Immobilien-Besichtigungen optimal planen & Kunden überzeugen

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Maklerin zeigt einem Paar auf einem Besichtigungstermin eine Immobilie und die Umgebung.
Besichtigungen sind ein wichtiger Schritt, wenn du eine Immobilie verkaufen oder vermieten möchtest. Sie geben deinen Interessenten die Chance, sich ein genaues Bild von einer Immobilie zu machen und prägen den ersten Eindruck. Doch ohne eine gute Planung können Termine schnell stressig und zeitaufwendig werden.
In diesem Beitrag erfährst du, wie du deine Besichtigungstermine effizient vorbereitest, Zeit sparen und deine Immobilie im bestmöglich präsentieren kannst.

So planst du erfolgreiche Besichtigungstermine Schritt für Schritt


Besichtigungen sind entscheidend für den ersten Eindruck deiner Immobilie. Die folgenden Schritte sollen dir bei einer guten Vorbereitung helfen:

1. Vorbereitung der Besichtigung


Eine gute Vorbereitung ist das A und O, damit deine Besichtigung professionell und erfolgreich verläuft. Sie hilft dir, die Immobilie im besten Licht zu präsentieren, Fragen souverän zu beantworten und potenzielle Käufer oder Mieter gezielt zu überzeugen.

1.1 Termine gut planen

Plane die Besichtigung sorgfältig, um Stress für dich und die Interessenten zu vermeiden. Überlege, ob Einzeltermine oder Gruppenbesichtigungen sinnvoll sind und wie viel Zeit du pro Termin einplanst.
Bleibe vor der Besichtigung erreichbar, vermeide Terminkonflikte und sei pünktlich.

1.2 Für Sauberkeit sorgen

Sauberkeit ist entscheidend für den ersten Eindruck. Sorge dafür, dass Hausflur, Böden, Möbel, Fenster und Badezimmer in einem gepflegten Zustand sind. Auch ein ordentlicher Außenbereich, ein frisch gemähter Rasen oder geschnittene Hecken hinterlassen einen professionellen Eindruck.

1.3 Attraktives Ambiente schaffen

Zudem kannst du dir überlegen, wie du die Räume besonders ansprechend gestalten kannst. Beispielsweise solltest du darauf achten zu lüften, eine angenehme Beleuchtung einzusetzen und kleine Mängel auszubessern.

1.4 Die Immobilie gut kennen und systematisch präsentieren

Je besser du die Immobilie kennst, desto selbstbewusster kannst du auf Fragen reagieren. Bereite dich darauf vor, die Immobilie systematisch zu präsentieren: Beginne bei den Wohnräumen, zeige dann Keller, Tiefgarage und Dachboden und schließe mit der Nachbarschaft und der Umgebung ab. So können deine Interessenten alle wichtigen Bereiche sehen und einen guten Gesamtüberblick bekommen.

Wichtige Fakten, die du dabei parat haben solltest:
  • Wohnfläche und Anzahl der Räume
  • Baujahr und Zustand des Gebäudes
  • Renovationen und Sanierungen
  • Ausstattung, Heizung, Nebenkosten
  • Parkmöglichkeiten, Keller- oder Abstellräume
  • Besondere Eigenschaften oder mögliche Mängel

1.5 Auf unangenehme Fragen vorbereiten

Interessenten stellen oft kritische Fragen. Bereite dich darauf vor, diese ehrlich zu beantworten. Transparenz schafft Vertrauen. Gleichzeitig kannst du mögliche Nachteile sachlich erläutern und durch positive Aspekte ausgleichen.

Tipp: Überlege dir bereits vorher die positivsten Aspekte deiner Immobilie, die du nennen kannst, um eventuelle Nachteile auszugleichen.

2. Was du zur Besichtigung mitbringen solltest


Wenn du gut vorbereitet zu deinem Termin gehst, kannst du flexibel auf Fragen reagieren und einen professionellen Eindruck hinterlassen. Deshalb lohnt es sich, folgende Dinge dabeizuhaben:

  • Energieausweis: Er zeigt Interessenten, wie energieeffizient dein Haus oder deine Wohnung ist.

  • Fragebögen zur Mieterselbstauskunft: Falls du Mieterinformationen bereits im Vorfeld sammeln möchtest.

  • Schlüssel: Für alle Räume, die zur Immobilie gehören, z. B. Keller, Waschkeller, Fahrradraum oder Garage.

  • Notizblock und Visitenkarten: So kannst du Fragen notieren und Interessenten unkompliziert deine Kontaktdaten geben.

  • Messstab oder Maßband: Praktisch, falls Interessenten die Raummaße selbst überprüfen oder Möbel planen möchten.

Informiere deine Interessenten, was sie mitbringen sollten


Damit die Besichtigung effizient verläuft, ist es sinnvoll, den Interessenten vorab mitzuteilen, welche Unterlagen sie vorbereiten sollten:

  • Personalausweis: Dient der Identifikation und zeigt dein ernsthaftes Interesse.
  • Selbstauskunft: Enthält Name, Adresse, Geburtsdatum, Anzahl der einziehenden Personen, Arbeitgeber, Arbeitsverhältnis und Einkommen. Bei Selbständigen kann der letzte Steuerbescheid vorgelegt werden.
  • SCHUFA-Auskunft: Verifiziert die Zahlungsfähigkeit und gibt Sicherheit für beide Seiten.
  • Bürgschaft: Falls regelmäßige Einnahmen fehlen (z. B. Student), kann ein Bürge die Miete absichern.
  • Empfehlungsschreiben oder Kontoauszüge: Zeigen ein gutes Mietverhältnis und finanzielle Zuverlässigkeit.

3. Die richtige Tageszeit wählen

Die Tageszeit hat einen großen Einfluss auf den Eindruck, den Interessenten gewinnen. Helle Räume wirken freundlich und einladend, dunkle Räume eher kühl und ungemütlich.
Am besten eignen sich Termine am Vormittag bis frühen Nachmittag, wenn das Tageslicht optimal ist. Für Berufstätige kannst du auch Termine nach Feierabend anbieten. Späte Abendtermine solltest du vermeiden, da Räume dann oft dunkel wirken und weniger attraktiv erscheinen.

4. Einzeltermine oder kleine Gruppen?

Du hast verschiedene Möglichkeiten, deine Besichtigungstermine zu gestalten. Einzeltermine können dabei viele Vorteile haben. So kannst du persönlich auf jeden Interessenten eingehen, Fragen gezielt beantworten und auf individuelle Wünsche eingehen.
Auch kleine Gruppen mit 3-4 Personen können funktionieren, wenn genug Platz vorhanden ist und du den Ablauf gut strukturierst. Achte darauf, dass jede Person genügend Aufmerksamkeit bekommt, sonst kann die Besichtigung schnell unübersichtlich werden.

5. Interessenten vorher kennenlernen


Nicht jeder Besucher ist ernsthaft interessiert. Deshalb lohnt es sich, schon vorher ein paar Informationen einzuholen. So kannst du deine Zeit besser investieren und dich auf die passenden Interessenten konzentrieren:

  • Wird die Immobilie zur Eigennutzung oder als Investition gesucht?
  • Ist die Finanzierung schon gesichert?
  • Welche Kriterien sind besonders wichtig (z. B. Lage, Größe, Ausstattung)?

  • Wann möchten die Interessenten einziehen oder übernehmen?

  • Gibt es besondere Anforderungen, z. B. barrierefreie Räume oder Haustiere?

  • Wie lange planen die Interessenten, in der Immobilie zu bleiben?


    • Tipp:     Je mehr du im Vorfeld über die Wünsche der Interessenten weißt, desto gezielter kannst du die Besichtigung gestalten und die passenden Argumente hervorheben.


6. Nachbereitung der Besichtigung

Die Besichtigung ist erst vorbei, wenn du die Nachbereitung abgeschlossen hast. Bereits mit einer kurzen Nachfrage kannst du einen positiven Eindruck hinterlassen:

  • Freundliche E-Mail senden: Fasse die wichtigsten Infos zur Immobilie zusammen und bedanke dich für das Interesse.

  • Kurzes Telefonat: Kläre offene Fragen direkt und zeige, dass du erreichbar bist.

  • Feedback einholen: So erfährst du, was Interessenten wichtig ist und kannst besser auf ihre Wünsche eingehen.

  • Eventuelle Unterlagen einholen: Wenn Dokumente oder Nachweise während der Besichtigung gefehlt haben, bitte freundlich um eine Nachreichung.

  • Weitere Besichtigungstermine anbieten: Gib Interessenten die Möglichkeit für ein zweites Mal, um Details zu prüfen oder die Umgebung genauer anzusehen.


Auf diese Weise rufst du die Immobilie noch einmal ins Gedächtnis und unterstützt die Entscheidungsfindung deiner Kunden.

7. Digitale Tools nutzen

Die folgenden digitalen Lösungen können die Organisation deiner Besichtigungen deutlich einfacher machen:

  • Terminplanungstools: Mit Terminplanungstools kannst du freie Zeitfenster unkompliziert anzeigen und Buchungen automatisch bestätigen.

Hilfreiche Tools entdecken: Schau gerne auf unserem SELLWERK Marktplatz vorbei. Unter dem Stichwort „Terminplanung“ in der Suchleiste findest du hilfreiche Tools, die deine Besichtigungen noch einfacher planen lassen.

  • Digitale Checklisten: So vergisst du während der Besichtigung keine wichtigen Punkte.

  • 360°-Rundgänge & virtuelle Besichtigungen: Interessenten können sich die Immobilie vorab anschauen, wodurch die Termine effizienter und gut vorbereitet ablaufen.


Wichtige Fragen, auf die du vorbereitet sein solltest

Während der Besichtigung möchten Interessenten möglichst viele Informationen direkt bekommen. Daher ist es wichtig, dass du gut vorbereitet bist und die Fragen deiner Kunden kompetent beantworten kannst:

  • Größe und Räume: Wie viele Räume und Quadratmeter hat die Immobilie?
  • Zubehör und Nebengebäude: Welche Räume oder Flächen gehören dazu, z. B. Keller, Garage, Stellplatz?
  • Baujahr und Zustand: Wann wurde das Gebäude gebaut? Welche Renovierungen oder Sanierungen wurden zuletzt durchgeführt?
  • Heizung und Nebenkosten: Welche Heizungsart ist vorhanden und wie hoch fallen die Kosten aus?
  • Mietkaution: Wie hoch ist sie bzw. welche Vorauszahlungen sind nötig?
  • Schall- und Nachbarschaft: Wie hellhörig ist das Objekt und wie ist die Umgebung?
  • Hausordnung und Regeln: Gibt es Pflichten oder Einschränkungen für Mieter oder Käufer?
  • Haustiere: Sind Tiere erlaubt?
  • Mängel: Gibt es bekannte Schäden oder Besonderheiten, die beachtet werden sollten?
  • Parkmöglichkeiten: Welche Optionen gibt es vor Ort oder in der Nähe?
  • Öffentliche Verkehrsmittel: Wie gut ist die Anbindung?
  • Einkaufsmöglichkeiten und Infrastruktur: Wo sind Supermärkte, Schulen oder Ärzte in der Nähe?

Wenn du auf diese Fragen vorbereitet bist, kannst du Interessenten kompetent beraten und ihre Entscheidungsfindung wesentlich erleichtern.


Fazit: Mit guter Vorbereitung zum erfolgreichen Besichtigungstermin

Besichtigungstermine sind eine wichtige Möglichkeit, die Immobilie im besten Licht zu präsentieren und Vertrauen bei Interessenten aufzubauen. Eine sorgfältige Vorbereitung, alle relevanten Unterlagen, ein durchdachter Ablauf und ein professionelles Nachfassen sorgen dafür, dass deine Termine reibungslos verlaufen. Wenn du organisiert, freundlich und gut informiert auftrittst, hinterlässt einen positiven Eindruck und kannst die Chancen auf einen schnellen Verkauf oder eine erfolgreiche Vermietung deutlich steigern.

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