Effektive Krisenplanung

15. Mai 2024
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Symbolbild Krisenmanagement: Büromitarbeiter hindert Blöcke am umfallen

In Zeiten globaler Unsicherheiten wie der COVID-19-Pandemie und geopolitischer Spannungen haben viele Unternehmen schmerzlich erfahren, wie wichtig ein gut durchdachter Krisenplan ist. Die Pandemie hat gezeigt, wie schnell unerwartete Ereignisse den Geschäftsbetrieb stören können.

Ein aktueller und gut durchdachter Krisenmanagementplan hilft Unternehmen, Herausforderungen wie diesen zu begegnen. Er ermöglicht, schnell zu reagieren und die Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb zu minimieren.

Ein Krisenplan oder Krisenmanagementplan (KMP) beschreibt, wie dein Unternehmen auf eine Krise reagieren kann. Das schließt sowohl die beteiligten Personen als auch deren Aufgaben ein. Ziel des Plans ist es, den Schaden so gering wie möglich zu halten. Dadurch kann der Betrieb so schnell wie möglich wieder aufgenommen werden.

Potenzielle Krisen können viele Formen annehmen. Im Allgemeinen bedrohen sie den Betrieb, den Ruf, die Finanzen oder die strategischen Ziele des Unternehmens. Der Krisenplan ist ein Schlüsselelement des Krisenmanagements in Unternehmen.

Ein Krisenplan ist von entscheidender Bedeutung. Ohne einen solchen Plan können Menschen unter Stress falsche Entscheidungen treffen und eine Krise unbeabsichtigt verlängern oder verschlimmern. Schnelles und konstruktives Handeln gepaart mit effizienter Krisenkommunikation kann der Schlüssel zum Überleben eines Unternehmens sein.

Nach einer Krise sorgt ein Plan dafür, dass sich die Mitarbeitenden auf die wichtigsten Prioritäten des Unternehmens konzentrieren. Er bekämpft Angst und Unsicherheit, die den Schaden noch vergrößern können. Darüber hinaus hilft ein Plan, Bedrohungen zu erkennen und die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens zu minimieren. So kann eine bessere Reaktion darauf erfolgen.

Eine gute Planung hilft, die negativen Auswirkungen bei Eintritt einer Krise zu begrenzen und abzuschwächen. Dazu können Reputationsschäden, betriebliche Unterbrechungen und rechtliche oder regulatorische Probleme gehören.

Ein wirksamer Krisenplan umfasst 8 wesentliche Elemente.

Dazu gehören:

- Risikoanalyse
- Aktivierungsprotokoll
- Befehlskette
- Plan für die Kommandozentrale
- Aktionspläne für die Reaktion
- interne und externe Kommunikationsprogramme
- Schulungen
- Überprüfung

Im Plan werden die wichtigsten Rollen zur Bewältigung der Krise und die Zuständigkeiten einzelner Personen festgelegt.

Notfälle sind unvorhersehbar und sich anbahnende Krisen laufen selten genau so ab, wie sie geprobt wurden. Daher muss ein Krisenplan flexibel und praktisch sein.

Stelle daher sicher, dass dein Plan an sich ändernde Umstände angepasst werden kann. Er sollte auch unter Druck realistisch umsetzbar sein.

Risikoanalyse:

Skizziere Szenarien, die auf dein Unternehmen zukommen könnten. Du musst nicht jedes denkbare Risiko einbeziehen, aber du solltest ein breites Spektrum abdecken.

Dazu können verschiedene Arten von Krisen gehören, z. B.:

- Naturkatastrophen
- Cyberangriffe
- der Ausfall von Versorgungseinrichtungen
- technisches Versagen
- der Tod eines Geschäftsführers
- eine Finanzkrise
- Betriebsunfälle
- Produktversagen

Aktivierungsprotokoll:

Hier wird ein Auslöser für den Krisenplan festgelegt. Definiere mithilfe von Dringlichkeitsstufen die Umstände, die im Fall einer Krise eine bestimmte Reaktion auslösen.

Je nach Art oder Ort des Ereignisses sollte das Protokoll auch Anweisungen für die Mitarbeitenden enthalten. Das Protokoll sollte auch eine Art der Kommunikation vorsehen, die das Ende einer Krise signalisiert.

Befehlskette:

Nimm ein Organigramm für das Krisenmanagement in den Plan auf. Damit ist klar, wer die endgültige Autorität hat und wer wem unterstellt ist. Die Erstellung eines klar definierten Organigramms unterstützt die Koordination.

Besonders in dezentralisierten Organisationen ist diese manchmal schwierig. Je nach der Schwere des Ereignisses kann dein Plan zusätzliche Befehlsebenen vorsehen.

Aktionspläne für die Reaktion:

Führe eine detaillierte Planung durch, wie auf verschiedene Szenarien reagieren werden soll. Zu dieser Planung gehört auch die Zuweisung der Verantwortung für die einzelnen Aufgaben.

Interner Kommunikationsplan:

Schaffe Systeme zur Kommunikation im Krisenfall. Ebenso notwendig sind Wege, um dringende Informationen an alle Mitarbeitenden weiterzugeben.

Das kann z. B. über einen Benachrichtigungsdienstleister erfolgen, der SMS und automatische Anrufe versendet. Lege fest, wie du sensible Nachrichten intern weitergibst.

Externer Kommunikationsplan:

Lege Pläne für die Kommunikation mit der Öffentlichkeit und wichtigen externen Interessengruppen fest. Ernenne eine zuständige Person für Presseangelegenheiten. Schreibe detaillierte Anweisungen, einschließlich der Personen, die benachrichtigt werden sollen (z. B. die Medien in einem bestimmten geografischen Gebiet).

Lege Prioritäten für strategische Kommunikationsziele fest und skizziere Gesprächspunkte. Stelle sicher, dass deine Pläne mit anderen Kommunikationsmaßnahmen abgestimmt sind.

Schulung:

Es ist wichtig, den Krisenplan schnell ausführen zu können. Dafür ist die Durchführung von Schulungen und Übungen entscheidend. Proben können Schwachstellen im Plan aufdecken.

Übungen helfen dem Krisenteam, sich mit seinen individuellen Rollen und der Zusammenarbeit vertraut zu machen. Achte darauf, durch regelmäßige Übungen auf dem Laufenden zu bleiben.

Überprüfung:

Schaffe einen strukturierten Überprüfungsprozess, um regelmäßige Nachkontrollen des Plans zu planen. Wenn sich dein Unternehmen oder das Risikoumfeld ändert, ist eine Aktualisierung des Krisenplans vonnöten. Nach einer tatsächlichen Krise sollte das Team analysieren, was gut gelaufen ist und was nicht. Ermittle wichtige Lehren und führe die erforderlichen Änderungen durch. Auch interessant: 3 Werkzeuge für Führungskräfte in Krisenzeiten

Ein gut vorbereiteter Krisenplan ist entscheidend für das Überleben und den schnellen Wiederaufbau eines Unternehmens nach einer Krise. Er minimiert Schäden und stellt klare Verantwortlichkeiten und Handlungsanweisungen bereit. Das ermöglicht eine effiziente Kommunikation sowohl intern als auch extern. Durch regelmäßige Schulungen und Überprüfungen bleibt der Plan aktuell und anpassungsfähig an sich ändernde Umstände.