Projektmanagement Tipps – Interview mit Nadja Bayerschmidt
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Interview: Projektmanagement – Tipps und Tricks mit Nadja Bayerschmidt von designenlassen.de
Was macht gute Projektarbeit aus? Wie behält man inmitten von Deadlines, Feedbackschleifen und Kundenwünschen einen kühlen Kopf. Im Interview mit SELLWERK verrät Nadja Bayerschmidt, Projektmanagerin bei designenlassen.de, ihre besten Tipps aus dem Projektalltag:
Hallo Nadja! Vielen Dank, dass Du Dir heute Zeit für uns nimmst. Du bist Projektmanagerin bei designenlassen.de. Magst Du uns zu Beginn ein bisschen erzählen, wie Dein Weg ins Projektmanagement verlaufen ist?
Klar, sehr gerne! Ich komme ursprünglich aus der Touristik. Schon da habe ich gemerkt, dass mir das Organisieren und Strukturieren liegt. Nach meinem Studium bin ich dann schnell zum Bereich Projektmanagement gekommen und bin dort immer stärker in die Projektverantwortung hineingewachsen. Irgendwann habe ich gemerkt, dass das genau mein Ding ist und bei designenlassen.de habe ich dann die perfekte Mischung zwischen kreativen Prozessen, Kundenkontakt und strukturiertem Projektablauf gefunden.
Was macht den Reiz für Dich aus – gerade bei einem Unternehmen wie designenlassen.de, das sich ja auf Kreativleistungen konzentriert?
Ich liebe die Verbindung von Kreativität und Struktur. Bei uns geht es viel um Designprojekte, wie Logos, Webseiten oder Verpackungen, also sehr visuelle, kreative Arbeiten. Aber damit am Ende für den Kunden alles rund läuft, braucht es im Hintergrund eine gute Organisation der Plattform.
Was würdest Du sagen – welche Eigenschaften braucht man als gute Projektmanagerin?
Gute Frage. Für mich sind es vor allem drei Dinge:
1. Kommunikationsfähigkeit: Du musst mit sehr unterschiedlichen Menschen auf Augenhöhe sprechen können - kreativ, technisch, manchmal auch diplomatisch.
2. Organisationstalent: Deadlines, To-do-Listen, Abhängigkeiten… da darf man den Überblick nicht verlieren.
3. Lösungsorientierung: Es läuft nie alles nach Plan. Dann ist wichtig, ruhig zu bleiben und nach vorn zu schauen. Wie lösen wir das?
Ein gewisses Maß an Empathie hilft übrigens auch enorm. Manchmal hängt ein Projekt, weil man gerade persönliche Themen hat oder überfordert ist. Da hilft ein bisschen Fingerspitzengefühl.
Wie sieht denn ein typischer Tag bei Dir aus – oder gibt es den gar nicht?
Nicht wirklich! Aber es gibt natürlich eine gewisse Struktur. Ich starte meistens mit einem Überblick über laufende Projekte - was steht heute an, welche Deadlines rücken näher, wo braucht jemand Unterstützung? Dann geht’s oft direkt in Meetings mit dem Team oder externen Partnern.
Im Laufe des Tages schreibe ich viele E-Mails, telefoniere, gebe Feedback weiter oder unterstütze auch mal im Kundensupport. Zwischendurch checke ich regelmäßig unsere Projektmanagement-Tools, aktualisiere Aufgaben, verschiebe Timings oder setze neue To-dos auf.
Welche Tools haben sich für Dich besonders bewährt?
Wir arbeiten mit verschiedenen Tools. Für kleinere, agile Projekte ist Jira oder Trello super, weil es sehr visuell und flexibel ist. Ich liebe die Kanban-Ansicht, da sieht man auf einen Blick, was wo hängt. Für die Kommunikation nutzen wir intern Slack, das ersetzt viele Mails und schafft Transparenz.
Wichtig ist aus meiner Sicht nicht das Tool an sich, sondern dass das Team gut damit umgehen kann. Ein Tool sollte den Alltag vereinfachen und nicht verkomplizieren.
Du hast Kommunikation als Schlüsselthema genannt – hast Du konkrete Tipps, wie man die im Projektalltag verbessern kann?
Ja, unbedingt. Hier meine Top 5:
1. Regelmäßige Status-Updates: lieber zu viel als zu wenig kommunizieren.
2. Frühzeitig nachfragen, wenn etwas unklar ist und nie einfach annehmen.
3. Briefings schriftlich festhalten, das verhindert Missverständnisse.
4. Aktiv zuhören, auch zwischen den Zeilen.
5. Positiv bleiben, auch wenn’s mal knirscht.
Ich versuche außerdem immer, die Kommunikation auf den jeweiligen Typ abzustimmen. Manche brauchen eher kurze Bullet Points, andere wollen den ganzen Kontext. Da lohnt es sich, flexibel zu sein.
Gibt es auch typische Stolperfallen im Projektmanagement, auf die man achten sollte?
Auf jeden Fall. Ganz klassisch: zu optimistische Zeitplanung. Oft unterschätzt man, wie lange einzelne Aufgaben wirklich dauern oder dass auch mal jemand krank ist, etwas liegen bleibt. Ich plane mittlerweile immer mit Puffern.
Ein anderer Punkt ist die fehlende Zielklarheit. Wenn das Ziel nicht klar ist, wird’s schwierig. Das merkt man spätestens beim ersten Entwurf, der dann "nicht passt", aber niemand sagen kann, warum. Da hilft es, zu Beginn Fragen zu stellen, auch wenn sie unbequem sind.
Und Scope Creep, also wenn sich der Projektumfang heimlich ausweitet. Plötzlich kommen zusätzliche Aufgaben dazu, die eigentlich nicht geplant waren. Da ist wichtig, frühzeitig zu benennen. Das ist ein neuer Aufwand und muss entsprechend besprochen werden.
Was würdest Du jemandem raten, der gerade ins Projektmanagement einsteigt?
Ganz viel beobachten und lernen, am besten von erfahrenen Kollegen. Und ruhig fragen! Niemand erwartet, dass Du alles kannst. Gleichzeitig hilft es, sich mit ein paar Grundlagen vertraut zu machen: Was ist ein Projektplan? Was ist ein Ziel? Wie funktioniert agiles Arbeiten?
Und trau Dich! Du wirst Fehler machen, das tun wir alle. Wichtig ist, dass Du daraus lernst. Projektmanagement ist ein Beruf, der viel mit Erfahrung wächst.
Ich empfehle außerdem, ein paar gute Bücher zu lesen oder Podcasts zu hören, zum Beispiel über agiles Arbeiten, Kommunikation oder Leadership.
Wie hältst Du Dich selbst fit – mental, fachlich, organisatorisch?
Ich nehme mir regelmäßig Zeit für Reflexion. Was lief gut, was nicht? Was möchte ich beim nächsten Projekt anders machen? Außerdem tausche ich mich viel mit Kollegen aus. Dieser informelle Wissenstransfer ist Gold wert.
Fachlich informiere ich mich über Blogs, Webinare oder Konferenzen. Und ehrlich gesagt, auch durch Kundenprojekte lerne ich ständig dazu. Jedes Projekt bringt neue Anforderungen, Herausforderungen und Lösungen.
Mental hilft mir Struktur. Ich arbeite gerne mit Morgenroutinen, kurzen Fokuszeiten und bewusst gesetzten Pausen. Und ich liebe Listen - ob digital oder auf Papier. Das bringt Klarheit.
Gibt es ein Tool oder eine Methode, die Du besonders empfehlen kannst?
Ein unterschätztes Tool ist für mich das persönliche Kick-off-Meeting. Egal wie klein das Thema ist, ein kurzes, gemeinsames Gespräch zu Beginn klärt so viele Dinge: Ziele, Erwartungen, Rollen, Timing. Da spart man sich im Nachhinein viel Chaos.
Und was ich persönlich liebe: Retrospektiven. Auch nach kleinen Projekten lohnt es sich, mal kurz innezuhalten und zu fragen: Was war gut, was könnten wir besser machen? Das stärkt nicht nur die Zusammenarbeit, sondern hilft bei der kontinuierlichen Verbesserung.
Zum Abschluss: Was macht aus Deiner Sicht einen wirklich guten Projektmanager aus?
Die Fähigkeit, den Überblick zu behalten, auch wenn’s brennt. Und gleichzeitig den Menschen im Blick zu haben. Projekte bestehen aus Menschen und die brauchen Struktur, Motivation und Vertrauen.
Eine gute Projektmanagerin ist für mich jemand, die klar kommuniziert, fair priorisiert, Entscheidungen trifft und dabei empathisch bleibt. Wenn Du das schaffst, dann wirst Du mit der Zeit automatisch besser und erfolgreicher in Deinem Job.
Vielen Dank, Nadja, für das offene und inspirierende Gespräch mit so vielen praxisnahen Tipps. Da können sicher viele Leser einiges für ihre eigene Arbeit mitnehmen.
Sehr gerne. Ich freue mich, wenn ich ein bisschen Einblick geben konnte. Danke für das nette Gespräch!
Jetzt vormerken: Am 14. August gibt’s im Expertentalk mit Nadja Bayerschmidt wertvolle Tipps und Einblicke aus der Praxis rund ums Thema Projektmanagement in der Gruppe Digital Marketing.
SELLWERK
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