Effizienz im HR-Bereich: Methoden und Metriken für den Erfolg

18. Juli 2024
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Effizientes HR-Management: Vorgesetzte führt Gespräch mit drei jungen Mitarbeitenden an einem Konferenztisch

Die Personalabteilung ist das Herzstück vieler erfolgreicher Unternehmen. Doch während viele Unternehmen der Effektivität (d. h. dem Erreichen der gewünschten Ziele) des Personalmanagements große Bedeutung beimessen, wird die Effizienz (d. h. die Einsparung von Ressourcen) häufig vernachlässigt.

Diese Abstriche können jedoch teuer werden, denn ein ineffizientes HR-Team bedeutet Ressourcenverschwendung und verpasste Chancen. Was wäre, wenn man die gleichen beeindruckenden Ergebnisse in der Hälfte der Zeit und zu einem Bruchteil der Kosten erzielen könnte? Genau darum geht es in diesem Beitrag.

Im Folgenden erfährst du, was HR-Effizienz ist, warum sie heute so wichtig ist und welche Effizienzmetriken jedes HR-Team verfolgen sollte.

Wer über die Ergebnisse deiner HR-Strategie nachdenkt, sollte die folgenden drei Fragen berücksichtigen:

Wie effektiv ist unser HR-Programm? (z. B. Inwieweit liefern wir die gewünschten Ergebnisse?)
Wie effektiv sind unsere Mitarbeitenden? (z. B. Ermöglichen wir es ihnen, ihre bestmögliche Leistung zu erbringen?)
Wie effizient ist unsere HR-Strategie? (z. B. Nutzen wir unsere verfügbaren Ressourcen optimal? Gibt es Bereiche, in denen wir mit weniger Zeit- und/oder Geldaufwand die gleichen oder besseren Ergebnisse erzielen könnten?)

HR-Effizienz misst, wie gut du verfügbare Zeit, Budget, Technologie und Personal managst, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Ein effizientes HR-Team kann jede HR-Aufgabe schnell und mit minimalen Kosten ausführen.

Natürlich ist Effizienz nicht das wichtigste Maß für eine Strategie. Wenn die Aufgaben des Personalmanagements nicht auch effektiv erledigt werden, spielt es keine Rolle, wie schnell und kostengünstig du sie umsetzen kannst. Auch interessant: Mitarbeiterführung: Warum Fortbildung die Effizienz steigert

Was ist der beste Ausgangspunkt für die Verbesserung der Effizienz der Personalabteilung? Hier sind 6 Vorschläge für Methoden und Metriken, um ein schlankes und effizientes HR-Programm aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

1. Beginne mit einem festen Ziel vor Augen

Bevor du deine HR-Effizienz messen kannst, musst du verstehen, was dein Personalmanagement überhaupt erreichen soll.

Ist die Personalabteilung zum Beispiel effizient, wenn sie in diesem Monat 100 Bewerbungen bearbeitet hat? Die Antwort hängt von den Prioritäten ab.

Willst du deinen Talentpool erweitern?

Sind 200 Bewerbungen zu viel oder zu wenig?

Suchst du aktiv nach neuen Mitarbeitenden? Oder solltest du dich eher darauf konzentrieren, die vorhandenen Talente weiterzuentwickeln?

Um deine Effizienz zu messen, musst du deine wichtigsten Geschäftsziele überprüfen und herausfinden, wie das HR-Team zu diesen Zielen beitragen kann.

2. Erstelle eine Roadmap für die Personalarbeit

Nachdem du deine wichtigsten HR-Ziele überprüft hast, ist es an der Zeit, die Mitarbeiterreise zu überprüfen. Die Mitarbeiterreise umfasst die Interaktionen zwischen deinem Unternehmen und deinen Mitarbeitenden vom ersten Kontakt bis zum Austrittsgespräch und darüber hinaus.

Für jede Phase der Reise solltest du die einzelnen Schritte, die geschätzten Kosten pro Kandidat und die Zeit, die jeder Schritt in Anspruch nimmt, aufzeichnen.

3. Bestimme deine Effizienzmetriken

Ab diesem Punkt sollte es relativ einfach sein, die wichtigsten Metriken zur Verfolgung der Effizienz deiner HR-Funktion zu identifizieren. Zum Beispiel:

Punkt der Mitarbeiterreise	HR-Metriken
Kandidatensuche	Anzahl der Gesamtbewerbungen
	Anzahl der Bewerbungen auf der Longlist
	Zeit bis zur Einstellung
	Kosten pro Einstellung

Weitere Beispiele für wichtige HR-Effizienzmetriken sind:

- Rekrutierungskosten insgesamt

- Zeit bis zur Einarbeitung

- Zeit bis zur vollen Produktivität

- Weiterbildungskosten pro Mitarbeiter

- Schulungszeit pro Mitarbeiter

- Fluktuationsrate

- Fluktuationskosten

- Umsatz pro Mitarbeiter

usw.

Da der Schwerpunkt hier auf der Effizienz und nicht auf der Effektivität liegt, beschränke dich auf Kennzahlen, die a) quantitativ und b) kosten- und zeitbezogen sind.

Natürlich sind Effektivitätskennzahlen (wie z.B. die Zufriedenheit der einstellenden Manager oder das Verhältnis von Bewerbungen zu angenommenen Longlist-Kandidaten) genauso wichtig.

4. Identifiziere Möglichkeiten zur Reduzierung von Aufgaben

Bevor du versuchst, die Effizienz jeder einzelnen Aufgabe zu verbessern, suche nach Aufgaben, die du streichen kannst.

Müssen Stellenanzeigen auf allen Kanälen geschaltet werden oder kann man sich auf die drei effektivsten beschränken?

Müssen zwei persönliche Vorstellungsrunden durchgeführt werden oder reicht eine Videokonferenz für die erste Runde?

5. Suche nach Möglichkeiten zur Automatisierung

Oft hinkt die Personalabteilung anderen Bereichen hinterher, wenn es um Automatisierung geht. Automatisierung könnte die Antwort sein, um die Effizienz der Abteilung zu steigern.

Zu den Aspekten, die von Automatisierung profitieren können, gehören:

- Kürzere Zeit bis zur Einstellung durch automatisierte Stellenausschreibungen und Bewerberbetreuung.

- Automatisierte Onboarding-Prozesse, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende einen guten ersten Eindruck macht

- Automatisierte Terminplanung, z. B. für Mitarbeitergespräche

- KI-gestützte HR-Chatbots zur Beantwortung häufig gestellter Fragen und zur Erstellung von Support-Tickets

- Automatisierte interne Kommunikation, damit die Mitarbeitenden die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten.

6. Finde Möglichkeiten für Self-Service

Heute erwarten Mitarbeiter auch im Arbeitsumfeld eine benutzerfreundliche digitale Erfahrung. Viele HR-Teams verlassen sich noch auf veraltete Systeme.

Suchen also nach Möglichkeiten, deine Mitarbeitenden mit Self-Service-HR zu befähigen.

Beispielsweise:

- Erstelle eine HR-Wissensdatenbank, sodass Mitarbeitende Informationen über interne Prozesse und HR-Richtlinien selbst abrufen können
- Ermögliche es den Mitarbeitenden, ihre persönlichen Daten zu aktualisieren oder auf ihre Gehaltsabrechnungen zuzugreifen
- Verschiebe die Urlaubsbuchung in einen Selbstbedienungskalender
- Ergänze bestehende HR-Systeme um eine Mitarbeitererfahrungsplattform, um sie benutzerfreundlicher und schneller zugänglich zu machen

Die Kombination von Effektivität und Effizienz im Personalmanagement ist unerlässlich. Durch die Optimierung deiner HR-Prozesse kannst du nicht nur die besten Talente gewinnen, sondern dies auch schneller und kostengünstiger tun. Indem du Effizienz und Effektivität harmonisch miteinander verbindest, schaffst du ein Personalteam, das nicht nur reibungslos funktioniert, sondern auch einen nachhaltigen Mehrwert für dein Unternehmen schafft.