So kannst du deine Workflows optimieren

Am besten startest du mit einem Prozess, der häufig vorkommt und bei dem es immer wieder zu Verzögerungen oder Fehlern kommt.

1. Prozess auswählen

Wähle einen konkreten Ablauf aus, den du verbessern möchtest. Das kann zum Beispiel die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Erstellung von Angeboten oder die Rechnungsfreigabe sein.

Frage dich:

• Wie häufig kommt der Prozess vor?
• Wie viel Zeit kostet er?
• Wo entstehen häufig Fehler oder Verzögerungen?
• Sind mehrere Mitarbeitende oder Abteilungen beteiligt?

2. Aktuellen Ablauf aufschreiben

Notiere jeden Schritt des Prozesses in der richtigen Reihenfolge. Beginne mit dem Auslöser und arbeite dich bis zum Ergebnis vor.

Zum Beispiel:

Kundenanfrage → Anfrage prüfen → Angebot erstellen → Angebot freigeben → an Kunden senden

Schreibe zusätzlich auf, wer welchen Schritt übernimmt und welche Informationen dafür benötigt werden.

3. Schwachstellen finden

Schau dir den Ablauf jetzt kritisch an. Markiere Stellen, an denen gewartet, nachgefragt oder doppelte Arbeit erledigt wird.

Prüfe zum Beispiel:

• Werden Informationen mehrfach eingetragen?
• Wartet eine Aufgabe unnötig auf eine Freigabe?
• Ist unklar, wer verantwortlich ist?
• Werden Aufgaben häufig vergessen?
• Gibt es Schritte, die eigentlich nicht notwendig sind?

4. Ablauf vereinfachen

Gehe die einzelnen Schritte deines Workflows durch und prüfe, ob wirklich jeder davon notwendig ist. Streiche Aufgaben, die keinen eigenen Mehrwert bieten, und fasse ähnliche Tätigkeiten zusammen.

Achte besonders auf doppelte Arbeit, unnötige Freigaben und wiederholte Dateneingaben.

Ein guter Workflow sollte so einfach wie möglich, aber so detailliert wie nötig sein.

5. Zuständigkeiten festlegen

Lege für jeden Schritt fest, wer ihn ausführt, wer ihn freigibt und an wen die Aufgabe anschließend weitergegeben wird. So entstehen keine Lücken zwischen den einzelnen Aufgaben.

Gehe den Ablauf Schritt für Schritt durch und kläre:

• Wer führt die Aufgabe tatsächlich aus?
• Wer muss das Ergebnis prüfen oder freigeben?
• Welche Informationen braucht die zuständige Person?
• An wen wird die Aufgabe anschließend übergeben?
• Was passiert, wenn die zuständige Person nicht verfügbar ist?

Halte diese Zuständigkeiten direkt im Workflow fest. Bei einem digitalen Workflow kannst du beispielsweise eine Aufgabe automatisch der zuständigen Person zuweisen und eine Frist hinterlegen.

6. Digitale Unterstützung prüfen

Überlege nun, welche Schritte du mit einem digitalen Tool vereinfachen kannst. Starte mit einer Aufgabe, die sich häufig wiederholt und bisher manuell erledigt wird.

Geeignet sind zum Beispiel:

• Aufgaben automatisch an die zuständige Person weiterleiten

• Fristen und Erinnerungen automatisch setzen

• Anfragen aus einem Formular direkt als Aufgabe anlegen

• Freigaben digital einholen

• den Bearbeitungsstand einer Aufgabe für alle Beteiligten sichtbar machen

Wie du das umsetzen kannst:
Dafür gibt es verschiedene Projektmanagement-, Workflow- und Automatisierungstools. Einige davon stellen wir dir weiter unten im Abschnitt „Welche Tools unterstützen Workflow-Management?“ vor.

Wähle zunächst einen kleinen Teil deines Workflows aus und teste, ob sich dieser mit einem digitalen Tool einfacher bearbeiten lässt. Wenn das funktioniert, kannst du weitere Schritte digitalisieren oder automatisieren.

7. Workflow testen

Setze den neuen Ablauf zunächst für einen begrenzten Zeitraum ein. Beobachte, ob Aufgaben schneller erledigt werden und ob weiterhin Rückfragen oder Verzögerungen entstehen.

Hole auch Feedback von den Mitarbeitenden ein, die täglich mit dem Workflow arbeiten. Sie können oft am besten beurteilen, welche Schritte noch angepasst werden müssen.

8. Regelmäßig verbessern

Überprüfe den Workflow nach einigen Wochen erneut. Was funktioniert gut? Wo gibt es noch Probleme? Haben sich Zuständigkeiten oder Anforderungen verändert?

Passe den Ablauf entsprechend an. Workflow-Management ist ein fortlaufender Prozess.

Welche Tools unterstützen Workflow-Management?

Digitale Tools können dir helfen, Arbeitsabläufe zu planen, Aufgaben zu verteilen und wiederkehrende Schritte zu automatisieren.

1. Asana

Asana eignet sich vor allem für Aufgaben- und Projektmanagement. Aufgaben lassen sich mit Verantwortlichkeiten und Fristen versehen und beispielsweise als Liste, Kalender, Zeitleiste oder Kanban-Board darstellen. Mit Regeln und Automatisierungen können außerdem wiederkehrende Aufgaben automatisch ausgeführt werden.

Geeignet für: Teams, die Projekte und wiederkehrende Arbeitsabläufe strukturiert organisieren möchten.

2. monday.com

monday.com bietet flexible Arbeitsbereiche, mit denen du verschiedene Abläufe im Unternehmen organisieren kannst. Du kannst Aufgaben erstellen, Zuständigkeiten festlegen und Fristen hinterlegen. Auch wiederkehrende Aufgaben und andere Abläufe lassen sich automatisieren.

Geeignet für: Unternehmen, die ihre Workflows flexibel an verschiedene Aufgaben und Abteilungen anpassen möchten.

3. Trello

Trello arbeitet mit Boards, Listen und Karten. Damit kannst du Aufgaben übersichtlich organisieren und von einem Bearbeitungsschritt zum nächsten verschieben. Mit den integrierten Automatisierungen lassen sich zum Beispiel Aufgaben zuweisen, Karten verschieben oder Fristen festlegen.

Geeignet für: Kleine Teams und Unternehmen, die einfache und visuelle Workflows bevorzugen.

4. ClickUp

ClickUp verbindet Aufgabenverwaltung, Projektmanagement und Automatisierung. Du kannst Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und den Status von Aufgaben automatisch ändern lassen. Auch wiederkehrende Abläufe lassen sich mit Automatisierungen vereinfachen.

Geeignet für: Teams, die umfangreichere Workflows organisieren und viele Aufgaben automatisieren möchten.

5. Zapier

Zapier verbindet verschiedene Programme miteinander und automatisiert Abläufe zwischen ihnen. Zum Beispiel kann eine neue Formularantwort automatisch einen Kontakt in deinem CRM anlegen oder eine Aufgabe in deinem Projektmanagement-Tool erstellen.

Geeignet für: Unternehmen, die bereits mehrere digitale Tools nutzen und wiederkehrende Aufgaben zwischen diesen Programmen automatisieren möchten.

Kleine Tipps für ein erfolgreiches Workflow-Management

Diese kleinen Tipps können dir dabei helfen, deine Workflows sinnvoll aufzubauen und im Arbeitsalltag effektiv einzusetzen.

• Klein anfangen: Starte mit einem überschaubaren Prozess und sammle erste Erfahrungen. Wenn der Ablauf funktioniert, kannst du weitere Prozesse Schritt für Schritt anpassen.
• Zuständigkeiten klar definieren: Lege für jeden Arbeitsschritt fest, wer dafür verantwortlich ist. So weiß jeder, wann er aktiv werden muss.
• Das Team einbeziehen: Beziehe die Mitarbeitenden bei der Planung mit ein. Sie kennen die täglichen Abläufe und können wichtige Hinweise zu Problemen und Verbesserungspotenzial geben.
• Automatisierung gezielt einsetzen: Automatisiere vor allem wiederkehrende Aufgaben mit klaren Regeln. So kannst du Zeit sparen, ohne unnötige Prozesse zu schaffen.
• Workflows regelmäßig prüfen: Überprüfe deine Abläufe regelmäßig. Wenn sich Zuständigkeiten, Aufgaben oder Anforderungen ändern, sollte auch der Workflow angepasst werden.

Fazit: Mit Workflow-Management Arbeitsprozesse effizienter gestalten

Besonders bei Kundenanfragen, Projekten, Rechnungen, Marketing oder dem Onboarding kann ein klarer Workflow hilfreich sein. Digitale Tools können dich dabei unterstützen, Aufgaben zu verwalten und bestimmte Schritte zu automatisieren.