Erfolgreiche Geschäftsreisen starten mit der richtigen Planung

• Flug- und Bahnverbindungen früh buchen: Die meisten Anbieter belohnen frühzeitige Buchungen mit günstigeren Preisen. Zudem erhöht eine frühe Planung die Auswahl an Verbindungen mit guten Abfahrtszeiten, kurzen Umstiegszeiten und wenig Risiko für Verspätungen.
• Direktverbindungen bevorzugen: Vermeide unnötige Zwischenstopps oder Umstiege, insbesondere bei kurzen Geschäftsreisen. Direktverbindungen sparen nicht nur Zeit, sondern verringern auch das Risiko verpasster Anschlüsse.
• Zentral gelegene Unterkünfte wählen: Ein Hotel in direkter Nähe zum Einsatzort spart tägliche Transferzeit. Auch Hotels mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr sind vorteilhaft – besonders in Großstädten mit hohem Verkehrsaufkommen.

• Reiserichtlinien definieren: Interne Richtlinien helfen dabei, die Reisekosten im Griff zu behalten. Dazu gehören Vorgaben zu akzeptablen Hotelpreisen, bevorzugten Flug- und Bahnklassen, erlaubten Mietwagenkategorien oder Budgetgrenzen für Tagespauschalen. Diese Regeln sollten allen Mitarbeitenden bekannt sein und aktiv kommuniziert werden.
• Kooperationen und Firmenraten nutzen: Viele Hotelketten, Autovermietungen und Reisebüros bieten Unternehmen spezielle Konditionen, wenn regelmäßig Buchungen erfolgen. Auch Bonusprogramme wie Vielfliegermeilen oder Bahn-Bonus können auf Firmenkonten gesammelt und für spätere Reisen eingesetzt werden.
• Reisen bündeln und digitale Alternativen prüfen: Wenn mehrere Termine in derselben Region anstehen, sollten sie zu einer Reise zusammengelegt werden. Zudem lohnt sich die Frage: Ist die physische Anwesenheit zwingend erforderlich oder reicht ein Online-Meeting aus? Besonders bei internen Abstimmungen kann oft auf Videokonferenzen ausgewichen werden.

• Reisezeit als Arbeitszeit nutzen: Moderne Züge und viele Flugverbindungen bieten WLAN, Steckdosen und ruhige Arbeitsbereiche. Wer im Voraus weiß, welche Aufgaben sich gut unterwegs erledigen lassen (z. B. E-Mails, Präsentationen vorbereiten), spart nach der Reise Zeit im Büro.
• Gepäck reduzieren: Mit Handgepäck zu reisen spart Zeit am Check-in-Schalter und beim Gepäckband. Für Kurzreisen reicht oft eine durchdachte Garderobe mit wenigen, kombinierbaren Teilen. Wer regelmäßig reist, kann sich eine kleine Reiseausstattung bereitlegen, die immer einsatzbereit ist.
• Check-in und Dokumente digital organisieren: Digitale Bordkarten, Hotelreservierungen, Kalendertermine und Reisedokumente sollten zentral gespeichert und leicht zugänglich sein – z. B. in Reise-Apps oder im Google Kalender. So gehen unterwegs keine Informationen verloren.