakts. Auch sprachliche Auffälligkeiten können ein Grund sein, genauer hinzusehen.

Allerdings sind solche Fehler kein Muss. Betrüger können ihre Nachrichten auch professioneller gestalten. Eine persönliche Anrede allein bedeutet deshalb nicht, dass eine Nachricht echt ist.

Das kannst du tun:

• Achte auf ungewöhnliche Formulierungen oder einen ungewohnten Schreibstil.
• Vergleiche die Nachricht mit früheren Mitteilungen des Absenders.
• Frage bei Zweifeln über eine bekannte Telefonnummer oder einen anderen vertrauten Kontaktweg nach.
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6. Anfrage nach vertraulichen Daten

Du sollst dein Passwort bestätigen, deine Bankdaten übermitteln oder dich über einen Link in deinem Geschäftskonto anmelden? Dann prüfe die Aufforderung besonders sorgfältig.

Beim Phishing über gefälschte E-Mails und Webseiten versuchen Betrüger, an vertrauliche Informationen wie Passwörter und Zugangsdaten zu gelangen.

Sie geben sich häufig als Banken, Softwareanbieter oder andere vertrauenswürdige Stellen aus. Auch vermeintliche Supportmitarbeiter können am Telefon nach Passwörtern oder Bestätigungscodes fragen.

Das kannst du tun:

• Gib Passwörter und Bestätigungscodes nicht auf Aufforderung per E-Mail oder Telefon weiter.
• Öffne dein Konto direkt über die offizielle Webseite oder App.
• Nutze bei Unsicherheit die bekannten Kontaktdaten des Anbieters.

Tipp: Auch eine Nachricht mit deinem Namen oder anderen echten Informationen kann gefälscht sein. Solche Angaben machen eine Nachricht nicht automatisch vertrauenswürdig.

7. Die Zahlungsaufforderung ist ungewöhnlich

Im Geschäftsalltag müssen Rechnungen oft schnell bearbeitet werden. Betrüger nutzen das aus und versenden gefälschte Rechnungen oder manipulieren Zahlungsaufforderungen. Auch ungewöhnliche Zahlungsaufforderungen können ein Warnsignal sein.

Vielleicht erhältst du eine angebliche Rechnung eines Lieferanten. Oder ein vermeintlicher Geschäftspartner teilt dir kurzfristig eine neue Bankverbindung mit. Auch Nachrichten, die ungewöhnliche Zahlungswege verlangen, sollten dich misstrauisch machen.

Das kannst du tun:

• Prüfe Rechnungsbetrag, Empfänger und Bankverbindung.
• Bestätige Änderungen von Zahlungsdaten über einen bereits bekannten Kontaktweg.
• Lege intern fest, wer ungewöhnliche Überweisungen freigeben darf.

Gerade bei größeren Beträgen lohnt sich eine zusätzliche Rückfrage. Sie kostet wenig Zeit und kann helfen, finanzielle Schäden zu vermeiden.

Was kannst du bei einer verdächtigen Nachricht tun?

Wenn dir eine E-Mail oder Nachricht verdächtig vorkommt, ist es wichtig, dass du vorsichtig bleibst und die Angaben überprüfst.

• Nicht klicken: Öffne keine verdächtigen Links oder unerwarteten Anhänge.
• Absender prüfen: Verwende dafür nicht die Kontaktdaten aus der verdächtigen Nachricht.
• Nachricht unabhängig überprüfen: Kontaktiere den vermeintlichen Absender über eine bekannte Telefonnummer oder die offizielle Webseite. Das BSI empfiehlt, bei Zweifeln einen zweiten, vertrauenswürdigen Kommunikationsweg zu nutzen.
• Keine Daten weitergeben: Gib keine Passwörter, Bankdaten oder Bestätigungscodes preis.
• Nachricht melden: Informiere bei Bedarf deine IT-Betreuung oder die zuständige Person im Unternehmen.

Du hast bereits auf einen Link geklickt oder Daten eingegeben?

Hast du dein Passwort eingegeben, ändere es möglichst schnell über die offizielle Webseite. Nutze dasselbe Passwort auch bei anderen Konten, ändere es dort ebenfalls. Informiere bei geschäftlichen Konten die zuständige IT-Betreuung.

Hast du Zahlungsdaten übermittelt oder eine Überweisung ausgelöst, kontaktiere sofort deine Bank. Je schneller du reagierst, desto eher lassen sich möglicherweise weitere Schäden verhindern.

So kannst du dein Unternehmen vor Phishing schützen

Ein paar einfache Maßnahmen können dir dabei helfen, dein Unternehmen besser vor Phishing zu schützen.

• Mehr-Faktor-Authentifizierung aktivieren: Sichere wichtige Konten zusätzlich zum Passwort ab. Dazu gehören besonders dein E-Mail-Konto, dein Onlinebanking und geschäftliche Software.
• Klare Regeln für Zahlungen festlegen: Lass Änderungen von Bankverbindungen und ungewöhnliche Überweisungen über einen zweiten Kontaktweg bestätigen.
• Mitarbeiter sensibilisieren: Besprich typische Warnzeichen regelmäßig mit deinem Team. Auch kurze Beispiele aus dem Arbeitsalltag helfen, das Bewusstsein zu stärken.
• Software aktuell halten: Installiere Sicherheitsupdates für Betriebssysteme, Programme und Browser zeitnah.
• Sicherheitsfunktionen nutzen: Aktiviere Spamfilter und nutze geeignete Sicherheitsprogramme, um verdächtige Nachrichten und schädliche Dateien besser zu erkennen.

Die Empfehlungen des BSI zur Zwei-Faktor-Authentisierung zeigen, wie du wichtige Konten zusätzlich schützen kannst. Die Mehr-Faktor-Authentifizierung erschwert unbefugte Zugriffe, wenn ein Passwort in falsche Hände gerät. Sie ersetzt jedoch nicht den vorsichtigen Umgang mit Links und Zugangsdaten.

Mehr zum Thema Cyberangriffe findest du hier: Cyberangriffe: Darum sind KMU besonders gefährdet

Fazit: Phishing-Mails prüfen und dein Unternehmen schützen

Phishing-Nachrichten sind nicht immer leicht zu erkennen. Manchmal fallen erst bei genauerem Hinsehen ungewöhnliche Absender, verdächtige Links oder Zahlungsaufforderungen auf. Es lohnt sich deshalb, bei unsicheren Nachrichten kurz innezuhalten und genauer hinzuschauen. Auch klare Regeln im Team und ein bewusster Umgang mit E-Mails können dabei helfen, dein Unternehmen besser vor Phishing zu schützen.