Jahresabschluss erstellen: Checkliste & Tipps für Unternehmen

15. Dezember 2025
10 Minuten
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Jahresabschluss erstellen: Unternehmer hakt Aufgaben auf einer Checkliste ab.

Das Jahresende ist für Unternehmen oft eine sehr hektische Zeit. Abschlüsse müssen erstellt, Prozesse abgeschlossen und Daten fürs neue Jahr vorbereitet werden. Oft kommen dabei verschiedene Aufgaben aus Finanzbuchhaltung, Personal, IT, Marketing und Recht gleichzeitig zusammen. Eine gut geplante Jahresend-Checkliste hilft dir, den Überblick zu behalten, effizient zu arbeiten und nichts zu vergessen. In diesem Artikel erfährst du, welche Bereiche besonders wichtig sind, welche Aufgaben zum Jahresende erledigt werden sollten und wie du den Jahresabschluss einfach und geordnet meisterst.

Warum eine Jahresend-Checkliste für Unternehmen wichtig ist

Der Jahresabschluss ist eine Chance, die vergangenen zwölf Monate zu reflektieren, wichtige Daten zu sichern und dein Unternehmen optimal auf das kommende Jahr auszurichten. Ohne eine Checkliste kann es jedoch schnell unübersichtlich werden.

Eine strukturierte Checkliste hilft dir dabei:

Alle Aufgaben an einem Ort zu sammeln
Verantwortlichkeiten klar zu definieren
Frühzeitig zu erkennen, was noch fehlt
Doppelte Arbeit oder vergessene Aufgaben zu vermeiden
Ruhiger und fokussierter zu arbeiten

Die wichtigsten Bereiche für deine Jahresabschluss-Checkliste

Damit du nichts vergisst, sollte deine Checkliste alle zentralen Unternehmensbereiche abdecken. Je nach Branche können Details variieren, aber die folgenden fünf Kategorien gehören in fast jedem Unternehmen dazu.

1. Finanzen & Rechnungswesen

Der Finanzbereich ist oft der umfangreichste Teil der Jahresabschlussarbeiten. Je besser deine Unterlagen organisiert sind, desto schneller, fehlerfreier und stressfreier läuft der Jahresabschluss ab. Eine strukturierte Vorgehensweise gibt dir einen klaren Überblick über die wirtschaftliche Lage deines Unternehmens.

Wichtige Aufgaben und Tipps:

Offene Rechnungen prüfen: Gleiche aus, welche Kunden noch nicht bezahlt haben und welche Lieferantenrechnungen noch ausstehen. So erkennst du, wie liquide dein Unternehmen tatsächlich ist und kannst Zahlungen gezielt planen.

Tipp: Nutze digitale Buchhaltungssysteme, um offene Posten automatisch zu überwachen.

Belege vollständig erfassen und digital archivieren: Fehlende Belege führen zu Rückfragen, Verzögerungen oder steuerlichen Problemen. Sorge dafür, dass alle Rechnungen, Quittungen und Buchungsbelege digital abgelegt werden. Ein zentraler, gut strukturierter Belegordner spart Zeit und erleichtert spätere Prüfungen oder Audits.

Inventur durchführen: Bestände müssen zum Jahresende korrekt erfasst werden – egal ob Lagerware, Maschinen oder Verbrauchsmaterialien. Eine präzise Inventur stellt sicher, dass die Buchführung stimmt und Rückstellungen korrekt berechnet werden können.

Rückstellungen und Abgrenzungen prüfen: Viele Verpflichtungen müssen zum Jahresende korrekt bewertet werden. Typische Punkte sind Urlaubsrückstellungen, Rechnungsabgrenzungen, ausstehende Verpflichtungen oder Garantierückstellungen.

Vorläufige Gewinn- und Verlustrechnung erstellen: Diese gibt dir einen Überblick über die wirtschaftliche Lage und zeigt, wo das Unternehmen steht. Sie dient gleichzeitig als Grundlage für Budget- und Planungsentscheidungen für das nächste Jahr.

Budget & Forecast fürs neue Jahr aktualisieren: Nutze die Erkenntnisse aus dem laufenden Jahr, um realistische Ziele, Budgets und Forecasts für das kommende Jahr festzulegen. Plane sowohl Einnahmen, Ausgaben als auch mögliche Investitionen ein.

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2. Steuern & Recht

Zum Jahresende müssen Unternehmen nicht nur Zahlen, sondern auch rechtliche Vorgaben im Blick behalten. Fehler oder versäumte Fristen können teuer werden. Eine strukturierte Vorgehensweise hilft dir, alle Punkte rechtzeitig zu erledigen und Risiken zu minimieren.

Wichtige Aufgaben:

Steuertermine prüfen: Überprüfe alle relevanten Steuerfristen, z. B. Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer oder Lohnsteuer. So verhinderst du verspätete Abgaben und unnötige Mahngebühren.

Fördermöglichkeiten nutzen: Prüfe, ob du steuerliche Vorteile, Abschreibungen oder Investitionsabzugsbeträge noch geltend machen kannst. Oft lassen sich durch gezielte Planung Steuern sparen.

Verträge aktualisieren: Gehe alle wichtigen Verträge durch – mit Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern. Prüfe, ob Preise, Laufzeiten oder Zuständigkeiten noch aktuell sind und passe sie bei Bedarf an.

Datenschutz- und Compliance-Dokumente überprüfen: Prüfe AV-Verträge, Datenschutzkonzepte, Verarbeitungsverzeichnisse und interne Richtlinien. So stellst du sicher, dass dein Unternehmen gesetzeskonform arbeitet.

Neue gesetzliche Anforderungen berücksichtigen: Viele Regelungen treten zum 1. Januar in Kraft. Informiere dich rechtzeitig, um Änderungen umzusetzen und Bußgelder oder Nacharbeiten zu vermeiden.

3. Personalwesen & Organisation

Ein strukturierter Personalbereich sorgt dafür, dass HR-Aufgaben rechtzeitig erledigt werden und dein Team optimal ins neue Jahr starten kann.

Wichtige Aufgaben:

Urlaubs- und Überstundenkonten abgleichen: Prüfe, ob Resturlaub korrekt übertragen oder ausgezahlt wird und gleiche offene Überstunden ab. So verhinderst du Konflikte oder Unstimmigkeiten zum Jahreswechsel.

Jahres- oder Zielgespräche führen: Das Jahresende ist ideal für Feedback, Entwicklungsgespräche und Zielvereinbarungen. Nutze die Gelegenheit, um Erfolge zu würdigen und Entwicklungspläne zu erstellen.

Personal- und Kompetenzplanung aktualisieren: Analysiere, welche Qualifikationen im Team fehlen und wo Weiterbildungsbedarf besteht. Plane Schulungen oder Neueinstellungen frühzeitig ein.

Gehalts- und Entwicklungsmaßnahmen planen: Lege Leistungsanpassungen, Boni oder Beförderungen fest, um Transparenz zu schaffen und deine Mitarbeiter zu motivieren.

Personalakten und HR-Tools aktualisieren: Pflege Verträge, Mitarbeiterdaten und Dokumentationen, damit alles sauber dokumentiert ist und du rechtlich auf der sicheren Seite bist.

4. IT & Sicherheit

Zum Jahreswechsel solltest du sicherstellen, dass alle Systeme aktuell, gesichert und geschützt sind.

Daten- und Systemsicherungen prüfen: Stelle sicher, dass alle Backups erfolgreich erstellt wurden und teste auch die Wiederherstellung. So bist du gegen Datenverlust abgesichert.

Softwarelizenzen & Abos prüfen: Kontrolliere, welche Lizenzen noch gültig sind, welche ablaufen und ob unnötige Abos gekündigt werden können.

Sicherheitsupdates installieren: Halte Betriebssysteme, Software und Sicherheitslösungen aktuell, um Angriffe und Systemprobleme zu vermeiden.

Alte Daten datenschutzkonform löschen: Entferne nicht mehr benötigte oder veraltete Daten nach DSGVO-Richtlinien, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

5. Vertrieb & Marketing

Der Jahreswechsel ist die ideale Gelegenheit, deine Vertriebs- und Marketingaktivitäten zu prüfen und für das neue Jahr zu planen.

Wichtige Aufgaben:

Jahresauswertung deiner KPIs: Analysiere Umsatz, Leads, Conversion Rates und Kundenbindung. So erkennst du, welche Maßnahmen erfolgreich waren und wo Optimierungsbedarf besteht.

Kampagnen- und Content-Plan fürs neue Jahr erstellen: Plane Quartale, Aktionen, Themen und Budgets im Voraus. Eine gute Planung erleichtert die Umsetzung und sorgt für konsistente Marketingmaßnahmen.

CRM-Daten bereinigen: Prüfe alle Kontakte auf Vollständigkeit, Duplikate oder veraltete Einträge. Saubere Daten sind die Basis für gezieltes Marketing und eine erfolgreiche Kundenkommunikation.

Website-Check durchführen: Überprüfe deine Inhalte, Ladezeiten und technische Funktionalität. Eine aktuelle und performante Website kann die Nutzererfahrung und Conversion verbessern.

Kundenfeedback analysieren: Nutze Rückmeldungen, um Produkte, Services oder Prozesse zu verbessern. So stärkst du die Kundenbindung und entdeckst Potenziale für neue Angebote.

So erstellst du eine wirkungsvolle Jahresend-Checkliste

Eine Checkliste ist nur dann hilfreich, wenn sie gut aufgebaut ist. Damit das gelingt, könne dir diese Schritte helfen:

1. Sammle alle Aufgaben aus allen Abteilungen

Der erste Schritt bei der Erstellung deiner Jahresend-Checkliste ist, alle Aufgaben vollständig zu erfassen, die zum Jahresabschluss erledigt werden müssen. Jede Abteilung hat dabei eigene Jahresendaufgaben.

Sprich gezielt mit den einzelnen Bereichen:

Buchhaltung: Welche Belege fehlen noch? Welche Konten müssen abgestimmt werden? Gibt es offene Forderungen oder Rückstellungen, die berücksichtigt werden müssen?
HR / Personalabteilung: Welche Urlaubs- und Überstundenkonten müssen abgeglichen werden? Welche Mitarbeitergespräche stehen noch aus? Welche Fortbildungs- oder Gehaltspläne müssen fürs neue Jahr vorbereitet werden?
Vertrieb: Welche Kunden- und Auftragsdaten müssen aktualisiert werden? Gibt es offene Angebote oder Verträge, die ins neue Jahr übernommen werden?
Einkauf / Logistik: Welche Lieferantenrechnungen sind noch offen? Gibt es Bestände, die überprüft oder inventarisiert werden müssen?
IT / Systeme: Sind alle Daten gesichert? Welche Softwarelizenzen laufen aus? Gibt es Sicherheits- oder Wartungsaufgaben?
Geschäftsführung / Management: Welche strategischen Entscheidungen, Budgetpläne oder Forecasts müssen erstellt oder abgestimmt werden?

2. Ordne die Aufgaben in sinnvolle Kategorien

Damit deine Jahresend-Checkliste wirklich übersichtlich bleibt, solltest du die Aufgaben in klare Kategorien einteilen. So erkennen alle Beteiligten sofort, welche Aufgaben zu welchem Bereich gehören, welche Priorität sie haben und wer dafür zuständig ist.

Finanzen & Rechnungswesen: Hier gehören alle Aufgaben rund um Geldflüsse und Abschlüsse hin. Zum Beispiel Kontenabstimmungen, Belegerfassung, Inventur, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Budgetplanung sind wichtige Aufgaben.
Steuern & Recht: Dieser Bereich umfasst alle Aufgaben zu Fristen, Verträgen und rechtlichen Vorgaben. Prüfe Steuertermine, aktualisiere Verträge, stelle Compliance sicher und berücksichtige neue gesetzliche Regelungen, damit dein Unternehmen rechtlich abgesichert ins neue Jahr startet.
Personalwesen & Organisation: Alles, was Mitarbeiter betrifft, fällt hier hinein. Dazu gehören Mitarbeitergespräche, Urlaubs- und Überstundenabgleiche, Pflege der Personalakten sowie Gehalts- und Entwicklungsplanung.
IT & Sicherheit: Alle Aufgaben rund um Technik und Datensicherheit gehören hierher. Prüfe Backups, kontrolliere Softwarelizenzen, verwalte Zugriffsrechte, spiele Sicherheitsupdates ein und lösche alte Daten datenschutzkonform, um Systeme stabil und sicher zu halten.
Vertrieb & Marketing: Dieser Bereich umfasst Aufgaben, die Kunden, Umsätze und Kommunikation betreffen. Dazu zählen Jahresauswertungen, CRM-Datenpflege, Website-Checks sowie die Planung von Kampagnen und Content fürs neue Jahr.

3. Weise klare Verantwortlichkeiten zu

Ohne die Zuweisung von Verantwortlichkeiten kann schnell Verwirrung entstehen: Aufgaben werden doppelt erledigt, wichtige Punkte geraten in Vergessenheit oder verzögern sich unnötig.

Verantwortlicher: Bestimme genau, wer die Aufgabe übernimmt. Das kann eine einzelne Person oder ein Team sein. Je klarer die Zuweisung, desto geringer das Risiko von Missverständnissen.
Deadline: Lege fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Eine konkrete Frist sorgt dafür, dass alle rechtzeitig arbeiten und du den Gesamtprozess gut steuern kannst.
Rückmeldung/Dokumentation: Definiere, wie der Fortschritt dokumentiert wird. Das kann ein Ergebnisprotokoll, ein Eintrag im Projektmanagement-Tool oder eine kurze Rückmeldung an die verantwortliche Person sein. So behältst du jederzeit den Überblick und kannst später nachweisen, dass alle Schritte erledigt wurden.

Tipps zur Umsetzung:

Verwende farbliche Markierungen oder Statussymbole (z. B. offen, in Bearbeitung, erledigt), damit auf einen Blick ersichtlich ist, wo noch Handlungsbedarf besteht.
Trage Aufgaben in ein zentrales, digitales Tool ein, das alle Beteiligten einsehen können.
Überprüfe regelmäßig den Fortschritt, z. B. durch kurze Meetings oder Status-Updates, damit Aufgaben nicht übersehen werden.

4. Nutze digitale Tools

Digitale Tools können dir helfen, alle deine Aufgaben zentral zu erfassen, Verantwortlichkeiten klar zu verteilen, Fristen sichtbar zu machen und Fortschritte nachzuvollziehen. Besonders wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind, erleichtern digitale Lösungen die Zusammenarbeit enorm.

Geeignete Tools für deine Checkliste:

Excel / Google Sheets: Ideal für kleinere Teams oder schnelle Anpassungen. Du kannst Aufgaben sortieren, Verantwortliche eintragen, Deadlines setzen und Status markieren.
Trello: Aufgaben werden in Boards und Karten strukturiert. Verantwortlichkeiten, Fristen und Kommentare lassen sich einfach zuweisen und verfolgen.
Asana / Notion: Umfangreiche Projektplanung mit Checklisten, Fortschrittsanzeigen, Dokumentenanhang und Erinnerungen. Dies ist gut geeignet für Teams mit komplexen Prozessen.
Jira: Perfekt für größere Teams oder Projekte mit vielen Abhängigkeiten, z. B. IT- oder Entwicklungsprojekte.
ERP-Systeme: Integrierte Lösungen für Finanz-, Personal- oder Einkaufsprozesse, die Checklisten direkt mit bestehenden Unternehmensdaten verknüpfen.

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5. Optimiere die Checkliste jedes Jahr

Eine Jahresend-Checkliste sollte jedes Jahr weiterentwickelt werden. Nur so wird sie mit der Zeit immer effektiver und spart dir Aufwand, Zeit und Nerven.

So kannst du vorgehen:

Feedback sammeln: Sprich nach dem Jahresabschluss mit allen Beteiligten. Welche Aufgaben waren unklar? Wo gab es Engpässe oder Verzögerungen? Was hat gut funktioniert?
Erfahrungen dokumentieren: Notiere Verbesserungsvorschläge direkt in der Checkliste. So profitierst du im nächsten Jahr sofort von den Erkenntnissen.
Automatisierung prüfen: Überlege, welche Aufgaben sich digitalisieren oder automatisieren lassen, z. B. automatische Erinnerungen, standardisierte Reports oder digitale Freigabeprozesse.
Aufgaben anpassen: Prüfe, ob neue gesetzliche Anforderungen, Softwareänderungen oder interne Prozessänderungen Anpassungen in der Checkliste erfordern.

Fazit: Mit einer Jahresabschluss-Checkliste stressfrei ins neue Jahr starten

Eine sorgfältig erstellte Jahresabschluss-Checkliste hilft dir, alle Aufgaben im Blick zu behalten, Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen und Fehler frühzeitig zu vermeiden. Sie spart Zeit, Nerven und sorgt dafür, dass dein Unternehmen gut vorbereitet ins neue Jahr starten kann.
Indem du die Checkliste regelmäßig aktualisierst und deine Prozesse optimierst, kann sie jedes Jahr noch wertvoller werden und deinen Jahresabschluss in einen planbaren, strukturierten Prozess verwandeln.

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