Code of Conduct: Warum Unternehmen davon profitieren
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Gleichberechtigung, nachhaltiges Arbeiten oder Lieferantengeschäfte: Im Arbeitsalltag gibt es immer wieder Situationen, die besondere Regeln erfordern. Ein Code of Conduct kann deinen Mitarbeitenden den Umgang damit erleichtern. Doch gibt es nicht schon genug Richtlinien? Wir erklären, warum der Verhaltenskodex für Unternehmen alles andere als ein starrer Regelkatalog ist und wie du und dein Team davon profitieren können.
Was ist ein Code of Conduct?
Der Code of Conduct ist eine Definition der Haltung und Werte eines Unternehmens. Er regelt die tägliche Zusammenarbeit, den Umgang mit Diskriminierung, Nachhaltigkeit, Rassismus, Umweltschutz, Lieferketten und vielen anderen Themen, die ethische, rechtliche und soziale Komponenten aufweisen.
Ein Code of Conduct, auf Deutsch Verhaltenskodex, fasst alle Richtlinien, die ein Betrieb zu seinen Werten und entsprechenden erwünschten – wie auch unerwünschten – Verhaltensweisen aufstellt, zusammen. Somit bietet er eine klare Anleitung für alle Mitarbeitenden: Sie wissen genau, welches Verhalten nicht toleriert wird und wie sie in schwierigen Situationen handeln müssen.
Klassischerweise nehmen Firmen Standards für verschiedene wichtige Themen auf:
Richtlinien für die individuelle Arbeitsweise:
- Schutz der Gesundheit und Arbeitssicherheit gewährleisten
- Wahrung des Datenschutzes
- Schutz von geistigem Eigentum sowie Betriebsgeheimnissen
- Gewährleistung der IT-Sicherheit
- sorgsamer Umgang mit Firmeneigentum
- Vermeidung von Interessenkonflikten
Verantwortungsvoller Umgang miteinander sowie gegenüber Gesellschaft und Umwelt
- Achtung der Menschenrechte, Verbot von Kinderarbeit und Zwangsarbeit
- Gleichstellung und Chancengleichheit, Diskriminierung untersagen
- partnerschaftlicher und respektvoller Umgang im Team
- ökologisch nachhaltiges Handeln und schonender Umgang mit Ressourcen
- gesellschaftliches Engagement und Förderung wohltätiger Maßnahmen (z. B. Spenden und Sponsoring)
- verantwortungsvoller Umgang mit Kundschaft, Partnern und staatlichen Institutionen
- Verbot von Korruption (u. a. in Form von Geschenken und Einladungen)
- Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
Zusammenarbeit mit Behörden gemäß geltenden Vorgaben
- Einhaltung von Wettbewerbs- und Kartellgesetzen
- korrekte Finanzberichterstattung und Buchhaltung
- Untersagen von Insiderhandel
- Richtlinien für Marketing und Kommunikation
- Befolgung von Import- und Exportbestimmungen
- Sicherstellung von Produktqualität und -sicherheit
- Regelungen für politische Aktivitäten und Lobbyarbeit
Wie genau der Code of Conduct deines Unternehmens aussieht, richtet sich nach den Wertevorstellungen, die du und deine Mitarbeitenden vertreten wollen und wie ihr im Alltag miteinander umgehen möchtet. Allerdings sind auch die Branche und Zusammenarbeit mit externen Parteien relevant.
Braucht ein Unternehmen einen Verhaltenskodex?
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, die dich dazu verpflichten, einen Code of Conduct einzuführen. Die Erstellung ist freiwillig und auch die Ausführung ist damit jedem Unternehmen selbst überlassen.
Größere Firmen, die in internationalen Teams arbeiten und mit verschiedenen Stakeholdern Geschäftsbeziehungen unterhalten, profitieren in der Regel von einem Wertekatalog.
Ein Code of Conduct ist jedoch auch eine gute Idee für kleine und mittelständische Unternehmen. In KMUs schafft er – ebenso wie in Multinationalen – eine solide Grundlage für verantwortungsbewusstes Handeln, stärkt das Unternehmen langfristig und verbessert sowohl die internen Prozesse als auch das externe Ansehen.
Alles, was im folgenden Kapitel über die Vorteile eines Verhaltenskodex zu lesen ist, gilt für kleine, mittlere und große Unternehmen in gleichem Maße.
Der Unterschied zwischen Code of Conduct und Deutschem Corporate Governance Codex
Seit 2022 gilt die aktuelle Fassung des Deutschen Corporate Governance Codex. Er stellt einen Leitfaden mit Standards für gute Unternehmensführung dar und beinhaltet auch gesetzliche Vorschriften.
Er gilt allerdings ausschließlich für börsennotierte Unternehmen und ist kein rechtlich bindendes Dokument, sondern die Annahme des Kodex drückt die „Selbstverpflichtung der Wirtschaft zu guter Corporate Governance“ aus. Der Kodex wurde von einer Regierungskommission erlassen und legt Unternehmen nahe, sich mit den Richtlinien auseinanderzusetzen.
Welche Vorteile hat ein Code of Conduct?
Gesellschaft funktioniert nur durch gemeinsame Werte, die das Zusammenleben regeln. Das ist in einem Unternehmen nicht anders. Wie an Zielen und Projekten gearbeitet wird, entscheidet auch über den Erfolg. Diese Vorteile bietet der Verhaltenskodex:
Teamzusammenhalt
Wo Menschen zusammenarbeiten, gibt es immer wieder Themen, die die Zusammenarbeit beeinflussen – Sicherheit, Haltung und Ethik sind dabei genauso relevant wie die Vorbeugung von Korruption.
Stehen alle Mitarbeitenden hinter den gleichen Regeln zum Umgang damit, fördert das den Zusammenhalt im Team und das Vertrauen untereinander. Das gilt über alle Ebenen hinweg – vom Management bis zur Putzkraft.
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Transparenz und Sicherheit
Gemeinsame Werte zu definieren und genau zu wissen, wie man miteinander umgehen möchte, sorgt für Klarheit. Alle wissen, wie sie sich zu verhalten haben und wann gegen die gemeinsamen Regeln verstoßen wird. Das gibt Mitarbeitenden auch die Sicherheit, dass sie an ihrem Arbeitsplatz bestimmte Verhaltensweisen nicht erwarten und schon gar nicht akzeptieren müssen.
Gerade marginalisierte Gruppen fühlen sich somit wohler und sicherer. Zusätzlich ermutigt die schriftliche Grundlage dein Team auch dazu, Verantwortung zu übernehmen und Verstöße anzusprechen.
Mitarbeitenden-Bindung
Mitarbeitende sollen sich langfristig in deinem Unternehmen wohlfühlen und Karriere machen – dafür musst du die richtigen Rahmenbedingungen schaffen. Identifizieren sie sich mit der Unternehmenskultur, wie sie im Code of Conduct beschrieben ist, kann das einer der Gründe sein, warum sie dir lange die Treue halten und zu deinen Brand Ambassadors werden.
Diversität
Ein Unternehmen, das dafür sorgt, dass sich die unterschiedlichsten Menschen wohlfühlen können – ganz unabhängig von ihrer Hautfarbe, Religion, Genderidentität oder Nationalität –, ist attraktiv. Auch dafür gilt der Verhaltenskodex als Grundlage.
Zusammenarbeit mit Externen
Der Verhaltenskodex ist nicht nur für die Mitarbeitenden und das eigene Team wichtig, sondern hat auch Strahlkraft für die Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten.
Vertritt man dieselben Werte, sorgt das für mehr Vertrauen, Sympathie und ein besseres Geschäftsverhältnis. Kaufinteressenten hilft der Code of Conduct dabei, sich für dein Unternehmen zu entscheiden.
Schutz vor rechtlichen Fehltritten
Sind Themen wie Korruption oder Datenschutz im Code of Conduct verankert, hilft das dabei, rechtliche Verstöße zu verhindern. Zwar sollte die Rechtslage vor allem Mitarbeitenden klar sein, die in entsprechenden Positionen arbeiten, dennoch kann eine zusätzliche Regelung die Sensibilität dafür erhöhen.
Employer Branding
Ein Unternehmen, das seine Werte definiert und zeigen kann, dass diese gelebt werden, steigert auch seine Attraktivität für potenzielle neue Mitarbeitende. Ein guter Code of Conduct vermittelt: Wir übernehmen Verantwortung – füreinander, aber auch für gesellschaftliche Werte.
Wenn schon im Hiring-Prozess darüber gesprochen wird, ist das ein gutes Signal für die Personen, die sich bewerben. Denn sie bekommen schon vor Eintritt ins Unternehmen die Gelegenheit, herauszufinden, ob sie sich mit den Werten identifizieren können. Andersherum ist es für dich und deine Mitarbeitenden deutlich einfacher, herauszufinden, ob Bewerber auch ein Cultural Fit sind.
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So erstellst du einen Code of Conduct – eine Anleitung
Unter den Suchbegriffen „Verhaltenskodex Vorlage“ oder „Code of Conduct Vorlage“ findest du zahlreiche Hilfen im Netz. Grundsätzlich solltest du aber keine Vorlage eins zu eins übernehmen, sondern den Kodex individuell an deine Unternehmenskultur anpassen. So geht’s:
1. Bring alle an einen Tisch
In der Regel wird die Erstellung federführend von Mitarbeitenden aus dem Personalbereich übernommen. Es ist jedoch unerlässlich, dass Personen aus möglichst allen Bereichen an der Erstellung teilhaben. Denn nur wenn über alle Ebenen hinweg an dem Kodex gearbeitet wird, stellst du sicher, dass sich alle Teammitglieder mit den definierten Regeln identifizieren und sie leben möchten.
Ebenfalls spannend: Effizienz im HR-Bereich: Methoden und Metriken für den Erfolg
2. Definiere die Werte des Code of Conduct
Schreibe nieder, welche Inhalte für euch wichtig sind. Behalte dabei die Unternehmensziele und Strategien im Blick. Es wird daraus resultierend Themen geben, die für deine Branche essenziell sind, und Bereiche, die du nicht abdecken musst. Führe vielleicht vorher eine Umfrage unter den Mitarbeitenden durch, um einen Eindruck davon zu gewinnen, welche Themen ihnen auf dem Herzen liegen.
Auch eine Risikoanalyse kann Input dafür liefern, was dein Unternehmen im Code of Conduct festlegen sollte – gerade in Bezug auf Korruption und Datenschutz.
3. Ausformulieren
Bei der Ausformulierung der einzelnen Regeln, Grenzen und auch Konsequenzen bei Verstößen muss vieles bedacht werden – oftmals kann es helfen, erfahrene externe Fachleute dafür ins Boot zu holen. Wichtig ist vor allem die Verständlichkeit – wirklich alle Mitarbeitenden sollen verstehen, worum es geht. Involviere den Bereich Unternehmenskommunikation und nutze die Expertise der Profis.
Sie wissen genau, wie Themen kommuniziert werden müssen, um alle Betroffenen zu erreichen. Halte Formulierungen klar und einfach: Lange Schachtelsätze schrecken ab. Stelle sicher, dass der Code of Conduct ggf. auch in andere Sprachen, zumindest aber ins Englische, übersetzt wird.
Tipp: Deine Mitarbeitenden können den Verhaltenskodex besser anwenden, wenn du Hilfestellungen einbaust. Das können z. B. Fragen sein, die sie sich stellen sollen, wenn sie unsicher sind, ob ein Verstoß vorliegt.
4. Rechtlich prüfen lassen
Zwar ist der Code of Conduct nicht gesetzlich vorgeschrieben, dennoch behandelst du auch rechtliche Themen und definierst Konsequenzen. Deshalb ist es sinnvoll, den entstandenen Text von einer juristischen Fachkraft prüfen zu lassen.
5. Präsentieren und zugänglich machen
Nutze eine Betriebsversammlung oder ein Meeting, um die Ergebnisse zu präsentieren. Die Mitarbeitenden sollten die Möglichkeit bekommen, Fragen zu stellen. Teile ihnen außerdem mit, an wen sie sich im Alltag wenden können, wenn Unklarheiten entstehen oder sie Verstöße melden möchten.
Darüber hinaus solltest du den Text im Betrieb aushängen oder im Intranet oder einem Compliance Management System allen zugänglich machen. Im Anschluss an die Präsentation sollten alle Mitarbeitenden unterschreiben, dass sie den Code of Conduct einhalten.
Gut zu wissen: Ob du den Kodex auch öffentlich teilst, bleibt dir überlassen – es gibt auch hier keine Pflicht. Im Sinne des Employer Brandings und der Akquise von Partnern und Kundschaft kann es allerdings sinnvoll sein, den Code of Conduct online zu stellen.
6. Schulen und leben
Den Code of Conduct zu definieren, ist nur die halbe Miete. Jetzt kommt der herausfordernde Teil: Der Verhaltenskodex muss Anwendung finden und gelebt werden. Führe Schulungen für alle Mitarbeitenden, mindestens aber für Führungskräfte, durch. Am besten mit praktischen Beispielen, in denen vermittelt wird, wie die Umsetzung im Alltag aussieht.
Achte darauf, dass nicht alle Punkte des Codes für alle Mitarbeitenden in gleichem Maße gelten. Wer beispielsweise mit sensiblen Daten arbeitet, sollte in der Schulung entsprechende Informationen zum Datenschutz bekommen – diese sind für alle anderen nicht so relevant.
Mit viel Energie zu starten und dann nachzulassen, ist im Übrigen kein Gewinn. Schulungen sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden und gerade bei neuen Mitarbeitenden auch Bestandteil des Onboardings sein.
Besonders wichtig ist, dass die Geschäftsführung den Code of Conduct vorlebt. Sie hat eine Vorbildfunktion und damit hat ihr ethisches, moralisches und rechtliches Handeln Strahlkraft über das gesamte Unternehmen hinweg – und auch extern.
7. Aktualisieren und hinterfragen
Genauso wie sich dein Unternehmen und Ziele ändern, ist auch der Code of Conduct ein veränderliches Dokument. Hol dir Feedback zur Umsetzung von den Mitarbeitenden ein. Füge ggf. Dinge hinzu oder nimm Punkte, die irrelevant geworden sind, wieder raus. Mindestens einmal jährlich solltest du den Kodex prüfen und falls nötig anpassen.
Code of Conduct – Muster und Beispiele
Unter den folgenden Links findest du Vorlagen für deinen Verhaltenskodex oder kannst dich zumindest von den Inhalten inspirieren lassen.
Große Unternehmen:
· Bosch
Mittelständler:
· Hoffmann Maschinen- und Apparatebau GmbH
Mustertexte und Hilfen:
· Verhaltenskodex für den Umgang mit Lieferanten – Bayerisches Landesamt für Umwelt
· Muster Code of Conduct – IHK Darmstadt Rhein-Main-Neckar[A1]
Sind Codes of Conduct rechtlich bindend?
Beim internen Verhaltenskodex deines Unternehmens handelt es sich nicht um ein rechtlich bindendes Dokument. Verstöße gegen die Richtlinien aus dem Kodex können also mehrheitlich nicht juristisch bestraft werden. Eine Ausnahme gibt es jedoch: Alle Themenfelder, die juristisch relevant sind, wie z. B. sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz oder auch Korruption, können sehr wohl zur Anzeige gebracht werden.
Allerdings werden sie auch erst dann relevant für die Strafverfolgung. Dass gegen den unternehmensinternen Code of Conduct verstoßen wurde, ist für die Strafverfolgungsbehörden nicht von Interesse.
Was passiert bei Verstößen gegen den Code of Conduct?
Wie ein Verstoß sanktioniert wird, legt ein Betrieb selbst fest. Die Ahndungen und Konsequenzen müssen aber zwingend Teil des Schriftstückes sein, damit Partner und Mitarbeitende genau wissen, was bei Verstößen droht.
Hält ein Arbeitnehmer lediglich Verhaltensrichtlinien nicht ein, ist eine Kündigung arbeitsrechtlich nicht gerechtfertigt. Anders verhält es sich, wenn es sich zudem um Gesetzesverstöße oder Vertragsverletzungen handelt. Dann sind Abmahnungen oder die Auflösung des Arbeitsverhältnisses möglich.
Was sind Grenzen des Code of Conduct?
Es gibt Bereiche, die zwar im Code of Conduct definiert werden können, bei denen Unternehmen allerdings übers Ziel hinausschießen. Ein typisches Beispiel sind Liebesbeziehungen zwischen Mitarbeitenden.
Es gibt viele Gründe, aus denen Arbeitgeber diese unterbinden möchten – eine Praxis, die vor allem aus den USA bekannt ist. Allerdings ist ein so weitreichender Eingriff in das Privatleben in Deutschland nicht zulässig. Private Partnerschaften gehen das Unternehmen nichts an.
Wann sollte ein Unternehmen einen Code of Conduct erstellen?
Oftmals wird ein Verhaltenskodex erst dann erstellt, wenn ein Unternehmen wächst. Vor allem die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder die Einstellung internationaler Teammitglieder kann Anlass sein. Tatsächlich profitiert ein Unternehmen aber auch schon deutlich früher von einem Code of Conduct.
Denn auch wenn es nur wenige Mitarbeitende gibt, kann es immer wieder zu Situationen kommen, in denen ein Regelkatalog mit klaren Richtlinien eine echte Erleichterung sein kann. Auch im Sinne des Teambuildings und der Transparenz sowie des Employer Brandings lohnt es sich, schon früh einen Code of Conduct zu definieren.
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