1. Identifizierung konkreter Geschäftsanforderungen: Der erste und wichtigste Schritt der CRM-Einführung ist, die spezifischen Geschäftsanforderungen zu identifizieren. Zu diesem Zweck ist es ratsam, eine abteilungsübergreifende Liste von Erfordernissen zu erarbeiten und diese mit einem klaren Ziel für die CRM-Implementierung zu verknüpfen.

Anforderungen können z.B. sein:

• mehr Leads gewinnen
• den Umsatz steigern
• die Produktivität deines Teams verbessern

Als Nächstes solltest du alle Vertriebs- und Marketingprozesse deines Unternehmens darstellen. Dazu gehören auch alle Quellen, aus denen du neue Leads generierst, sowie alle Risiken und Chancen, mit denen dein Unternehmen konfrontiert ist. Berücksichtige auch, wie viele Personen die Software nutzen werden und in welchen Teams und Abteilungen sie eingesetzt werden soll. 

Im Folgenden sollten die Verkaufs- und Marketingprozesse aufgelistet werden, die du mit dem CRM optimieren möchtest. Erstelle außerdem eine Checkliste der wichtigsten Funktionen deines neuen Systems.

2. Definition der CRM-Ziele und -vorgaben: Sobald klar ist, was du von deinem CRM erwartest, kannst du dir konkrete Ziele überlegen, die du damit erreichen willst. Dabei ist es wichtig, realistisch zu bleiben. Eine klare Strategie und ein gut durchdachter Plan sind hier essenziell.

KMU können beispielsweise folgende CRM-Ziele festlegen:

• Ausbau der Kontaktdatenbank um 20 % bis zum Ende des ersten Quartals
• Erhöhung der wöchentlich eingehenden Leads bis zum Jahresende um 25 %
• Umsetzung von 35 % der Warm-Leads in Geschäftsabschlüsse
• Umsatzsteigerung von 10 % pro Quartal

3. Planung des Budgets für die CRM-Implementierung: Ein gutes CRM-System kann langfristig die Effizienz steigern und erhebliche Kosten einsparen. Allerdings wird es wahrscheinlich zunächst eine Investition erfordern. Bei der Planung des Budgets für die CRM-Implementierung sollten sowohl die Kosten für die Implementierung als auch die Kosten für die laufenden Abonnements berücksichtigt werden. Anbieter verwenden in der Regel ein Abonnementmodell mit verschiedenen Funktionen zu unterschiedlichen Preisen.

4. Finde das beste CRM für dich: Es gibt eine Vielzahl von CRM-Anbietern, wie beispielsweise SugarCRM oder pipedrive, die jeweils unterschiedliche Funktionspakete anbieten. Daher ist es wichtig, dass du dir die Funktionen aufschreibst, die du unbedingt in einem CRM benötigst.

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Sobald du eine Auswahl getroffen hast, ist es an der Zeit, die besten Optionen genauer unter die Lupe zu nehmen. Es ist immer ratsam, alle angebotenen Funktionen auszuprobieren und zu testen. Erst dann solltest du dich langfristig festlegen. Die meisten CRM-Systeme bieten eine kostenlose Demoversion.

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 5. Migration der vorhandenen Kundendaten: Bestehende Kundendaten können manuell oder mit Datenmigrationstools migriert werden. Diese Bestandsdaten können von einer früheren CRM-Plattform, einem Lead-Management-Tool, einer Sammlung von Excel-Tabellen oder dem früheren CMS herrühren.

6. Anpassung des CRMs an die Geschäftsabläufe: Um sicherzustellen, dass dein CRM-System genau das tut, was du brauchst, ist es wichtig, dass du es so anpasst, wie es in deinem CRM-Implementierungsplan beschrieben ist. Das bedeutet, manuelle Aufgaben wie die Verwaltung von Kontaktpunkten im Verkaufsprozess zu automatisieren und das System nahtlos mit anderen Tools zu verknüpfen, die du bereits einsetzt.  

7. Fortlaufende Bewertung und Weiterentwicklung: Wenn du deine CRM-Implementierung abgeschlossen hast, ist es an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und zu schauen, wie gut alles funktioniert. Überprüfe, ob deine Ziele aus Schritt 2 erreicht wurden.

Dafür gibt es verschiedene Leistungsindikatoren (auch Key Performance Indicators oder KPIs), die du im Auge behalten kannst, z. B. Verkaufs-, Marketing- und Kundendaten. Du kannst zum Beispiel die Dauer deiner Verkaufszyklusphasen, die Qualität deiner Leads oder deine Abschlussquoten messen.