Zeiterfassung im Unternehmen: 5 beliebte Tools im Überblick

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Zeiterfassung im Unternehmen: Unternehmerin arbeitet im Home-Office und schaut auf ihre Armbanduhr.
Zeiterfassung kann deinen Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Du behältst Arbeitszeiten im Blick, siehst, wie viel Zeit in Projekte und Aufgaben fließt, und kannst produktiver arbeiten. Besonders bei Homeoffice, Remote-Arbeit oder flexiblen Arbeitszeiten ist ein digitales Zeiterfassungssystem sehr praktisch. In diesem Artikel zeigen wir dir die fünf beliebte Tools, ihre Funktionen, Vorteile und Nachteile und für wen sie sich besonders eignen.

Was ist ein Zeiterfassungssystem und wer braucht es?


Ein Zeiterfassungssystem ist ein digitales oder mechanisches Tool, mit dem du die Arbeitszeiten deines Teams erfassen, verwalten und auswerten kannst. So siehst du genau, wann gearbeitet, Pausen gemacht oder Überstunden geleistet wurden. Moderne Systeme bieten oft mehr als reine Zeiterfassung. Sie beinhalten oftmals auch Projektmanagement-Funktionen, Berichte, Analysen und Integrationen mit Abrechnungstools – damit du noch effizienter arbeiten kannst.

Wer braucht ein Zeiterfassungssystem?


  • Kleine Teams und Freelancer: Behalten die eigene Arbeitszeit im Blick, planen Projekte besser und können Leistungen korrekt abrechnen.

  • Mittelständische Unternehmen: Helfen, die Produktivität der Teams zu überwachen, Ressourcen sinnvoll einzuteilen und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.

  • Große Unternehmen und Remote-Teams: Erleichtert die Kontrolle von Arbeitszeiten, sorgt für transparente Abrechnungen und optimiert die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg.

  • HR-Abteilungen: Unterstützt bei Verwaltung von Urlaub, Überstunden und Fehlzeiten und sorgt für rechtssichere Dokumentation.

Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das Zeit effizient nutzen und die Produktivität steigern will, sollte ein Zeiterfassungssystem einsetzen.

Zeiterfassung leicht gemacht: 5 beliebte Tools für dein Unternehmen

Effiziente Zeiterfassung hilft Unternehmen, Produktivität zu steigern, Projekte zu organisieren und Kosten im Blick zu behalten. Im Folgenden erhälst du einen Überblick über fünf beliebte Tools, die sich für verschiedene Unternehmensgrößen und Anforderungen eignen.

1. Toggl Track

Toggl Track gehört zu den beliebtesten Tools, weil es einfach zu bedienen und gleichzeitig sehr flexibel ist. Mit dem Start-Stopp-Timer kannst du Zeiten in Echtzeit erfassen, aber auch manuell nachtragen, falls du etwas vergisst. Aufgaben und Projekte lassen sich klar strukturieren und über detaillierte Berichte bekommst du einen guten Überblick, wie effizient dein Team arbeitet.
Dank Integrationen mit Tools wie Asana, Trello oder Slack passt sich Toggl Track problemlos in bestehende Workflows ein. Besonders angenehm ist die Benutzerfreundlichkeit. Die Oberfläche ist minimalistisch und intuitiv gestaltet, sodass du keine lange Einarbeitung brauchst und sofort starten kannst. So eignet sich Toggl Track perfekt für Freelancer, kleine Teams oder Projektmanager, die ein unkompliziertes, zuverlässiges Tool suchen.

Vorteile
  • Einfache Bedienung
  • Flexibel einsetzbar
  • Kostengünstige Tarife

Nachteile
  • Kostenlose Version hat eingeschränkte Funktionen
  • Viele manuelle Eingaben notwendig

Für wen besonders geeignet:
  • Freelancer
  • Kleine Teams
  • Projektmanager

2. Clockify


Clockify überzeugt durch umfangreiche Funktionen, die bereits in der kostenlosen Version sehr nützlich sind. Du kannst deine Arbeitszeiten entweder per Start-Stopp-Timer oder manuell erfassen und unbegrenzt Projekte sowie Aufgaben anlegen. Berichte und Analysen verschaffen dir einen transparenten Überblick über die Arbeitszeiten deines Teams, Budgets und Deadlines. Dank Integrationen mit Tools wie Trello, Asana oder Jira lässt sich Clockify problemlos in bestehende Projektmanagementsysteme einbinden. Die Benutzerfreundlichkeit ist ebenfalls sehr hoch. Die Oberfläche ist übersichtlich, sodass du und dein Team schnell starten könnt. Damit ist Clockify besonders attraktiv für kleine bis mittlere Unternehmen und Start-ups, die ein flexibles Tool suchen.

Vorteile
  • Kostenlos für unbegrenzte Nutzer
  • Flexibel einsetzbar
  • Einfach zu bedienen

Nachteile
  • Erweiterte Funktionen nur in der kostenpflichtigen Version
  • Anpassungsmöglichkeiten in der Free-Version eingeschränkt

Für wen besonders geeignet:
  • Kleine bis mittlere Unternehmen
  • Start-ups

3. Harvest


Harvest kombiniert Zeiterfassung, Budgetkontrolle und Rechnungsstellung in einem Tool. Du kannst Arbeitszeiten pro Projekt oder Aufgabe erfassen, Budgets überwachen und detaillierte Reports erstellen. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Arbeitszeiten direkt in Rechnungen umzuwandeln, was die Abrechnung deutlich vereinfacht. Integrationen mit Asana, Trello oder Slack machen die Nutzung im Arbeitsalltag einfach. Auch dieses Zeiterfassungssystem überzeugt durch eine gute Benutzerfreundlichkeit. Die Oberfläche ist intuitiv, sodass du schnell loslegen kannst, auch wenn du vorher noch nie mit einer Zeiterfassungssoftware gearbeitet hast.
Harvest eignet sich besonders für Freiberufler, Agenturen oder Dienstleistungsunternehmen, die Zeit und Rechnungsstellung in einem Tool kombinieren möchten.

Vorteile
  • Kombination aus Zeiterfassung und Rechnungsstellung
  • Einfache Integration in bestehende Tools
  • Online-Zahlungsfunktionen

Nachteile
  • Keine kostenlose Version
  • Basisversion ist in den Funktionen eingeschränkt

Für wen geeignet:
  • Freiberufler
  • Agenturen
  • Dienstleistungsunternehmen

4. Hubstaff


Hubstaff ist besonders geeignet für Remote-Teams und Außendienstmitarbeiter. Neben der klassischen Zeiterfassung bietet es automatisches Tracking, Screenshots und Aktivitätsüberwachung, um die Produktivität des Teams zu kontrollieren. Außerdem ermöglicht GPS-Tracking die Ortung von Außendienstmitarbeitern. Über umfangreiche Berichte kannst du Arbeitszeiten detailliert auswerten und die Leistung deines Teams analysieren. Das Tool lässt sich intuitiv bedienen, einige erweiterte Funktionen erfordern jedoch eine kurze Einarbeitung.
Hubstaff ist ideal für Unternehmen, die Homeoffice- oder Außendienstmitarbeiter effizient managen möchten.

Vorteile
  • Präzise Zeiterfassung
  • Ideal für Remote-Teams
  • Umfangreiche Integrationen

Nachteile
  • Kostenpflichtig
  • Datenschutzbedenken durch Aktivitätsüberwachung

Für wen geeignet:
Unternehmen mit Homeoffice- oder Außendienstmitarbeitern

5. TimeTac

TimeTac ist ein umfassendes Zeiterfassungssystem, das besonders für mittelständische Unternehmen geeignet ist. Es erfasst Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden sowie Urlaubs- und Krankheitszeiten und ermöglicht so eine vollständige Übersicht über alle Arbeitszeiten. Detaillierte Berichte und Analysen helfen dir, die Ressourcenplanung zu optimieren und die Effizienz deines Teams zu steigern. TimeTac lässt sich nahtlos in Systeme wie Microsoft Teams oder Slack integrieren. Auch bei diesem Tool ist die Oberfläche klar strukturiert und leicht verständlich.

Vorteile
  • Umfassende HR-Funktionen:
  • Urlaubsverwaltung
  • Krankheits- und Abwesenheitsmanagement
  • Überstundenverwaltung
  • Pausenmanagement
  • Berichte & Analysen für HR

Nachteile
  • Kostenpflichtig
  • Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten

Für wen geeignet:
  • Mittelständische Unternehmen
  • HR-Abteilungen

Fazit: Das passende Zeiterfassungstool für dein Unternehmen


Jedes Zeiterfassungstool hat seine Stärken und eignet sich für unterschiedliche Bedürfnisse. Kleine Teams oder Freelancer profitieren von einfachen und intuitiven Lösungen wie Toggl Track, während mittelständische Unternehmen oder HR-Abteilungen mit TimeTac Arbeitszeiten, Pausen und Urlaubszeiten sicher verwalten können. Clockify ist ideal für Start-ups, die ein flexibles und kostenloses Tool suchen. Harvest kombiniert Zeiterfassung mit Rechnungsstellung und Hubstaff kann dir helfen, Remote-Teams oder Außendienstmitarbeiter effizient zu organisieren und die Produktivität zu steigern. Wähle das Tool, das am besten zu deinem Team, deinen Abläufen und deinen Zielen passt.

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