E-Rechnungs-Software für den Mittelstand

11. Februar 2025
11 Minuten
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Das Wort "E-Rechnung" auf einem Taschenrechner

E-Rechnungs-Software: Digitale Lösungen für den Mittelstand

Die E-Rechnung ist da: Seit Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Wer jetzt fürchtet, im Dschungel aus ZUGFeRD, XML und XRechnung verloren zu gehen, dem können wir die Angst nehmen. Wir klären die wichtigsten Fragen rund um die Dateiformate und welche E-Rechnungs-Software für dich geeignet ist.

E-Rechnung: digital erstellen, verarbeiten, archivieren

Deutschland ist bekannt für seine Bürokratie – leider nicht im positiven Sinne. Denn in vielen Bereichen verlangsamen die Vorschriften wichtige Prozesse. Die E-Rechnung soll dem, zumindest in der Rechnungsstellung, -verarbeitung und -archivierung, ein Ende bereiten. Die Idee: Ein digitales Format, das es Unternehmen erleichtert, Rechnungen zu verarbeiten, zu speichern und zu bezahlen. Dabei sparen KMU nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Das System hat sich auf europäischer Ebene bereits bewährt und wird nun schrittweise auch hierzulande eingeführt.

Der Zeitplan für die E-Rechnung:

· Ab 2025: Alle Unternehmen müssen dazu in der Lage sein, von anderen Unternehmen ausgestellte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

· Bis Ende 2026: Rechnungen dürfen noch bis zu diesem Zeitpunkt noch also sonstige Rechnungen, also auf Papier oder als Bilddokumente, wie PDF, ausgestellt werden.

· Ab 2027: Alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen die E-Rechnung nach der Norm EN 16931 versenden.

· Ab 2028: Die Regelung gilt für alle Unternehmen – auch Betriebe mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro.

Gut zu wissen: Die E-Rechnung ist nur für B2B-Geschäfte vorgeschrieben. Du musst also nur bei Geschäftstätigkeiten mit anderen Betrieben eine elektronische Rechnung erstellen – Rechnungen für Privatleute darfst du weiterhin als Bildformat oder auf Papier versenden.

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Digital und maschinenlesbar: So sieht die E-Rechnung aus

Grundsätzlich enthält die E-Rechnung genau die gleichen Daten wie eine normale Rechnung auch. Dazu gehören:

1. Grundangaben zur Rechnung:

· Rechnungssteller: Name und vollständige Anschrift des Unternehmens

· Rechnungsempfänger: Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers

· Rechnungsnummer: Eindeutige, einmalige Nummer zur Identifikation der Rechnung

· Rechnungsdatum: Datum der Ausstellung der Rechnung

2. Leistungs- und Zahlungsdetails:

· Menge und Art der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen: genaue Beschreibung, ggf. mit Stückzahl, Leistungseinheiten oder Stunden

· Liefer- oder Leistungsdatum: Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung, falls nicht identisch mit dem Rechnungsdatum

3. Betrag und Steuersätze:

· Nettobetrag ohne Umsatzsteuer

· Angewendeter Umsatzsteuersatz

· Betrag der Umsatzsteuer in Euro

· Bruttobetrag

4. Steuerliche Informationen:

· Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Rechnungsstellers

· Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: USt-IdNr. des Leistungsempfängers

· Hinweis auf Steuerbefreiung, falls zutreffend

5. Zahlungsinformationen:

· Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist und ggf. Skontobedingungen

· Bankverbindung: IBAN und BIC des Rechnungsstellers

6. Spezifische Anforderungen bei elektronischen Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD):

· Strukturiertes Datenformat (z. B. XML)

· Referenz auf eine Bestellnummer oder Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern

· Technische Metadaten, z. B. Ersteller der Rechnung, Version des Standards

7. Zusätzliche Informationen:

· Rechnungsreferenzen: Bezug auf Bestellnummer, Lieferschein oder Vertrag

· Rabatte oder Zuschläge: Angaben zu gewährten Preisnachlässen oder Aufschlägen

· Kontaktinformationen: Telefonnummer, E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Im Gegensatz zur lesbaren PDF- oder Papier-Rechnung werden die Daten der elektronischen Rechnung in einen XML-Code eingefügt, damit Maschinen sie verarbeiten können. Das Ganze sieht dann z. B. als XRechnung so aus:

Das richtige Format: XML, XRechnung oder ZUGFeRD?

Für die E-Rechnung haben sich zwei Formate durchgesetzt: die XRechnung und ZUGFeRD. Die strukturierten Formate bieten unterschiedliche Vorteile. Während die XRechnung für öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben ist, bietet ZUGFeRD Unternehmen mehr Flexibilität. Der Name des Formats ist ein Akronym und steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Beide Varianten basieren auf dem XML-Format. Alle Informationen zu den Formaten findest du in der Tabelle im Überblick:

	XRechnung	ZUGFeRD
Definition	Elektronisches Rechnungsformat, das speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde	Hybrides Rechnungsformat, das strukturierte Daten (XML) und ein PDF-Dokument kombiniert
Datenstruktur	Basierend auf dem XML-Format (UBL 2.1), ausschließlich strukturiert	Kombination aus XML und PDF/A-3
Zielgruppe	Öffentliche Auftraggeber und deren Lieferanten	Private Unternehmen
Integration	Direkt in Rechnungs- und ERP-Systeme der öffentlichen Verwaltung integrierbar	Flexibel integrierbar
Vorteile	Das Format ist rechtssicher für die öffentliche Verwaltung und erfüllt die klaren Spezifikationen und Anforderungen	Das Format ermöglicht es, eine PDF-Rechnung zu versenden, die gleichzeitig strukturierte Daten enthält, womit Rechnungen für viele Branchen und Unternehmen lesbar sind
Verbreitung	Vor allem in Deutschland genutzt	International anerkannt und europaweit nutzbar

Technischer Exkurs: XML als Basis für digitale Rechnungen

Das Dateiformat XML zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass es strukturierte Daten enthält, die für die maschinelle Prüfung vorgesehen sind. So können Websites, Datenbanken und Softwares die Daten verarbeiten. Die Abkürzung steht für eXtensible Markup Language. Verschiedenste digitale Systeme können die Informationen schnell erfassen und einordnen. Im Gegensatz zu Papier-Rechnungen oder Rechnungen als PDF sind XML-Dateien auf den ersten Blick schwer lesbar. Sie können aber ganz einfach in entsprechende Formate übersetzt werden.

E-Rechnung: Software für die Umsetzung

Ab sofort müssen also alle Unternehmen die technischen Voraussetzungen schaffen, um elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Für den Empfang reicht ein einfaches Mail-Postfach. Um die E-Rechnungen auszulesen und zu verarbeiten, gibt es verschiedene Software-Lösungen, die kostenlos oder kostenpflichtig nutzbar sind. Für das Auslesen von Rechnungsdatensätzen benötigst du keine E-Rechnungs-Software. Es reicht auch der kostenlose Quba-Viewer oder das Angebot der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal aus. Hier kannst du Rechnungen ganz einfach hochladen und visualisieren lassen.

In puncto Erstellung wird es dann doch komplizierter. Hier brauchst du nicht zwingend eine Software, sondern kannst mit einer XML-Vorlage in Excel passende elektronische Rechnungen erstellen. Schneller und einfacher geht das Ganze allerdings mit einer passenden E-Rechnungs-Software. Hier findest du die passenden Programme im Überblick:

Kostenlose E-Rechnungs-Software:

· PDF24: Der Name ist hier zwar Programm, doch das kostenlose Tool erlaubt es dir auch, einfach und schnell E-Rechnungen zu erstellen. Dazu musst du es lediglich direkt im Browser aufrufen und schon kann es losgehen – eine Anmeldung ist nicht nötig. Entweder importierst du Daten aus einer bestehenden Rechnung oder trägst sie händisch ein. Das Tool eignet sich zur schnellen Erstellung von X- und ZUGFeRD-Rechnungen. Download und Speichern sind ebenfalls kostenlos. Der Tipp für alle, die nur wenige Rechnungen erstellen.

· WISO Mein Büro: Die Software ist ein umfassendes Büro- und Buchhaltungssystem für kleine Unternehmen oder Selbstständige. Das Tool zur Rechnungserstellung kannst du kostenlos nutzen – allerdings nur für XRechnungen. Der Vorteil des Tools: Du kannst alle Vorgänge vom Angebot bis zur erstellten Rechnung und Ablage abbilden. Möchtest du alle Funktionen nutzen oder Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen, fallen Kosten an.

Bezahlpflichtige und Abo-Angebote:

· ADDISON: Die Software ist bei Steuerberatungskanzleien schon lange beliebt und jetzt auch für andere Unternehmen interessant. Für Honorarabrechnungen von Unternehmensmandaten bietet sie eine Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen. Nutzbar ist das Tool auch für das Empfangen, Lesen und Verarbeiten elektronischer Rechnungen. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD sind enthalten. Der Preis richtet sich nach der Größe und den Anforderungen deines Unternehmens.

· AFS-Software: Auch bei diesem Tool handelt es sich nicht um eine reine E-Rechnungs-Software, sondern ein ganzes Warenwirtschaftssystem für den Mittelstand. Elektronische Rechnungen einlesen und verarbeiten kannst du mit AFS-Kasse SQL und AFS-Manager SQ. Das Ganze geht schon ab 10 Euro monatlich.

· DATEV: Mit DATEV Unternehmen online, aber auch den Softwares für Rechnungswesen und SmartTransfer kannst du ebenfalls E-Rechnungen erstellen und verarbeiten. ZUGFeRD und XRechnungen auszulesen und zu erstellen ist inbegriffen, auch die Archivierung ist möglich – revisionssicher und normkonform. Die Kosten belaufen sich auf 10,50 Euro pro Monat plus Umsatzsteuer für zehn Nutzende. Jede weitere Person kostet 2 Euro, zzgl. Umsatzsteuer. Für zusätzliche Module zahlst du 5 Euro zzgl. Mehrwertsteuer. Apple-Computer im Büro? Kein Problem für DATEV.

· Diamant Software: Mit Diamant/4 erfüllst du die E-Rechnungspflicht – sowohl in puncto Erstellung als auch in der Verarbeitung und Archivierung. Die E-Rechnungs-Software bietet dir außerdem die Möglichkeit, deine Rechnungen GoBD-konform zu archivieren. Das Tool wird durch künstliche Intelligenz unterstützt und eignet sich vor allem für Mittelständler mit vielen Rechnungen. Bei bis zu 10.000 Rechnungen pro Jahr zahlst du maximal 3.500 Euro plus Mehrwertsteuer. Natürlich sind auch hier ZUGFeRD und XRechnung enthalten.

· HERO: Die E-Rechnungs-Software für das Handwerk bietet für die Branche optimierte Lösungen und sogar eine App. Ab 49 Euro im Monat gibt es das Starter-Paket. Für Betriebe mit mehr als 50 Mitarbeitenden kannst du ein individuelles Paket buchen. Das Tool bietet dir die Möglichkeit, vom Angebot bis zur Rechnungsstellung alle Vorgänge zu digitalisieren. Mit Hero kannst du Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnungen erstellen.

· Lexware: Mit Lexware Office E bietet Haufe eine weitere Office-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Zusatzfunktion ist in allen Office-Versionen von Lexware dabei und bietet alles in einem: Du kannst ZUGFeRD und XRechnungen empfangen, lesen, verarbeiten, erstellen und archivieren. Je nachdem, welche Funktionen du nutzen möchtest, kannst du zwischen Office S mit einem Preis von 6,90 Euro im Monat bis zu Office XL mit 29,90 pro Monat vier Abstufungen wählen. Lösungen von Lexware funktionieren auch auf dem Mac.

· Sage: Mit Sage Active, Sage 50 Connected oder Sage 100 bekommst du hier drei starke Programme für jeden Bedarf. Dabei sind Active und 50 Connected für Selbstständige, kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. Die Preise beginnen bei 25 Euro für zwei Personen im Active Starterpaket. Pro zusätzlich nutzende Person bezahlst du weitere 5 Euro. Dabei bietet Sage weitere Module an, die du aufbuchen kannst – so kannst du deine Buchhaltungslösung individualisieren.

· sevDesk: Das cloudbasierte Tool zeichnet sich vor allem durch seine einfache Bedienung aus und punktet damit, dass du Rechnungen automatisch versenden kannst. ZUGFeRD und XRechnungen werden unterstützt. Die Kosten starten bei 8,90 Euro im Monat.

Was bedeutet eigentlich GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form”. Deutsche Unternehmen sind dazu verpflichtet, die GoBD-Regelungen in der Archivierung ihrer Unterlagen, wie z. B. E-Rechnungen, einzuhalten. Die Vorgaben sollten alle KMU für die Digitalisierung im Büro kennen.

Selbstständig, Handwerksbetrieb, Freiberufler: Welche E-Rechnungs-Software ist für dich geeignet?

Auch wenn die Pflicht zur E-Rechnung für alle gilt, gibt es doch Unterschiede im Bedarf. Für Selbständige und Freiberuflicher muss eine E-Rechnungs-Software andere Anforderungen erfüllen als für Handwerksunternehmen.

· Freiberuflich oder selbstständig: Im Gegensatz zu Unternehmen benötigen selbstständig tätige Menschen meist keine aufwändige Buchhaltungssoftware. Sie brauchen eher überschaubare Tools. Mit WISO Mein Büro haben sie ein gutes kostenloses Programm an der Hand. Sage kostet zwar, lässt sich aber individuell an den Bedarf anpassen.

· Kleinunternehmer: Wer nicht viele Rechnungen schreibt, kann ohne Probleme ein kostenloses Tool wie PDF24 oder WISO Mein Büro nutzen. Mit ELSTER, der Online-Software des Finanzamtes, können sie auch schnell und einfach E-Rechnungen auslesen.

· Vereine: Wenig Geld, aber viele Rechnungen? Vereine müssen vor allem Rechnungen empfangen, verarbeiten und schnell bezahlen können. Sie sind mit dem kostenlosen Tool WISO Mein Büro gut beraten. Ist etwas mehr Geld vorhanden, sind die Softwares von DATEV eine gute Empfehlung.

· Architekturbüros: Eine Buchhaltungssoftware muss bei Architekturbüros die Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieursleistungen berücksichtigen. Das bietet Lexware, allerdings gibt es mit compa und Kobold auch Tools, die genau auf die Bedürfnisse von Architektinnen und Architekten zugeschnitten sind.

· Handwerk: Das Handwerk hat spezielle Ansprüche an Rechungs-Software. Im besten Fall verbindet sie alles miteinander und ermöglicht auch Funktionen wie Aufmaß nehmen. Mit HERO bekommen Handwerksbetriebe eine App, die ihren Bedürfnissen entspricht.

· Steuerberatungen: Die E-Rechnungs-Software ADDISON bietet Steuerberatungskanzleien schon seit einigen Jahren eine Lösung für Honorarabrechnungen von Unternehmensmandaten und ist eine gute Lösung für ihren Bedarf.

· Rechnungen an Behörden: Wer im Arbeitsalltag viel mit den Behörden zu tun hat, muss eine Software nutzen, die XRechnungen unterstützt. Geeignet sind dafür z. B. Produkte von DATEV, Sage, Lexware und auch sevDesk.

Übrigens: Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind Fahrausweise, Rechnungen bis 250 Euro, steuerbefreite Lieferungen und Leistungen nach UStG § 4 Nr. 8 bis 29.

E-Rechnung erstellen: Kostenlos und ohne Software

Brauchst du dringend ein Tool, um E-Rechnungen zu erstellen? Nein. Du kannst dir auch ganz einfach selbst ein XML-Dokument anlegen, das du als Vorlage für E-Rechnungen nutzt. Dann trägst du pro Rechnung nur noch die entsprechenden Daten ein. Passende Vorlagen und Erklärvideos zum Thema findest du im Internet. Hilfe und weitere Infos findest du in unserer SELLWERK Community.

Du kannst dir die passende Vorlage auch von einer KI generieren lassen. Dabei kannst du Rechnungen ganz einfach in ChatGPT hochladen und die künstliche Intelligenz auffordern, diese in ZUGFeRD oder XRechnung umzuwandeln. Die Idee, dass du so schnell und einfach E-Rechnungen erstellen kannst, ist zwar gut, eignet sich allerdings nur, wenn du wenige Rechnungen schreibst. Wer mehr als 20 Rechnungen im Jahr stellt, ist mit einer Software besser beraten.