Follow-up-E-Mail schreiben: Tipps & Anleitung
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Was sind Follow-up-Mails?
Wann sind Follow-up-Mails wichtig?
Follow-up-Mails sind wichtig, wenn nach einem ersten Gespräch oder Kontakt noch keine Entscheidung getroffen wurde oder noch Fragen offen sind. Sie helfen dir, an Absprachen oder Angebote zu erinnern und fehlende Informationen zu geben. Besonders wenn viele Dinge gleichzeitig passieren, sorgen sie dafür, dass dein Anliegen nicht vergessen wird. Außerdem bringen sie den Prozess weiter und zeigen, dass du interessiert und zuverlässig bist. So verhinderst du, dass ein Kontakt oder Projekt in Vergessenheit gerät.
So schreibst du eine erfolgreiche Follow-up-Mail
1. Ziel festlegen – bevor du schreibst
- „Ich möchte erfahren, ob das Angebot angenommen wird oder angepasst werden soll.“
- „Ich möchte herausfinden, ob Interesse an einem Folgegespräch besteht.“
2. Betreffzeile – der Schlüssel zur Aufmerksamkeit
3. Einstieg – Beziehung aufrechterhalten
4. Anliegen – klar und respektvoll formulieren
5. Kontext oder Mehrwert – den Rahmen setzen
6. Handlungsaufforderung – den nächsten Schritt ermöglichen
Eine Follow-up-Mail ohne klare Handlungsaufforderung wird oft übersehen. Deshalb solltest du immer deutlich machen, was als Nächstes passieren soll – und das in einem freundlichen Ton.
Egal, ob du um eine Rückmeldung bittest, einen Termin vorschlägst oder nach dem aktuellen Stand fragst: Formuliere deine Bitte so, dass sie wie eine Einladung wirkt, nicht wie eine Forderung. So bleibt dein Kontakt offen und entspannt, und dein Gegenüber kann einfach und ohne Druck reagieren.
7. Abschluss – professionell und wertschätzend
Beende deine Nachricht mit einem kurzen, positiven Abschluss. Ein Dank und ein freundlicher Gruß genügen, um deine Mail angenehm abzurunden und einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wichtig ist, dass es dabei nicht nur um reine Höflichkeitsfloskeln geht. Mit einem wertschätzenden Abschluss zeigst du, dass dir eine gute, respektvolle Kommunikation wichtig ist – nicht nur das Ergebnis.
Beispiel: Follow-up-Mail nach einem Angebot
Betreff: Rückfrage zum Angebot vom 20. Juni
[Dein Name]
Tipps für erfolgreiche Follow-up-Mails
1. Timing beachten: Schicke deine Follow-up-Mail idealerweise 2 bis 5 Werktage nach der ersten Nachricht. So gibst du deinem Gesprächspartner genug Zeit zum Antworten, bleibst aber gleichzeitig im Gedächtnis.
Fazit: Mit der richtigen Follow-up-Mail zum nächsten Schritt
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