Redaktionsplan: Veröffentlichungen sinnvoll planen

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Eine Frau arbeitet an einem Plan an einem Whiteboard

Redaktionsplan: nützliches Hilfsmittel für KMU

Was große Player schon lange machen, ist auch für mittelständische Unternehmen hilfreich: Content Marketing auf Social Media, unternehmenseigenen Blogs oder Branchenplattformen boomt. Wer mit Strategie werben möchte, sollte allerdings auch die richtigen Tools und Formate nutzen. Ein Redaktionsplan verschafft Klarheit über Postings und Termine. Hier erfährst du, wie du ihn erstellst und nutzt.


Was ist ein Redaktionsplan?

Ein Redaktionsplan bietet dir eine detaillierte Übersicht darüber, welche Inhalte du wann und auf welchem Kanal veröffentlichen möchtest. Er hilft dir dabei, Themen zu planen und für mehrere Plattformen anzupassen. Ein Redaktionsplan ist besonders nützlich, wenn du nicht nur eine eigene Website oder einen einzelnen Social-Media-Kanal bespielst, sondern strategisch verschiedene Kanäle nutzen möchtest.

Dabei ist dir selbst überlassen, wie dein Plan aussehen soll und mit welchen Hilfsmitteln du ihn erstellst. Ein digitaler Plan ermöglicht es, dass das ganze Team zusammen daran arbeitet. Alle haben dann wichtige Branchentermine und Deadlines im Blick. Außerdem kannst du Aufgaben zuweisen und den Fortschritt beobachten – zum Beispiel, ob ein Interview bereits geführt oder ein Asset erstellt wurde. Wer Fan von analogen Plänen ist, kann aber auch damit arbeiten.

Übrigens hat ein Redaktionsplan auch einen psychologischen Effekt: Sind die Deadlines für einzelne Projekte klar, kann das Mitarbeitende zum Handeln motivieren, wie verschiedene arbeitspsychologische Studien zeigen.

Die Vorteile eines Redaktionsplans im Überblick:

·      Strukturierte Planung

·      Regelmäßige Veröffentlichungen auf verschiedenen Plattformen

·      Effiziente Zusammenarbeit

·      Optimierte Nutzung von Ressourcen

·      Strategische Ausrichtung

·      Steigerung der Content-Qualität

·      Messbarkeit von Zielen und der Effekte verschiedener Inhalte

Die Nachteile eines Redaktionsplans im Überblick:

·      Sinnvolle Planung nötig, damit es nicht unübersichtlich wird

·      Zusätzlicher Aufwand für die Erstellung und Pflege der Einträge

·      Abhängigkeit von Tools, wenn diese für den Plan gewählt werden

·      Zu starre Pläne können kreativen Spielraum einschränken

·      Deadlines erzeugen bei einigen Mitarbeitenden zu viel Druck

Lohnt sich ein Redaktionsplan für KMU?

Die Frage ist ganz einfach zu beantworten: Jedes Unternehmen, das regelmäßig Inhalte veröffentlicht, sollte einen Redaktionsplan aufstellen. Nicht nur Marketingteams profitieren davon, sondern auch Bereiche, die die interne Kommunikation über Newsletter oder ein Intranet steuern, wie zum Beispiel das HR-Team.

Ein Team plant etwas am Tisch in einem Büro

Die gezielte Redaktionsplanung eignet sich für viele verschiedene Bereiche und kann daher auch für unterschiedliche Teams von großem Nutzen sein. Welche Bereiche vor allem davon profitieren:

·      Content Marketing

·      Social Media Marketing

·      Human Resources

·      PR und Unternehmenskommunikation

·      Customer Retention Management

·      Eventmanagement

Der Redaktionsplan kann in vielen Bereichen Teil eines ganzheitlichen Marketingkonzepts sein. Er ist dabei vor allem eine Form, um die Strategie abzubilden und hilft dabei, diese umzusetzen. Da das Marketing im besten Fall verschiedene Stakeholder mit einbezieht, kann er auch eine Verbindung zwischen den einzelnen Teams darstellen und so dazu beitragen, dass das ganze Team im Marketing an einem Strang zieht.

Ein Hilfsmittel für viele Fälle – dafür kannst du den Redaktionsplan nutzen

Ein Redaktionsplan soll die Erstellung von Inhalten und deren Veröffentlichung planbar und umsetzbar machen. Er hat den Vorteil, dass er Aufgaben und Ziele überschaubar darstellt und es im Grunde genommen egal ist, welche Art von Inhalten produziert werden soll – so ziemlich alle Content-Stücke kannst du in einem Redaktionsplan festhalten.

·      Content Marketing: Halte alle Inhalte je nach Kanal fest.

·      Blog- oder Magazin-Content auf der Website: Inhalte, die für einen eigenen Unternehmensblog oder Ratgeber gedacht sind, können so eingeplant werden.

·      Newsletter-Marketing: Es gehen Newsletter an Kundschaft oder Mitarbeitende raus? Dann lohnt es sich, die Inhalte vorzuplanen.

·      Social Media: Je nach Zielgruppe kannst du einen oder mehrere Social-Media-Kanäle mit passendem Content füllen. Auch wenn du Instagram, Facebook, LinkedIn und Co. nur nutzt, um Content auf anderen Plattformen zu bewerben, lohnt es sich, die Posts zu planen.

·      Podcasts und Vlogs: Videos und Audio Content sind oftmals mit viel Aufwand verbunden. Ein Redaktionsplan kann helfen, die Kapazitäten im Blick zu halten und aufwändige Stücke sinnvoll zu planen.

·      Whitepaper: Ein Whitepaper ist ebenfalls ein Content-Stück, in das Mitarbeitende viel Arbeit stecken – es kann ebenfalls in der Redaktionsplanung auftauchen, um es gezielt zu bewerben.

·      Advertorials: Sie werden meistens für andere Medien produziert, das Team muss aber auch Zeit dafür haben. Es gehört also ebenso in die Übersicht.

Redaktionsplan erstellen: So geht’s

Wichtig ist vor allem eine übersichtliche Struktur, die es allen Beteiligten ermöglicht, Inhalte und Fristen schnell zu erfassen. Natürlich spielt auch das Thema eine Rolle und welche Stakeholder informiert werden müssen. So erstellst du deinen Redaktionsplan im Detail:

1.    Lege fest, welche Informationen du abbilden möchtest. Das können die folgenden sein:

·      Projekte

·      Branchentermine

·      Übergeordnete Teamziele

·      Wichtige Kennzahlen

2.    Bestimme, welche Daten du zu den Projekten brauchst. Interessant sind häufig:

·      Kanal

·      Thema des Posts

·      Interne Deadline und Veröffentlichungsdatum

·      Verantwortliche Person

·      Keywords

·      Aufgaben und Unterziele

·      Benötigte Zuarbeit, zum Beispiel Grafiken vom Designteam

·      Formate

·      Zielgruppe(n)

·      Freigabeprozesse und Stakeholder

·      Posting-Intervalle

·      SEA-Maßnahmen

3.    Wähle ein Tool oder erstelle deinen Redaktionsplan mit oder ohne Vorlage in einer Tabelle selbst. Achte darauf, dass es übersichtlich bleibt, denn üblicherweise finden sich in einem Plan oft sehr viele Informationen wieder. Nutze Möglichkeiten, wie beispielsweise verschiedene Farben, um den Überblick zu behalten.

4.    Ein Redaktionsplan kann zum Beispiel als einfache Tabelle dargestellt werden und so aussehen:

Thema Kanal Abgabe Aufgaben Keywords Teammitglied
Komplexität der Umsetzung Instagram, YouTube 04.04. Interview Fachkräftemangel, KMU Luisa
Kommende Messen Facebook, Blog, Instagram 07.04. Grafik erstellen Messen, Ausstellungen Paul
Branchennetzwerke nutzen Ratgeber, LinkedIn 09.04. Umfrage Netzwerke, Branchenbuch Jan
Tools für den Alltag Ratgeber, LinkedIn, Newsletter 12.04. Test durchführen Tools, Software, KMU Julia

5.    Fülle deinen Redaktionsplan mit Inhalten und Themen.

6.    Plan gebaut? Super. Allerdings ist dein Redaktionsplan jetzt nicht in Stein gemeißelt. Ganz im Gegenteil: Teste ihn mit dem Team und finde heraus, ob er bereits zu euren Bedürfnissen passt. Wenn nicht, passt ihn an und perfektioniert ihn über die Zeit für euren Alltag.

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Exkurs: Die wichtigsten Content-Formate im Überblick

·      Evergreen: Die Themen sind zeitlos und interessieren die Menschen unabhängig von der Saison oder dem Weltgeschehen. Evergreens sind für gewöhnlich Beiträge, die Probleme lösen, wie zum Beispiel Anleitungen. Sie helfen dir dabei, deine Expertise zu verdeutlichen und können langfristig für Traffic auf der Website sorgen.

·      News: Neuigkeiten aus deinem Unternehmen oder Reaktionen auf die Nachrichtenlage fallen in diesen Bereich. News sind kurzlebig, können aber je nach Thema sehr relevant sein. Das gilt beispielsweise dann, wenn deine Kundschaft auf ein langersehntes Produkt wartet, was endlich gelauncht wird.

·      Infografiken: Der anschauliche Weg, um Informationen schnell zu vermitteln. Sie funktionieren insbesondere auf Social Media sehr gut. Du kannst sie für wichtige Newsthemen aber auch für Evergreen Content verwenden.

·      Video: Gibt es als kurzes Reel für Social Media, aber auch als lange Anleitung. Videos ermöglichen es, komplexe Themen schnell zu erklären und sind dabei unterhaltsam.

·      Thought Leadership Content Pieces: Thought Leadership bedeutet, als anerkannte Autorität und Vordenker in einem Fachgebiet oder einer Branche wahrgenommen zu werden. Es basiert auf der Verbreitung von Wissen, innovativen Ideen und hochwertigen Inhalten. Als Content-Formate eignen sich beispielsweise Whitepaper, Artikel oder Studien. Ziel ist es, Trends zu setzen und einen echten Mehrwert für die Zielgruppe zu schaffen.

Redaktionsplan richtig bestücken: so findest du die richtigen Inhalte für die Kanäle

Wenn du auf mehreren Kanälen regelmäßig gute und hochwertige Inhalte veröffentlichen möchtest, stellt sich schnell die Frage, welcher Content eigentlich zu welcher Plattform passt. In vielen Fällen kannst du Themen auf verschiedene Arten aufbereiten, sodass du für jeden Kanal das richtige Content-Stück zur Hand hast. Grundsätzlich funktionieren die folgenden Inhalte auf diesen Kanälen:

Eigenes Magazin: Hier hast du die größte Freiheit und kannst theoretisch von Artikeln über Fotos und Videos bis hin zu Whitepapern alles veröffentlichen. Ein Magazin eignet sich gut für Evergreen Content, der dir in puncto Suchmaschinenoptimierung weiterhilft.

TikTok: Die Plattform wird vor allem von einer jungen Zielgruppe genutzt und lebt von kurzen, unterhaltsamen Videos. Kurze Anleitungen, Challenges und Produktvideos sind hier gut aufgehoben. Da die Plattform sehr schnelllebig ist, sollten die Inhalte zwar hochwertig sein – Evergreens werden sie allerdings eher nicht.

Instagram: Zu Beginn lag der Fokus vor allem auf Bildern, mittlerweile ist Instagram allerdings auch ein starker Video-Kanal. Wie bei TikTok zählt hier: schnell und unterhaltsam soll es sein. Es eignen sich kurze Anleitungen, Challenges und Produktvideos. Profitieren kannst du vom Instagram Shopping Trend. Diese Funktion ermöglicht es deiner Kundschaft, Produkte, die sie in Bildern oder Videos gesehen hat, direkt zu kaufen.

Facebook: Die Zielgruppe auf Facebook ist eher im Bereich der Generation X und der Babyboomer angesiedelt. Auch dieser Kanal bietet Reels – kurze, knackige Videos, die entweder nur unterhalten oder in den Bereich Infotainment fallen, also auch Informationen mitliefern. Facebook eignet sich ebenso, um Beiträge von anderen Plattformen zu teilen und in Gruppen direkt die richtige Zielgruppe zu erreichen. Hier bekommst du auch Inspiration für neue Inhalte.

LinkedIn: Gerade für einen B2B-Fokus eignet sich diese Plattform. Du kannst hier News aus deinem Unternehmen teilen, auf Messen und andere Veranstaltungen aufmerksam machen, bei denen du präsent bist und den Kanal für Employer Branding nutzen.

YouTube: Wer gerne längere Videoinhalte erstellt, sollte YouTube nutzen. Der Dienst ist die Top-Suchmaschine für Videos im Internet und du kannst hier eine Menge unterschiedlichen Content posten. Vom Produktvideo über Use Cases, Anleitungen und dem Blick hinter die Kulissen deines Betriebes geht alles. Das Gute: Die Plattform ist weniger schnelllebig und du kannst Inhalte auch auf anderen Seiten – zum Beispiel in deinem Magazin – einbinden.

Eine Frau filmt ein Video zu einem Fitnessprodukt mit ihrem Smartphone

Bei allen Plattformen solltest du immer beachten, dass sie auch zu deiner Zielgruppe passen. Sortiere lieber aus und erstelle nur Content für die für dich relevanten Kanäle.

Technische Helfer: Diese Tools eignen sich für einen Redaktionsplan

Die klassische Tabelle, die sich z. B. mit Excel oder Google Sheets erstellen lässt, reicht natürlich aus, erfordert aber viel manuelle Pflege. Passende Vorlagen für einen Redaktionsplan in Tabellenform findest du im Netz. Dennoch kann es mit einer Tabelle schnell unübersichtlich werden. Deshalb gibt es mittlerweile zahlreiche nützliche Softwares, die dir helfen, einen Redaktionsplan ansprechend zu gestalten. Es lohnt sich ein Blick auf die folgenden Tools:

Scompler: Im Gegensatz zu anderen Tools hat Scompler den klaren Vorteil, dass es speziell für Content-Strategien konzipiert ist. Somit bietet es umfangreiche Funktionen für Redaktionsplanung, Themenmanagement und Kollaboration. Die Software gibt es als kostenlose Version für Einzelpersonen. Soll ein Team im Tool zusammenarbeiten, kosten die Pakete zwischen 19 Euro für zwei Nutzende und 199 Euro pro nutzende Person im Monat.

Content Bird: Auch diese Software wurde für das Content Management entwickelt und bietet nützliche Funktionen. Neben der Planung sind auch Analyse- und SEO-Tools integriert. Content Bird bezieht künstliche Intelligenz ein und will damit seine Kundschaft voranbringen. Die Preise für die Nutzung sind abhängig vom Funktionsumfang und der Teamgröße. Das Starter-Paket richtet sich vor allem an Einzelpersonen und ist ab 135 Euro im Monat zu haben. Für den Business-Plan werden 550 Euro für fünf Accounts fällig.

JIRA: Das Tool kommt vor allem in der Software-Entwicklung und im Projektmanagement zum Einsatz. Seine Workflows und das Aufgabenmanagement eignen sich auch für einen Redaktionsplan. Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Nutzenden und beginnen mit einer kostenlosen Basisversion, steigen aber je nach Funktionsumfang an.

Asana: Die Software von Asana ist nicht speziell für die Redaktionsplanung entwickelt, ist aber ein stabiler Projektmanagement-Allrounder. Es stellt Aufgaben, Deadlines und Teamkoordination übersichtlich dar. Die Basisversion ist für Einzelpersonen und kleine Teams kostenlos, erweiterte Funktionen sind in kostenpflichtigen Abos verfügbar – ab 10,99 Euro pro Nutzer pro Monat geht’s los.

Monday: Wer Aufgaben, Themen und Deadlines strukturieren möchte, kann Monday nutzen. Das Tool eignet sich vor allem für die schnelle und oberflächliche Planung – für viele Details aus der Content-Strategie ist allerdings kein Platz. Die Preise variieren je nach Anzahl der Nutzenden und Funktionen. Für bis zu zwei Nutzende gibt es eine komplett kostenlose Version – alles darüber hinaus kostet je nach Paket zwischen 9 und 19 Euro pro Nutzer. Für Unternehmen sind auch individuelle Preise möglich.

Trello: Dieses einfache und visuelle Tool eignet sich für die Planung von Redaktionsinhalten, hat seine Grenzen aber bei der Teamgröße. Je mehr Menschen hier in einem Board arbeiten, desto unübersichtlicher wird es. Der Vorteil: Die Basisversion ist kostenlos und für ein Team von bis zu zehn Personen komplett ausreichend.

Gut zu wissen: Du kannst für einen einfachen Redaktionsplan natürlich auch die Hilfe von ChatGPT oder anderen KI-Tools verwenden. Mit den richtigen Prompts kannst du nicht nur deine eigenen Ideen in einen Zeitplan einordnen, sondern dir auch zusätzliche Vorschläge für Postings und Beiträge generieren lassen – zum Beispiel, um Content zu recyceln oder auf mehreren Plattformen zu verwenden.

Der Redaktionsplan: sinnvolles Hilfsmittel für den Mittelstand

Mit einer strategischen Planung für die eigenen Veröffentlichungen machen KMU nichts falsch. Es lohnt sich, die eigenen Marketing-Maßnahmen im Voraus zu planen, um ihn zum passenden Zeitpunkt zu veröffentlichen. Ein Redaktionsplan ist ein unterstützendes Element, das dem Content Marketing Struktur gibt und dabei hilft, Ziele zu erreichen.

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